Evenement : Agences : faites le bon choix !

Haro sur l’état d’urgence ! D’accord pour regarder Urgences sur vos écrans de télé. En revanche, pas d’accord pour appliquer le concept d’urgence afin de débusquer la perle rare parmi les acteurs du marché de l’événement. En matière de choix de partenaires, la précipitation n’est jamais bonne conseillère. Du professionnalisme des agences conseil en événement, de la complicité que vous serez susceptible de développer avec elles, de leur compréhension de votre problématique, etc., dépend la réussite de votre convention. Alors autant s’y prendre à temps pour ne pas se tromper ! Rencontrer les acteurs du marché Si vous avez décidé de travailler de concert avec une agence conseil en événement, c’est que vous êtes conscient de sa valeur ajoutée. Or, comment être sûr de la valeur ajoutée d’un partenaire sans le connaître ? Profitez donc d’abord d’une accalmie professionnelle pour rencontrer les agences. Lesquelles ? Celles dont vos pairs vous ont loué les qualités et l’expérience, celles bénéficiant d’une grande notoriété, celles dont les réalisations publiées dans la presse ont suscité votre intérêt, celles que vous avez repérées dans les guides professionnels, celles que vous avez envie de connaître, etc. Briefer en comité confidentiel Pour l’appel d’offres, présélectionnez ensuite trois ou quatre agences que vous estimez aptes à répondre à votre demande. Vous pouvez vous faire épauler par des cabinets spécialisés, comme Gibory Consultants ou Vidéothèque Conseil, dans ce choix cornélien. N’écartez pas d’emblée les “grosses” agences en pensant qu’elles vous présenteront une facture à la hauteur de leur taille ou notoriété. « Demandez à Leclerc ou bien encore à Promodes ou Carrefour si les prix qu’ils pratiquent sont plus élevés qu’ailleurs », rétorque Cyril Giorgini (Auditoire BDDP Corporate). Le temps fait tout à l’affaire Accordez un délai raisonnable – entre quinze jours et trois semaines – aux agences pour la remise des “recos”. Vous le savez, la conception d’un projet prend du temps. Prévoyez également pendant cette période un entretien téléphonique avec chaque agence afin de vérifier leur bonne compréhension du brief et de valider les premières orientations proposées. À vous de trancher ! Le jour de la présentation des “recos”, veillez à ce que tous les décideurs soient réunis. La moindre des politesses consiste à expliquer à chaque agence la suite de la procédure et le délai de réponse. Tenez compte, dans votre décision, du facteur humain (premières impressions, envie de travailler avec une personne, etc.) et de critères classiques tels que la créativité, le prix, etc. N’éliminez pas d’office l’agence dont le projet final ne vous plaît pas complètement. Celui-ci peut-être amélioré si la logique et l’approche globale de la problématique sont en parfaite adéquation avec vos objectifs initiaux. Enfin, expliquez aux agences non retenues les faiblesses et les atouts de leur projet. Vous serez peut-être amené à travailler avec elles un jour...

Prendre la parole en public Travaillez votre discours : n’écrivez pas comme vous parlez, ne soyez pas trop long, fuyez le laïus sérieux de A à Z, les redondances avec les autres intervenants. À l’instar d’une réplique de théâtre, une intervention se prépare. Assistez avec assiduité aux séances de training proposées par votre agence. Si vous avez le trac, apprenez à gérer votre stress en relativisant les enjeux. N’oubliez pas que vous serez vu avant d’être entendu. Sur scène, ne restez pas figé, appropriez-vous l’espace, bougez, vous n’en paraîtrez que plus dynamique. Adoptez une gestuelle en cohérence avec votre disco