[Dossier] 6 clés pour bien choisir son lieu de séminaire

5- Hébergement: priorité au confort!

Et quid de l'hébergement? Dans le cadre d'un séminaire résidentiel classique, souvent étalé sur deux ou trois jours, visez a minima un hôtel trois étoiles, surtout si vos commerciaux ont l'habitude, lors de rendez-vous clients, de se rendre dans des établissements deux étoiles. Un parti d'ailleurs choisi par la plupart des répondants à l'étude Coach Omnium, qui déclare toujours privilégier massivement des hôtels trois et quatre étoiles. "De quoi montrer l'intérêt porté par l'entreprise à l'égard de l'événement et à son bon déroulement", analyse Mark Watkins.

S'il est primordial de bannir les "usines" à séminaires low cost avec leurs pseudo-salles de réunion - ne serait-ce que pour laisser un bon souvenir de l'événement - a contrario, évitez les établissements trop "bling-bling" et ostentatoires! À l'instar de certains hôtels cinq étoiles, de plus en plus délaissés au profit de lieux plus insolites, mais tout aussi confortables: demeures de caractère, monuments historiques, etc. "D'autant que les lieux trop clinquants peuvent aussi être clairement contre-productifs", analyse Mark Watkins, tout en filant la métaphore: "Si l'écrin est plus beau que le bijou, autrement dit, si l'établissement affecte plus les esprits que le programme du séminaire, les participants se souviendront alors bien plus de la beauté du cadre que du contenu du message."

Sans oublier un autre écueil, et pas des moindres, propre aux hôtels haut de gamme: "Risquer de frustrer les participants s'ils n'ont pas le temps de profiter de la piscine, de la salle de sport, du sauna... durant un séminaire court et très chargé", avertit Serge Tapia.

6- Réservation: anticipez pour économiser

Tous les experts sont unanimes: pour optimiser le coût de votre séminaire, soyez attentif à la période à laquelle il va s'organiser. "Idéalement, il faut éviter les périodes les plus chargées, de mars/avril à juin, et les mois de septembre et octobre, où les lieux de séminaires sont souvent pleins, avec des tarifs plus élevés et surtout, un fort manque de disponibilités", note Matthieu Chaumin. Donc, si vous avez la possibilité de caler votre événement librement dans l'année, privilégiez la fin de l'automne et l'hiver (de novembre à février) ou encore la toute fin juin, voire la première quinzaine de juillet, qui sont des périodes creuses et moins onéreuses. Si une période de pointe vous est imposée, par exemple le mois d'avril, évitez à tout prix les vacances scolaires, surtout si votre lieu de séminaire allie clientèle professionnelle et touristique.

Autre point de vigilance pour optimiser son budget: bannir les jours de semaine les plus fréquentés, à savoir les mardi et jeudi. "Le week end n'est également pas recommandé, sauf pour les hôtels orientés affaires, souvent vides durant la fin de semaine", ajoute Éric Guillemin. Reste une dernière alternative: faire votre séminaire le dimanche et le lundi! Un moyen efficace pour obtenir une bonne remise tarifaire si vous avez la possibilité de mobiliser vos commerciaux un dimanche soir. Quelle que soit la période pressentie, n'oubliez pas le mot d'ordre: l'anticipation! "Pour obtenir les meilleurs prix, il est primordial de réserver à l'avance, idéalement six mois en amont, notamment si la période choisie est surchargée. La négociation des tarifs est un prérequis d'autant plus essentiel qu'il relève des compétences-clés de tout directeur commercial", analyse Matthieu Chaumin. C'est dire si vous devez jouer la carte de la prévoyance plutôt que de chercher des promotions de dernière minute! Une qualité d'autant plus appréciable dans une conjoncture agitée, "où les entreprises prennent de moins en moins le temps pour préparer leurs séminaires, au risque de mettre en péril de tels événements stratégiques", conclut Mark Watkins.