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[Tribune] Être multitâche : jusqu'à 40% de productivité en moins !

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Pourquoi se cantonner au monotâche ?

Passer d'un tâche à une autre nous paraît prendre très peu de temps à l'instant T, mais ces minuscules pertes de temps s'accumulent rapidement. D'après l'Association Américaine de Psychologie, ces pertes de temps, même très faibles (parfois de l'ordre de quelques dixièmes de secondes par permutation) peuvent s'accumuler pour totaliser de longues minutes lorsque des personnes changent de tâche de façon répétée. De plus, ces recherches montrent que recourir au mode multitâches peut être la cause d'erreurs, et les blocages psychiques causés par les passages d'une tâche à une autre peuvent entraîner une réduction allant jusqu'à 40% du temps de travail effectif d'une personne dans une journée, soit 16 heures par semaine !

Les 4 personnalités les plus courantes

Quatre types de personnalités offrent un terrain particulièrement propice au multi tâche :

1 -Ceux qui sont toujours à la recherche d'un gain potentiel. Pour eux, effectuer plusieurs tâches en même temps signifie produire plus et gagner plus.

2 -Ceux qui sont avides de sensations. Ces personnes ont besoin d'être constamment stimulées, et apprécient la nouveauté et l'excitation que représentent le passage fréquent à de nouvelles tâches.

3 -Ceux qui sont persuadés de faire partie des 2%. Ceux qui pensent être doués pour le multitâche sont plus enclins à adopter régulièrement ce comportement. Hélas, comme on l'a vu plus haut, la perception que nous avons de nos capacités réelles est souvent inexacte.

4 -Ceux qui sont distraits par nature. Les personnes distraites ou qui ont du mal à rester insensibles à des stimuli provenant de l'extérieur auront plus de difficultés à combattre leurs comportements multitâche.

Si vous rentrez dans ces quatre catégories, vous pouvez toujours améliorer la façon dont vous gérez vos comportements, et même récupérer 20% du temps gaspillé.

Gérer vos comportements multitâche : par où commencer ?

La première chose à avoir à l'esprit est que vous ne pourrez pas éradiquer totalement vos comportements multitâche, du moins pas tout de suite. Mais voici quelques pistes à mettre en oeuvre :

=> Déterminez parmi vos tâches régulières les plus complexes et créez pour elles un créneau horaire, un espace libre de toute distraction. Selon l'Association Américaine de Psychologie, plus les tâches sont complexes et peu familières, plus l'on perd du temps à les quitter pour aller vers une autre et inversement. Vous économiserez donc beaucoup de temps (et d'énergie) en concentrant votre esprit exclusivement sur les tâches les plus complexes jusqu'à les avoir achevées.

=> Quels-sont les créneaux horaires ou les endroits où vous êtes le plus enclin au multitâche ? Lorsque vous êtes dans ces situations, concentrez-vous sur des tâches répétitives ou familières. Ceci permettra de réduire les pertes de temps lors des permutations, tout en respectant votre attirance naturelle pour le multitâche.

=> Créer un espace-temps dans lequel le multitâche est autorisé est particulièrement important si vous rentrez dans les 4 types de personnalités cités plus haut.

=> Identifiez les causes profondes qui déclenchent chez vous un comportement multitâche. Souhaitez-vous secrètement être vu par vos collègues comme un bourreau de travail qui en fait toujours plus que les autres ? Chaque alarme sonore émise par votre ordinateur attire-t-elle immédiatement votre attention ? Ne jamais rater le moindre scoop sur Twitter est-il essentiel pour vous ? Quel que soit votre point sensible, l'identifier vous aidera à la mettre en sourdine durant l'exécution de vos tâches les plus complexes. Comprendre le pourquoi et le comment de votre attirance pour le multitâche vous aidera, étape par étape, à minimiser son impact sur votre productivité.

Dans ces conditions, combien de temps et de productivité allez-vous regagner ? La réponse dépend uniquement de vous.

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Andrew Filev, CEO de Wrike, plateforme en ligne de gestion de projets et de travail collaboratif

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