Grimaud choisit la route du décisionnel

Chaque jour, 1 500 tonnes de marchandises transitent, en France et à l’international, dans les camions du transporteur Grimaud. La base de données de cette société, basée à Bressuire, aux alentours d’Angers, est ainsi alimentée de 18 000 expéditions journalières. Cette masse d’informations quotidiennes constitue une mine de données commerciales pour peu qu’elles soient sondées avec pertinence. C’est pourquoi le groupe Grimaud (environ 700 MF de CA 98) s’équipe d’un outil décisionnel, afin de transformer les données brutes en informations intelligentes. Tout a commencé en 1995 avec la construction d’une BDD, dénommée GrimDows, alimentée par les équipes de l’administration des ventes qui saisissent les données de facturation. Mais il manquait un outil de requête et de croisement des données. “Avant, nous demandions des états à l’informatique centrale, explique Gérard Negroni, le directeur commercial de la société, mais il pouvait s’écouler plusieurs semaines pour obtenir le résultat, le temps de décortiquer le cas demandé, ce qui rendait difficile la possibilité de réagir rapidement.” Depuis janvier 1998, le directeur commercial a accès sur son poste à un vrai outil décisionnel, développé par SAS Institute, renommé GrimSAS en interne. “C’est un grand ballon d’oxygène pour moi, reconnaît-il. Au plus tard le troisième ou quatrième jour du mois, je peux prendre en compte les dysfonctionnements éventuels, comme constater des baisses de chiffre d’affaires chez certains clients, remarquer des déviations de prix à l’expédition, ou encore des anomalies de budget pour certains commerciaux. On peut décortiquer les différentes rentabilités, et regarder son budget par région, par chef de vente, ou même par commercial.” Aujourd’hui, GrimSAS gère les données commerciales. Demain, celles de la production, de la qualité et de l’administration seront également étudiées. Et l’ensemble des 80 personnes de la force de vente aura accès à l’outil décisionnel, pour l’instant réservé au siège. “J’aimerais que les commerciaux apprennent à faire le même travail que moi : prendre leurs 15 ou 20 meilleurs clients et les passer au scanner du SAS, remarque Gérard Negroni, et que les chefs de vente se servent directement de cet excellent outil de management.”

Le cahier des charges - S’équiper d’un outil d’aide à la décision large et complet, qui permette de multiples recherches croisées. - Mettre l’outil à disposition des utilisateurs finaux : les directions du siège, mais aussi par la suite, les commerciaux terrain. - Allouer un budget logiciel aux alentours du million de francs, sans compter le développement et la maintenance en interne de l’outil.

Arrêt sur images 1. Installer . Olivier Moinard, du contrôle de gestion, gère la maintenance de l’outil décisionnel SAS Institute, renommé GrimSAS en interne. L’outil est opérationnel dans la société depuis janvier 1998. 2. Alimenter . Par EDI, par envois de disquettes ou bien par récépissés, les clients des Transports Grimaud communiquent leurs informations au siège de la société, basée à Bressuire. 3. Intégrer. L’administration des ventes saisit ces informations clientèle. Elles alimentent la BDD de la société. GrimSAS lance ensuite ses recherches au sein de cet entrepôt de données. 4. Exploiter. Gérard Negroni, directeur commercial, est présent au siège deux jours par semaine. Il utilise en permanence l’outil pour suivre l’évolution de ses clients et de ses équipes. 5. Donner accès. GrimSAS est utilisé pour l’instant par les directions du siège. Cependant, les commerciaux terrain auront aussi accès à GrimSAS afin de suivre les mouvements de leur clientèle. 6. Gérer le futur. GrimSAS n’est pas encore finalisé. Prochaine étape, déjà en cours : entreposer les données de production. En l’an 2000, tous les flux de données de la société seront pistés par l’outil décisionnel.

Les leçons à tirer 1- La qualité d’un outil décisionnel repose avant tout sur les données qui l’alimentent : avant de s’équiper d’un progiciel d’aide à la décision, il faut construire une BDD performante. 2- L’aide à la décision permet de mettre les résultats statistiques au niveau des utilisateurs finaux : il ne faut pas hésiter à donner des accès, bien sûr restreints, aux commerciaux terrain. 3- L’outil aide à décider mais est aussi source de nouveaux questionnements. Pour une bonne utilisation, il faut faire preuve d’organisation et de rigueur.

Témoignage de François Grimaud, président du directoire de la société de transport Grimaud Désormais dans les transports, ce n’est plus le camion qui prime, mais la bonne gestion des flux”, remarque François Grimaud, président du directoire de la société. “Il y a 5 ans, notre informatique arrivait en bout de cycle. Nous l’avons progressivement remis à jour, en gérant le passage à l’an 2000, puis en construisant une base de données. Enfin, nous nous sommes équipés d’un outil décisionnel facile d’accès pour des non spécialistes.” D’ores et déjà, GrimSAS permet à François Grimaud et à Gérard Negroni, le directeur commercial, de se conforter dans certaines opérations, comme le transport des petits colis. Le premier volume de données de la base, celui concernant les informations commerciales, est construit, celui de la production est en cours de réalisation. “L’outil va permettre au commercial de construire son budget en fonction des contraintes de la production. Nous souhaitons que le commercial qui se rend en clientèle ait tous les éléments du dossier en main, et qu’il puisse directement nous transmettre des informations sur les volumes transportés.” Pour finaliser l’outil et construire la totalité des hypercubes de la base de données, François Grimaud se donne encore un an. L’essen-tiel étant, grâce aux données qualifiées entrées, de “rendre l’outil le plus intelligent possible.”