Méthode. Dix trucs pour rendre vos réunions plus efficaces

1-Une réunion par semaine

La réunion hebdomadaire, en vigueur dans la plupart des organisations, est parfaitement adaptée aux populations commerciales. « Une réunion commerciale par semaine, c’est un minimum, martèle Fabrice Courdesses, p-dg de l’institut de formation Dale Carnegie France, qui manage lui-même les forces de vente de sa société. L’objectif est de suivre l’évolution de l’activité des vendeurs, de les coacher de très près et d’identifier, dès qu’ils surviennent, les éventuels dysfonctionnements. » Attention à ne pas succomber à la “réunionite aiguë”, travers très courant, selon Bertrand Poulet, consultant en management d’équipe chez Demos : « Une réunion sur trois est injustifiée, donc inefficace ! »

2-Indispensable : la préparation

Pour le porte-parole de Demos, le manque de préparation est l’erreur fatale, et c’est aussi la plus courante. « Faute de temps, on néglige le travail à réaliser en amont, explique-t-il. Résultat : la réunion “patine”. On a cru économiser un quart d’heure de réflexion ; en fait, c’est tout le groupe qui a perdu une heure dans un échange improductif. » Première règle : fixer un ou plusieurs ordre(s) du jour et le(s) faire connaître aux participants deux ou trois jours à l’avance. « Eux aussi devront préparer la rencontre ! », estime Fabrice Courdesses. Ils réfléchiront aux faits qui s’y rapportent, à leur expérience du sujet abordé et aux solutions qu’ils peuvent préconiser. Pour mémoire, ces questions clés seront rappelées en début de séance et elles serviront de fil conducteur à l’ensemble des débats.

3-Associer l’image au son

Toutes les études le démontrent : la plupart des individus ont une mémoire à dominante visuelle ; la mémoire auditive arrivant, généralement, en deuxième position. « Autrement dit, explicite Bertrand Poulet, de Demos, on retient mieux ce que l’on voit que ce que l’on entend. » C’est pourquoi il est vivement conseillé d’associer un support visuel aux éléments clés abordés, ce qui les concrétise dans l’esprit des participants. Les outils tels que les vidéoprojecteurs – et a fortiori les rétroprojecteurs – sont désormais entrés dans les mœurs, mais, faute de mieux, un simple paper-board peut faire l’affaire. À noter que la représentation graphique d’une information – sous forme de camembert, de schéma ou d’histogramme – est souvent plus efficace qu’un texte, même percutant. Usez-en et abusez-en !

4-Durée maximale: une heure et demie

La nature humaine est ainsi faite que l’attention d’un auditoire, aussi assidu soit-il, se délite au bout d’une heure trente. Au-delà, il y a fort à parier que tout le monde perde son temps… Pour Bertrand Poulet, « le problème se pose lorsqu’il faut absolument aboutir à une décision collégiale : dans ce cas, la réunion risque de durer jusqu’à ce qu’une majorité se dessine ». L’expert préconise, alors, l’utilisation de matrices permettant à chaque partie de faire entendre ses arguments et de faire avancer, pas à pas, le débat.

5-Commencer à l’heure

L’heure, c’est l’heure ! Selon Bertrand Poulet, « il est urgent de mettre fin à la culture du retard institutionnalisé ». Pour l’expert, les cinq minutes “tolérées” sont un vrai fléau : « Au bout de quelques minutes, voyant que les autres ne sont pas là, les rares personnes ponctuelles repartent dans leur bureau. Dès lors, il faut trois quarts d’heure pour parvenir à réunir de nouveau tous les participants. »

6-Trier les questions

Si un ordre du jour a été fixé, il faut s’y tenir ! Les questions annexes – sans rapport avec le sujet phare – seront donc mises de côté. « Il ne s’agit surtout pas de s’en désintéresser, souligne Bertrand Poulet. D’ailleurs, pour montrer qu’il y prête une oreille attentive, le manager aura tout intérêt à les noter sur son paper-board. Mais il les renverra à une prochaine réunion. » L’écueil ? « Se laisser porter par les questions et les traiter “au fil de l’eau”. C’est le meilleur moyen pour perdre du temps et passer à côté des points essentiels. »

7-La parole est aux équipes

Trop de managers monopolisent le débat et ont une propension à s’écouter parler. Les réunions doivent, au contraire, être l’occasion d’inviter les commerciaux à s’exprimer. Fabrice Courdesses consacre, généralement, la première partie de ses réunions aux témoignages et, qui plus est, aux réussites : « J’entame les réunions par des questions du type : “Ton panier moyen a grimpé de 16 % cette semaine. Comment as-tu fait ?” L’idée est de valoriser des collaborateurs ayant rencontré des succès, argumente le président de Dale Carnegie. Quelques jours avant, je les préviens qu’ils vont devoir prendre la parole, nous relater leurs expériences fructueuses et nous livrer leurs recettes. »

8-Des faits, plutôt que des chiffres

L’objectif de la réunion commerciale n’est pas de collecter les chiffres, mais de les analyser pour en tirer des enseignements. Pour cela, Fabrice Courdesses a un truc : avant le jour J, il fait parvenir les chiffres clés aux participants. Ces derniers franchissent donc le seuil de la salle de réunion en ayant en tête les principales données chiffrées. « Ainsi, nous évitons les litanies de chiffres, monotones et sans réelle valeur ajoutée, et favorisons les commentaires, les échanges de bonnes pratiques. »

9-Occuper l’espace

En réunion, pour vous imposer, bougez ! Bertrand Poulet conseille aux managers d’occuper l’espace, en évitant d’être en permanence au même niveau que leurs collaborateurs. « Si vos commerciaux sont assis, vous-même devrez, de temps à autre, vous lever pour aller au paper-board, par exemple, suggère-t-il. Et si les tables sont installées en U ou en salle de classe, vous irez parfois au centre afin d’“entrer” dans le groupe. » C’est ce que l’expert appelle « exercer son autorité de pilotage ».

10-Rédiger un compte-rendu

Pas de réunion réussie sans compte rendu immédiat. « L’idéal serait de le faire en temps réel, en fin de séance », estime Bertrand Poulet. A défaut, le document doit être transmis dans les heures, voire les minutes, qui suivent la réunion. Sa lecture ne doit surtout pas être un pensum : il doit donc être clair, aéré et, surtout, très concis. Ici encore, les tableaux et autres infographies seront les bienvenus. Enfin, doivent y figurer les points clés de la réunion, les décisions prises, les questions restées en suspens, le délai des actions, sans oublier la date de la prochaine réunion.

En savoir plus

Sous la plume de Bertrand Poulet, ex-manager commercial du secteur de l’assurance devenu consultant chez Demos, vous découvrirez la technique et les outils liés à la conduite de réunion. Un ouvrage qui vous permettra de gagner en productivité et de profiter pleinement des possibilités qu’offre la réunion, lorsqu’elle est menée avec brio : information, confrontation de points de vue, échange de bons procédés, prises de décision, etc.La Conduite de réunion, Bertrand Poulet, Éditions Demos, février 2002, 28,81 euros.