5 étapes pour se prémunir contre les impayés

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1. Se renseigner en amont

Première étape préalable à toute conclusion de contrat: vous renseigner sur vos nouveaux clients, et plus largement sur tous ceux pour lequel vous avez un doute (clients très occasionnels, précédent incident de paiement, etc.). S'il s'agit d'une entreprise, vous pouvez consulter des sites tels www.societe.com ou www.infogreffe.com. Ils vous fourniront, gratuitement ou presque, une liste d'indications financières sur l'entreprise recherchée, directement issue des publications officielles des tribunaux du commerce. Ces informations comprennent notamment l'état civil du dirigeant, les rapports d'activité, le chiffre d'affaires, le résultat net, le risque de défaillance, le score AFDCC, l'indication - le cas échéant - de l'ouverture d'une procédure collective et l'éventuelle inscription d'une créance privilégiée du Trésor. Pour approfondir vos recherches, vous pouvez consulter les cotations, commercialisées par des acteurs tels qu'Altares, Coface ou Pouey International. Se fondant sur des éléments financiers connus à un moment précis, ils attribuent aux entreprises une note de solvabilité, ou «scoring», qui vous permet d'évaluer le risque qu'elles représentent. Le prix de cette prestation dépend du nombre d'éléments que vous ferez surveiller. Ces derniers sont nécessaires mais ne représentent qu'une photo de l'entreprise à un instant T. Il est donc important de redemander le scoring d'une entreprise à chaque fois que cela s'avère utile.

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2. Sensibiliser ses forces de vente

Veillez à bien cadrer vos relations commerciales. Par exemple, faites systématiquement demander des acomptes à vos commerciaux. Un premier versement peut avoir lieu au moment de la prise de commande, suivi d'un deuxième en cours de prestation, le solde étant versé à la livraison. Si négociations il y a au moment de la signature du contrat ou du devis, celles-ci se doivent être respectées. Pour enrichir votre connaissance client, fournissez-leur une liste de points dits sensibles à surveiller: si le client refuse de verser un acompte, quelle en est la raison? Publie-t-il régulièrement ses comptes au greffe du tribunal de commerce A-t-il récemment connu un change ment d'actionnaires? Etc. A eux de faire remonter les informations obtenues, soit au dirigeant, soit à la comptabilité, via un formulaire ou à l'aide de l'outil de CRM (gestion de la relation client) si l'entreprise en est équipée.

@ SYLVIE THENARD

3. Eriger des garde-fous avec un contrat ad hoc

Rédiger correctement les documents contractuels avant la vente ou la prestation de services est essentiel pour se faire payer, éviter les contentieux éventuels ou obtenir gain de cause en cas de procès. Par exemple, faire signer un bon de commande ou un devis constituera un élément de preuve qu'une commande a bien été passée, si vous êtes amené à engager une procédure de recouvrement. Le bon de livraison, quant à lui, démontre que vous avez bien respecté vos engagements tant en termes de date de livraison que des quantités mises à disposition. Enfin, n'oubliez pas de rédiger correctement la facture et de l'adresser au client au plus tard à la livraison ou à la fin de la mission. Elle doit mentionner la date d'échéance de paiement et préciser le taux des pénalités de retard, qui est fixé à au moins trois fois le taux d'intérêt légal, soit 3 x 0,38 % pour 2011 (contre 0,65 % pour 2010).

Vous pouvez également prévoir, dans vos conditions générales de vente, qu'en cas d'impayé les frais de recouvrement seront à la charge du débiteur: on parle alors de clause pénale. Le cadre contractuel doit être suffisamment protecteur pour l'entreprise. Il faut établir certaines clauses, sur lesquelles le dirigeant peut s'appuyer en cas de litige. Tout contrat commercial peutO" aussi inclure une clause de résiliation, permettant de mettre un terme à la collaboration de manière anticipée. Cette dernière génère alors une indemnité de résiliation.

L'expert

Thierry Tissot, consultant juridique au sein du cabinet Care, spécialisé en droit des affaires.

4. Relancer par téléphone et par courrier

Le temps joue contre vous. Aussi, dès les premiers jours de retard de paiement, réagissez! Organisez des relances. Commencez par un appel téléphonique, en rappelant courtoisement le dépassement de l'échéance et le montant dû et tâchez d'obtenir une promesse de paiement imminent. L'appel permet, en outre, de connaître la nature de la difficulté. Si aucune satisfaction ne vous est donnée, prévoyez un courrier officiel. Mais veillez à ce qu'il soit personnalisé. En effet, pour que la relance soit efficace, bannissez les contenus identiques appliqués à tous les clients. Précisez également la suite que vous donnerez si votre client ne paye pas... La menace peut être efficace! Si vous n'obtenez pas gain de cause avec cette procédure interne, ne tardez pas à transmettre le dossier à un prestataire. Un juriste, par exemple, vous aidera dans la rédaction de documents, comme la mise en demeure. Un cabinet de recouvrement pourra même mener une action en justice en votre nom, à raison d'une commission de 5 à 20 % des créances récupérées.

@ FOTOLIA/ILLUSTREZ-VOUS

5. En cas de contentieux...

Si ces tentatives échouent, adressez au mauvais payeur une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception ou bien par acte d'huissier avec remise en main propre. Toujours aucun paiement? Saisissez le juge du tribunal de commerce pour obtenir une mesure provisoire. S'il est muni d'un titre exécutoire (jugement, acte notarié revêtu de la formule exécutoire, titre délivré par huissier en cas de non-paiement de chèque, etc.), il peut mettre en place une mesure d'exécution forcée. Si vous n'obtenez toujours pas de réponse, reste les poursuites judiciaires. Première étape: l'injonction de payer, formulée auprès du tribunal de commerce où est domicilié le défendeur. Le tribunal délibérera d'après les pièces justificatives que vous lui aurez fournies. Seconde phase: l'assignation. Vous saisissez directement le tribunal qui jugera en référé (en urgence) ou sur le fond, en vous convoquant, ainsi que l'autre partie. Mais attention: la procédure suppose des honoraires d'avocat. A n'utiliser donc que si la créance à récupérer est d'un montant supérieur aux frais que la procédure va engendrer. Toutefois, vérifiez vos contrats d'assurance: certains incluent une aide juridique qui peut prendre en charge les frais engagés.