Apprenez à travailler avec la visio-conférence

La visioconférence réunit de façon virtuelle et simultanée un certain nombre de collaborateurs, en supprimant toute contrainte de distance», résume Jean-François Thau, p-dg de Hypcom Technologies, grossiste en matière d'outils de collaboration à distance. Grâce à des lignes téléphoniques dédiées (lignes RNIS, Réseau Numérique à Intégration de Services) ou à de simples connexions à Internet, plusieurs personnes peuvent maintenant échanger de la voix, de la vidéo ou des données (fichiers Excel, Word, présentations PowerPoint, etc.). Autrefois réservés aux directions de multinationales, ces outils se démocratisent de plus en plus, notamment grâce au boom du haut débit et à l'émergence de la Webconférence. De fait, deux technologies coexistent aujourd'hui car, si dans les faits la visioconférence et la Webconférence permettent de communiquer à distance, en pratique les deux procédés sont différents. Le premier nécessite des outils dédiés tels que des caméras, des micros, un écran TV… le tout dans une salle équipée d'infrastructures réseaux spécifiques comme le standard RNIS. Le second requiert, quant à lui, un PC, une Webcam et une connexion Internet. «Aujourd'hui, une entreprise n'est plus obligée d'acheter des lignes spéciales pour avoir accès à la visioconférence», souligne Joël Hamon, directeur France de Polycom, qui édite notamment des logiciels de Webconférence. «Depuis la mi-2005, précise Jean-François Thau, il se vend plus de solutions connectées sur IP que sur RNIS.» Plus chères, les lignes RNIS ne devraient pourtant pas disparaître, car elles seules permettent d'avoir un haut niveau de sécurité et de confidentialité. «Les fonctions commerciales qui comptent des équipes dispersées sur un vaste territoire ont vite compris l'intérêt des réunions à distance?», affirme Michel Lecina, directeur général Europe de Genesys Conferencing, un fournisseur de services de téléconférences multimédia.

De nombreuses applications

Première utilisation de la visioconférence: le management des commerciaux. «De plus en plus de directions commerciales mettent en place des réunions hebdomadaires par téléconférence?», observe Michel Lecina. Elle limite, en effet, les déplacements ce qui, bien évidemment, réduit les coûts et réalise des gains de temps substantiels. Enfin, comme les vendeurs peuvent désormais se connecter n'importe où (bureau, domicile, aéroport, etc.), ils ne sont plus dépendants d'éléments extérieurs (grèves, embouteillages…) et sont ainsi toujours disponibles pour participer à une réunion. Autre avantage de ces rendez-vous à distance: les mêmes informations sont délivrées à tous, en une fois. Ce qui permet de gagner en efficacité au quotidien. D'une façon générale, la visioconférence offre une grande réactivité. Les réunions sont, en effet, rapides à mettre en place. «Il est ainsi plus facile d'éviter des erreurs ou de corriger des stratégies en cours d'opérations?», signale Jean-François Thau.

Vendre à distance

Cet outil est également utilisé pour des formations, notamment sur les nouveaux produits chez les clients. «Le nombre de lancements s'accélère. Grâce à la visioconférence, il est possible d'augmenter la fréquence des messages délivrés aux forces de vente, analyse Jean-François Thau. Ce qui nous permet d'être compétitifs.» Il est aussi possible de faire des démonstrations de produits. «Certaines sociétés l'utilisent pour faire des études de packaging», rapporte le p-dg de Hypcom Technologies. Les réunions de travail à distance peuvent également s'inscrire dans une démarche de motivation des forces de vente. «La visioconférence est très bien perçue par les commerciaux terrain. Elle donne l'impression à ceux qui sont éloignés du siège social de se sentir plus proches, car les échanges sont plus fréquents», note Michel Lecina (Genesys Conferencing). «À la différence de l'e-mail, elle apporte un sentiment d'appartenance aux forces de vente, car elle transporte le management sur le lieu de travail du vendeur», confirme Jean-François Thau. Cette impression est d'ailleurs renforcée puisque les vendeurs peuvent aussi échanger avec leurs homologues basés dans d'autres secteurs géographiques. «L'image apporte une proximité, commente Michel Lecina. Elle demande également plus de concentration qu'une conversation audio, ce qui assure au manager que les messages seront mieux retenus.» Enfin, certaines sociétés commencent même à utiliser ces outils de collaboration à distance dans le cadre de leurs relations commerciales. «Les commerciaux ont de plus en plus recours au partage de données avec leurs clients réguliers», relate Michel Lecina. Cela limite, en effet, les déplacements et augmente le nombre de contacts avec les clients. Il est donc possible de vendre à distance. Cependant, ces outils ne peuvent être utilisés que dans une relation déjà installée, pour du suivi commercial. «Le marché n'est pas, en effet, assez développé pour qu'on puisse faire de la prospection en visioconférence», ajoute Joël Hamon.

Le témoignage de Charles Vernimmen, responsable marketing et produits de Netsize, fournisseur de solutions multimédias mobiles

«La Webconférence améliore la communication avec mes équipes» Depuis deux ans, la société française Netsize utilise l'audioconférence et la Webconférence pour communiquer avec ses dix-huit filiales à l'étranger. «Tous les vendredis matin, nous faisons des formations produits à destination de nos opérationnels. Nous faisons également des formations sur les procédures et les outils.» Ces réunions à distance n'ont pas remplacé les rencontres physiques. «Nous organisons régulièrement des séminaires au siège à Paris.» Mais elles permettent d'accélérer et d'améliorer la communication avec les équipes. «Nous avons constaté un progrès du niveau d'information des équipes en local. Elles ont une meilleure connaissance de notre offre.» Autre avantage: «Toutes les filiales partagent la même information.» Enfin, comme l'entreprise s'étend en Australie et au Mexique, «nous enregistrons les sessions de formations pour que les personnes qui ont un décalage horaire trop important puissent tout de même en profiter.»