[Dossier] 6 clés pour bien choisir son lieu de séminaire

3- Optez pour le dépaysement sans les kilomètres

C'est la grande tendance d'aujourd'hui en matière de séminaires: "proposer un cadre authentique, qui tranche avec la routine du travail", constate Mark Watkins, en rappelant que "c'est la rupture avec le quotidien qui permet de mieux recevoir les messages".

Un séminaire dans une ferme? Ou dans un resort au charme intimiste et bucolique? "Oui, le retour à la nature fait partie des thèmes très en vogue, à condition que le public ait le profil pour s'aventurer dans ce type d'opérations", confirme Jean-Baptiste Tréboul, rédacteur en chef au sein du groupe Réunir. D'autant que les activités de team building surfant sur ce créneau sont de plus en plus nombreuses: cueillette de fruits et légumes suivie de cours de cuisine, confection d'un grand feu, nourrissage des animaux, pêche, etc. De quoi bluffer vos participants en renouant avec des valeurs ancestrales, tout en renforçant l'esprit d'équipe. Sans oublier un autre intérêt propre aux séminaires "nature": le fait qu'ils puissent se tenir tout près de votre entreprise!

"En effet, ce n'est plus la norme de faire beaucoup de kilomètres pour organiser un séminaire, aussi convivial soit-il", indique Serge Tapia, patron de l'agence Au Service de l'événement. Mark Watkins confirme: "Depuis plusieurs années, les entreprises privilégient, sur fond de crise, les opérations plus courtes et donc moins loin, idéalement à deux ou trois heures de leurs locaux." Et les sites très boisés à proximité des grandes villes ne manquent pas. Près de Paris, diverses options peuvent vous aider à créer le buzz: Chantilly avec son immanquable château, la forêt de Fontainebleau, les villages "impressionnistes" du Val-d'Oise et de Normandie: Auvers-sur-Oise, Giverny, etc.

4- Faites rimer originalité avec efficacité

Vous l'avez compris, le souci d'originalité est plus que jamais de mise. Ainsi, 60 % des entreprises déclarent rechercher un lieu hors des sentiers battus, selon l'étude 2015 du cabinet Coach Omnium, réalisée auprès de 676 entreprises. Toutefois, gare à ne pas trop surfer sur l'atypisme pour impressionner votre public! "L'un des pires écueils est de vouloir faire de l'insolite pour faire de l'insolite en misant, par exemple, sur des lieux très reculés ou confidentiels, un scénario qui peut s'avérer risqué si votre prestataire n'est pas en mesure de vous assister, le jour J, en cas d'aléas opérationnels", commente Jean-Baptiste Tréboul. Aussi, pour ne pas passer pour un débutant, encore faut-il bien sécuriser votre démarche! Et ce, en vous rendant, si possible, sur le site en amont pour vous assurer de la qualité du service. Mieux encore, échangez avec le responsable pour clarifier avec lui tous les détails d'organisation: quel personnel à disposition? Quid de ses qualifications?

"Quel que soit le lieu pressenti, aussi original soit-il, celui-ci doit avant tout être facile d'accès, pratique et fonctionnel, tout en offrant une gestion clés en main, et un tarif all inclusive", développe Serge Tapia. Mais comment faire, au final, pour associer originalité et efficacité? "L'idéal est de surprendre avec des valeurs sûres, sans tomber dans le conservatisme ni l'excès de fantaisie", poursuit Éric Guillemin.

Par exemple, en privilégiant des lieux à la fois "éprouvés" et décalés: musées nationaux, monuments historiques parisiens, stations thermales en banlieue proche (à l'instar d'Enghien-les-Bains, dans le Val-d'Oise) ou encore des parcs d'attraction, Disneyland Paris en tête. "Certes, on ne part pas, ici, en terre inconnue, commente Éric Guillemin, mais rien n'empêche le directeur commercial d'apporter sa touche d'originalité via un programme à thème innovant: le Far West, le cinéma, etc. Une exigence d'autant plus forte en cas de séminaire "campus", une tendance très en vogue consistant à réunir chaque année ses équipes dans le même lieu, de façon rituelle, tout en suscitant leur curiosité via des activités renouvelées de manière créative."

Dernière astuce pour innover à moindre risque: surfer sur la nouveauté du lieu, en ciblant des espaces exclusifs, flambant neufs ou rénovés. Tels que le premier étage de la Tour Eiffel ou la très design Fondation Louis Vuitton, tous deux inaugurés en octobre 2014. Seuls bémols: le surcoût à prévoir pour de tels lieux et leur manque de disponibilité.