Appel d'offres public: 5 étapes pour l'emporter
Les règles du jeu pour décrocher un marché public sont strictes. Pour vous attaquer aux collectivités et aux services de l'Etat, il est indispensable de vous y conformer. A la clé, une source de business importante pour développer votre chiffre d'affaires et un bon moyen d'asseoir votre légitimité.
Je m'abonne1. Se faire connaître des acheteurs publics
Sur le papier, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, ont leur chance. Mais il faut se montrer malin... Certaines cibles vous intéressent particulièrement (villes, départements, régions et organismes)? N'attendez pas la publicité de l'appel d'offres. Thierry Craye, directeur du cabinet de conseil et de formation OptiVente et auteur d'Appels d'offres: la stratégie gagnante pour les gérer et les remporter, recommande de prendre les devants pour distancer ses concurrents. « Sollicitez les services achats concernés, lance-t-il. Faites valoir votre aide potentielle (économie pour le client, gain en qualité, réduction des délais, etc.) et évitez de justifier cet entretien par une présentation de vos produits ou services. » En effet, dans le premier cas, vous «apportez» une solution ; dans le second, vous êtes «demandeur». Objectif: instaurer un climat de confiance propice à une relation commerciale bénéfique. Ce travail d'approche vous permet d'être identifié comme fournisseur potentiel pour les consultations futures et d'avoir un retour immédiat sur votre offre (pour éventuellement l'adapter en conséquence). Autre intérêt de la manoeuvre: « Influencer en amont la définition d'un cahier des charges à votre avantage, en valorisant vos atouts. » Ne vous découragez pas si vous n'obtenez pas de rendez-vous ou si vos ressources ne vous permettent pas de vous engager dans une démarche de prospection active. « Il arrive que les acheteurs aient déjà entendu parler de vos prestations par les membres de leur réseau ou que votre réputation vous précède », pointe Aurélien Tourret, directeur associé de Caneva, société spécialisée en conseil et expertise sur les marchés publics. La notoriété fait gagner des points mais n'est pas décisive: la qualité de l'offre pèse dans la balance.
2. Identifier les appels d'offres publics
Les structures publiques ont l'obligation de faire la publicité de leurs appels d'offres au Bulletin officiel des annonces des marchés publics (BOAMP), mais seulement au-dessus du seuil de 90 000 euros. La plupart d'entre elles ont tout de même tendance à publier tous leurs marchés, quels qu'en soient les montants. Les premières sources à consulter pour trouver une offre qui vous correspond sont donc les sites officiels gratuits: Boamp.fr, Oseo.fr (rubrique «Commande publique»), www.marches-publics.gouv.fr, le Journal officiel de l'Union européenne (http://publications.europa.eu) et, naturellement, les portails des collectivités ciblées.
Des prestataires privés répertorient aussi les annonces et proposent des services de veille. C'est le cas de sites web comme Doubletrade.com, d'Achatpublic.com ou encore de Vecteurplus.com, qui vous font parvenir quotidiennement par e-mail des offres sélectionnées en fonction de critères préétablis, comme le type de produits ou de services, le secteur géographique, le montant du marché, etc. Le système fonctionne par mots-clés, à l'instar d'un moteur de recherche. L'abonnement à ces alertes coûte entre 400 et 1 000 euros par an environ.
A noter que si vous avez établi un bon relationnel avec les acheteurs, ceux-ci vous informeront directement de la publication d'une consultation pour laquelle vous leur semblez pertinent.
3. Sélectionner les appels d'offres
Thierry Craye (OptiVente) est formel: « L'approche intuitive est à bannir! » Inutile de courir un lièvre uniquement parce qu'il est gros ou parce qu'il se distinguerait dans votre tableau de chasse. Mieux vaut se concentrer, selon lui, sur les appels d'offres que vous avez réellement une chance de remporter, là où votre avantage concurrentiel est évident. Il s'agit de privilégier la qualité à la quantité. Pour Aurélien Tourret (Caneva), le tri est à effectuer en fonction de critères concrets: l'adéquation entre votre offre, les attentes du donneur d'ordres et le calendrier de réalisation, notamment. Lister vos forces et faiblesses par rapport à l'offre présentée (spécialisation, moyens humains, localisation) vous permet d'évaluer votre capacité de succès et de restreindre votre champ d'action aux marchés sur lesquels vous avez une carte à jouer. « Mieux vaut ne pas répondre à un appel d'offres plutôt que de proposer un dossier faible qui vous "grillera" auprès d'un acheteur » , affirme l'expert. Savoir quel concurrent est sur le coup s'avère fort utile au moment de prendre la décision de prendre la décision de participer ou non. Alors, ne négligez pas d'interroger votre réseau sur la question.
Thierry Craye, directeur d'OptiVente
Thierry Craye, directeur d'OptiVente
« Mieux vaut se concentrer sur les appels d'offres que vous avez une chance de remporter. »
4. Remplir le dossier de candidature
La réalisation du dossier constitue une tâche ingrate et surtout chronophage. Chaque candidature se compose de deux parties: le volet administratif et le volet technique. Le premier contient, entre autres, des documents fiscaux et sociaux (Kbis, Urssaf), ainsi qu'une présentation de l'entreprise et des références clients. « Une pièce manquante et vous êtes éliminé, prévient Thierry Craye (OptiVente). La rigueur est de mise! » Aurélien Tourret (Caneva) recommande de collecter en début d'année toutes les données généralement requises pour être fin prêt dès que l'occasion se présentera, les délais de réponse étant plutôt courts (deux à quatre semaines). Le second volet est similaire à une proposition commerciale destinée à prouver au décideur la pertinence du fournisseur pour le marché proposé. Ce mémoire est à l'appel d'offres ce qu'une lettre de motivation est à une offre d'emploi. Il doit donc être parfaitement adapté. Si les critères de choix importants aux yeux de l'acheteur sont le prix et les délais, c'est sur ces points que vous devrez insister. Gardez-vous de mettre en avant des atouts qui ne feront pas la différence. « Rappelez en préambule les besoins du prospect afin de prouver que vous avez compris le contexte et démontrez vos atouts point par point », suggère Thierry Craye (OptiVente).
Le sérieux de la démarche n'empêche pas de soigner la forme. Un peu de couleur et des visuels sont les bienvenus. Un document PowerPoint projeté au mur et un simple texte Word ne se lisent pas de la même manière. « Aussi, veillez, si ce n'est pas précisé, à interroger le destinataire sur son format de prédilection, car il aura un impact sur votre rédaction », indique Aurélien Tourret (Caneva).
5. Gérer l'après consultation
Une fois le dossier envoyé, se ronger les sangs des jours durant ne fera pas avancer l'affaire. Thierry Craye (OptiVente) conseille plutôt de se monter proactif: passez un petit coup de fil auprès de l'acheteur pour vérifier que la candidature a bien été reçue et demandez-lui ses premières impressions, pour commencer. C'est le moment, également, de proposer de répondre à des questions supplémentaires par téléphone ou lors d'une courte présentation orale. « Généralement, l'appelant essuie un refus, mais son interlocuteur ne peut que remarquer sa motivation », souligne Aurélien Tourret (Caneva).
Les collectivités sont tenues par la loi de motiver leur choix final. Toutefois, un laconique «votre offre ne répond pas au mieux aux exigences» ne vous sera pas d'une grande aide. Vous pourrez tout à fait, dans une optique d'amélioration de vos performances, insister pour obtenir des détails en envoyant une lettre recommandée avec accusé de réception.
