Télécoms : Visioconférence : les promesses d’internet

Pour une entreprise dont les salariés sont très dispersés géographiquement sur des sites en France ou même à l’étranger, le budget déplacement pour les réunions est bien souvent disproportionné. Une solution pour le limiter est de recourir à la visioconférence : le système permet de réunir virtuellement des participants en donnant la possibilité à chacun de se voir et même de transmettre des documents vidéo, sonores et graphiques. S’il y a encore quelques années, la visioconférence était un luxe réservé aux directions pour des événements ponctuels, la situation a aujourd’hui bien changé. Les tarifs, autrefois prohibitifs, ont en effet largement diminué, notamment sous l’influence d’internet, et le marché français de la visioconférence est estimé à un milliard de francs par le cabinet Frost & Sullivan pour l’an 2000. Classique par ligne RNIS La solution de visioconférence classique, la plus ancienne, est basée sur les technologies téléphoniques. L’entreprise doit faire installer une ou plusieurs lignes spéciales RNIS dont le débit est assez important pour transporter à la fois du son et des images d’une qualité correcte. Un prestataire vous fournira alors des petites caméras à placer au-dessus d’un poste de télévision et une solution multi-points reliant les différents sites entre eux. Se greffent ensuite de nombreuses options possibles : selon vos besoins, vous pouvez par exemple demander à intégrer des projecteurs grand écran, des magnétoscopes, des rétroprojecteurs, etc. Ces systèmes peuvent revenir assez cher (100 000 francs) s’ils sont achetés. C’est pourquoi, des sociétés spécialisées, comme Genesys, proposent de “louer” ponctuellement ces services : 900 francs de forfait de base et environ 10 francs par minute et par site connecté. À quoi il faut encore ajouter le prix des lignes RNIS installées à demeure dans l’entreprise : plus il y en a, plus la qualité de transmission des images est bonne. Pour avoir un ordre d’idée, une qualité proche de celle de la télévision exige de disposer d’environ six lignes RNIS. Cet investissement est intéressant à faire, car même si vous n’utilisez qu’occasionnellement la visioconférence, les lignes RNIS remplaceront vos lignes de téléphone classiques et en amélioreront même les performances. Nouveau : la visioconférence sur internet Autre solution pour organiser des visioconférences : avoir recours aux possibilités offertes par internet. Cela peut présenter des avantages en terme de simplicité et de coût. Il faut ici distinguer deux types d’outils : ceux n’autorisant que du “point à point” et ceux permettant de faire des conférences “multi-sites”. Les premières solutions sont évidemment plus simples à mettre en œuvre. Il suffit pour cela d’avoir un ordinateur, une connexion internet de type câble, ADSL ou Fast et Gigabit ethernet, ainsi qu’un kit de visioconférence comprenant une webcam et un micro-casque. Lorsque vous voulez entrer en contact avec une personne, il faut alors composer l’adresse IP de son ordinateur pour être connecté. Vous aurez aussi besoin d’un logiciel de gestion de la visioconférence, par exemple Intel ProShare ou Netmeeting de Microsoft, le principal avantage de ce dernier étant d’être gratuit. Mais la plupart des entreprises ont besoin d’applications multi-points, plus onéreuses et pour lesquelles il faut, là encore, faire appel à des professionnels spécialisés. Vous trouverez des solutions complètes (Vtel, Sony, PictureTel, etc.) permettant la visioconférence avec des options comme la capture de transparents, la transmission de données graphiques en haute résolution, la gestion de la conférence à distance, etc. Pour un système complet et correct pour des utilisations professionnelles, il faut compter au minimum 50 000 francs et jusqu’à près de 100 000 francs pour des applications plus perfectionnées. À noter que ces solutions ne sont pas difficiles à manier, leurs interfaces graphiques ayant été étudiées pour faciliter l’utilisation : la personne qui gère l’outil peut donc parfaitement participer à la réunion sans aucun problème. De la rigueur ! Une fois ces aspects techniques résolus, la visioconférence ne sera pas forcément une réussite pour autant : son organisation réclame en effet une grande rigueur. De plus, la réunion sera très différente selon qu’il s’agit d’une conférence interne entre les commerciaux de l’entreprise ou d’une présentation de produits à des clients. Dans le premier cas, la convivialité sera de mise, mais imposera de gérer la prise de parole avec beaucoup de maîtrise. Il est en effet impossible, compte tenu des contraintes techniques, d’intervenir tous en même temps, faute de quoi, la réunion tournera très vite à la cacophonie. Le modérateur devra donc imposer une certaine discipline. Dans le cas d’une réunion avec des clients, il pourra être judicieux d’organiser auparavant une petite formation des intervenants (généralement, les prestataires proposent ce type de services). La prise de parole devant une caméra et la communication audiovisuelle sont en effet très différentes d’un rendez-vous physique, certaines personnes étant parfois extrêmement mal à l’aise, ce qui peut nuire à l’efficacité de la visioconférence. En appliquant ces quelques règles de base et ses conseils, vous vous rendrez sans doute très vite compte des gains de productivité que les “visioréunions” peuvent vous faire gagner.

Pour en savoir plus Très peu de documents sont disponibles sur la visioconférence. Pour avoir des idées plus précises, il vous faudra faire le tour des offres des prestataires qui ont tous des sites web. En voici quelques-uns : www.genesys.com, www.vcon.fr, www.picturetel.fr, www.vtel.fr, www.sony.fr.

“Depuis trois mois, le site portail du CRM, planeteclient.com, vend des prestations de visioconférence clés en main. “ Antoine Lemarchand, directeur marketing de Planeteclient “Les entreprises qui veulent par exemple présenter un nouveau produit peuvent le faire sur le site. En direct, pendant une heure, les intervenants parlent aux internautes et les internautes, par le “chat“, posent des questions. C’est complètement interactif.“ À ce jour, seules trois entreprises s’y sont essayées, parmi lesquelles les éditeurs de logiciels Microsoft et Pivotal qui présentaient un nouveau service destiné aux sociétés. “Il y a eu des témoignages de clients, des experts, etc. qui sont intervenus autour du thème et en face, de l’autre côté de l’ordinateur, une audience qualifiée, de futurs clients potentiels pour Microsoft et Pivotal.“ Les avantages d’une visioconférence sur internet ? “C’est le même principe qu’un petit-déjeuner de présentation, sauf que là, le rapport coût/contacts est de meilleure qualité. En effet, aux alentours de 65 KF vous avez une audience en direct de plus de 200 internautes et donc clients potentiels. De plus, la visioconférence reste pendant un mois ou deux en archive sur le site et toute personne intéressée peut donc la regarder en différé.“