Organiser un entretien collectif de recrutement

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Savoir s'exprimer, écouter, mobiliser l'attention, argumenter ou faire preuve de diplomatie... autant d'aptitudes essentielles pour un poste de commercial mais qui demeurent difficiles à mesurer lors d'un entretien de recrutement individuel. C'est pourquoi de plus en plus d'entreprises décident de regrouper plusieurs candidats lors d'une même session, afin qu'ils se penchent sur un cas pratique. C'est l'entretien collectif de recrutement, une méthode rapide et concrète pour faire ressortir la personnalité et les motivations des vendeurs et effectuer un premier tri des candidatures. Mais, pour que l'exercice soit réellement efficace, il est conseillé d'être rigoureux et de bien le préparer en amont.

1. Bien définir le poste

Il s'agit tout d'abord de bien cerner le poste à pourvoir et de définir les principales motivations, critères de personnalité observables et compétences relationnelles recherchées. Le manager peut, par exemple, avoir besoin dans son équipe d'un commercial aimant relever des défis et présentant une excellente aisance relationnelle et un sens aigu de la diplomatie. Ce sont alors ces différents types de comportements qui seront particulièrement observés durant les échanges entre les candidats. Autres qualités traditionnellement observées lors de ces séances en groupe: le sens de l'écoute, le respect de l'autre, le leadership et même la créativité.

2. Elaborer un scénario réaliste

C'est aussi à partir de ces différents points à scruter et à étudier que le manager, avec l'aide d'un spécialiste des ressources humaines, pourra mettre sur pied un cas pratique.

Proposez un exercice concret, proche de la problématique de votre entreprise et des critères inhérents pour répondre au poste. Voici, par exemple, le type de questions que les commerciaux peuvent étudier lors de cet entretien: «Un client a du mal à accepter une nouvelle hausse des tarifs, quelle argumentation ou stratégie commerciale adoptez-vous?» ou encore «Un client a commis une erreur dans sa commande et vous rejette la faute, comment réagissez-vous?».

3. Expliquer clairement les règles du jeu

Une fois le scénario de mise en situation imaginé, reste à constituer un groupe de candidats. Il ne s'agit pas de regrouper le plus de personnes possibles, il faut rester qualitatif: six à huit prétendants au poste peuvent suffire. Rien ne sert, à l'inverse, de mener ce type d'entretien pour un poste où vous n'aurez que trois candidatures, comme c'est souvent le cas pour des postes de commerciaux seniors. Une fois votre groupe constitué, gardez en tête qu'il ne s'agit pas d'un examen scolaire ou d'une mise sous pression des candidats pour vérifier ce qu'ils ont réellement «dans le ventre». Le stress d'un entretien de recrutement n'a strictement rien à voir avec celui que les vendeurs peuvent rencontrer sur le terrain. Ayez du respect pour vos visiteurs et considérez-les comme des invités. N'oubliez pas de leur confirmer par écrit le rendez-vous et de les prévenir qu'il s'agira d'un entretien collectif. Après leur avoir proposé un petit-déjeuner, prenez le temps de présenter votre entreprise (vos commerciaux peuvent également intervenir), de définir le poste et les qualités requises pour y accéder. Vous pouvez également faire un tour de table pour que les candidats se présentent et exposent leurs motivations, leurs craintes et évolutions envisagées. Ces échanges vous permettront de vous faire une première impression sur la personnalité des candidats, leur élocution et leur présentation. Une pause peut être alors envisagée. Exposez ensuite clairement le cas et les règles du jeu. Rappelez qu'il ne s'agit pas d'un combat d'arène mais de défendre au mieux sa candidature. Laissez-leur 10 minutes pour y réfléchir individuellement et en silence. Ils ne doivent pas se concerter pendant ce temps de réflexion. Une nouvelle occasion pour distinguer ceux qui s'impliqueront dans l'exercice et prendront des initiatives de ceux qui resteront en retrait. Ils ont ensuite 20 minutes pour effectuer l'exercice pratique. Vous devez vous effacer et rentrer en phase d'observation. Vous n'interviendrez que dans des cas extrêmes: discussion hors sujet, comportement agressif ou déstabilisant d'un candidat, etc. Notez les réactions et comportements de chacun. Ne cherchez pas à tout observer, mais focalisez-vous sur les critères recherchés. Mieux vaut faire appel à un spécialiste des ressources humaines si vous n'avez pas été formé à la conduite d'entretiens de groupe.

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4. Un débriefing factuel et objectif

Une fois la séance terminée, il convient de remercier les candidats et de leur demander leur ressenti face à l'exercice. C'est une manière, là encore, de noter leurs réactions, mais aussi de leur montrer votre considération. Qui plus est, leurs remarques peu vent vous aider à améliorer vos ateliers d'entretien collectif. Les observateurs (généralement le manager et l'animateur de l'entretien) confrontent ensuite leurs notes. Un excellent esprit de synthèse est bien entendu requis. Pour chaque candidat, vous établirez un bilan sur la façon dont il a fonctionné au sein du groupe et déterminerez objectivement si ses qualités comportementales sont en adéquation avec celles demandées pour le poste. Vous pouvez alors annoncer au groupe les candidats que vous convoquerez en priorité en entretien individuel. Le mieux est d'enchaîner ces entretiens l'après-midi même. Mais précisez à ceux qui ne sont pas convoqués immédiatement que rien n'est fermé et que vous les tiendrez très vite au courant de la suite des événements. Tenez cette promesse! Evitez par ailleurs de faire un débriefing à chaud de chaque candidat devant le groupe. Cela est assez humiliant. Toutefois, restez à leur disposition pour répondre à leurs questions et à leurs besoins d'éclaircissement. Ne soyez pas dans le jugement. Restez précis et factuel en expliquant au candidat les écarts observés entre ses réactions et les attentes effectives. Vous pouvez le rassurer en lui rappelant ses atouts et ses qualités. Et rien n'est encore joué! L'entretien collectif, qui s'avère un temps fort pour mettre en avant les qualités relationnelles et comportementales in vivo des candidats, n'est qu'une première étape avant l'entretien individuel qui déterminera les acquis, connaissances et compétences techniques du potentiel collaborateur.