Séminaire commercial

Les entreprises françaises dépensent 50 MdF par an pour leurs séminaires. Selon une étude réalisée par Coach Omnium, société d’études marketing et économiques, spécialisée dans l’hôtellerie et la restauration, et par le Guide Bedouk, le budget alloué à ce poste a augmenté de 22 % en 1998. Ces chiffres alimentent la thèse selon laquelle les entreprises attachent une attention particulière à la tenue de ces réunions. Alors quitte à organiser des séminaires, autant les réussir, surtout lorsque l’on sait qu’un “séminaire raté, à cause d’un lieu ou d’une prestation mal choisie, c’est non seulement de l’argent perdu mais surtout des collaborateurs frustrés”. Dans le cadre de la conférence “Séminaires, réussissez-les”, organisée à l’occasion de la 1ère édition du Salon Bedouk en janvier dernier au Carrousel du Louvre, Mark Watkins, directeur de Coach Omnium, s’est livré à un exercice de style sur des conseils à mémoriser. - Premier passage obligé : écrire un cahier des charges. “Si vous amenez votre voiture chez le garagiste, vous lui expliquez la panne pour l’aiguiller dans son diagnostic, statue Mark Watkins. La démarche est identique dans le cadre d’une recherche de prestataires de séminaire d’entreprise. Pour ne pas chercher à l’aveugle et faire perdre son temps aux prestataires, il est impératif d’établir au préalable une check-list.” Cette dernière se compose de plusieurs éléments : le budget, le type de lieu recherché, la localisation de l’établissement, les facilités d’accès, les problèmes de saisonnalité (éviter les semaines de vacances parisiennes, si l’on désire organiser une réunion dans une station de ski !), la typologie des forfaits, les besoins en salle, les agencements et équipements, les autres prestations exigées (traiteurs, incentive, etc.) et l’acheminement. - La recherche s’effectue sur la base de guides spécialisés, grâce au “bouche à oreille”, en ayant repéré des établissements sur des salons, etc. Il est ensuite important de les contacter par téléphone, de se renseigner sur leurs dates de disponibilité, voire de se déplacer sur les lieux pour visiter. “Trouver un prestataire est facile, poursuit Mark Watkins, le choisir est plus délicat.” - Le directeur de Coach Omnium conseille de “tenir compte de la qualité du premier contact noué avec le prestataire, d’étudier la conformité de la réponse à la demande, de lire attentivement les conditions générales de vente, etc.” Enfin, derniers conseils aux Sherlock Holmes organisateurs : “Confirmer la réservation par écrit, ne pas négocier les tarifs à tout prix (cela serait au détriment de la qualité), verser un acompte et annuler auprès des autres.” On ne sait jamais ce que l’avenir réserve.

1. Lieux de rencontre “Pour leurs séminaires, les entreprises font régulièrement appel aux hôtels (à 95 %, et majoritairement aux 3 ou 4 étoiles), aux centres et palais des congrès (14 %) et lieux de réception divers (28 %).” Source : Coach Omnium. 2. Durée et fréquence Les journées d’étude affichent une progression importante : 38 % en 1998 contre 28 % en 1993. Les “2 et 3 jours” sont en revanche en régression. “Les 2/3 des entreprises déclarent organiser moins de cinq séminaires par an, et 12 % plus de 20 par an.” Source : Coach Omnium. 3. Objectifs “L’information et la motivation concernent 78 % des séminaires en 1998 contre 53 % en 1993. Les autres motifs de réunion sont par ailleurs en nette régression, comme la formation (35 % en 1998 contre 60 % en 1993), le lancement des produits ou de services.” Source : Coach Omnium.

Les coûts - Moyenne des dépenses : entre 200 et 600 F par personne pour une journée d’étude, et entre 600 et 1 500 F par participant et par jour pour les séminaires résidentiels. - Les prix des prestataires ont stagné, hormis ceux des journées d’études qui ont augmenté.

Sources à idées - Les guides : Bedouk, Réunir, Guide des salles de réception, Guide des villes de congrès en France, Guide des sites et lieux de L’Événementiel, etc. - Les salons : Le Salon Bedouk, Les Journées Réunir, Le salon Expo Com, Expo Congrès et Incentive, etc. - Les services : Nelson & Nestor, S.O.S. Séminaire de Bedouk, etc.