Evénement : Comment traiter avec un traiteur ?

Trouver la perle rare La réussite d’un séminaire ou d’une convention passe en grande partie par la qualité du repas servi à cette occasion. Pour trouver le traiteur qui saura ravir les papilles de vos invités, vous pouvez par exemple faire confiance aux Traiteurs de France qui disposent d’un réseau de professionnels à travers toute la France, consulter les annuaires professionnels (pages jaunes, internet, etc.), ou vous en remettre au bouche à oreille. Demandez aux traiteurs que vous aurez retenus de vous fournir leurs références : tous ne sont pas spécialistes des grandes réceptions. Choisir le bon interlocuteur Négocier et préparer sa manifestation avec un traiteur est une activité qui prend du temps et ne s’improvise pas. Il faut donc essayer, dans la mesure du possible, de choisir au sein de votre entreprise une personne qui a une certaine habitude de ce genre d’opération, faute de quoi vous risquez d’avoir de mauvaises surprises : devis mal étudié, budget dépassé, retard dans les délais, etc. Le devis comme point de départ Avant de vous lancer dans la négociation avec le traiteur, vous devez, en amont, préparer un cahier des charges précis en fonction de la dimension de votre manifestation. Le traiteur peut très bien vous aider dans cet exercice. Ensuite, l’étape la plus importante consiste à demander au professionnel retenu de vous fournir un devis aussi détaillé que possible. Celui-ci, outre le menu, devra mentionner : le type de repas, cocktail ou dîner assis, le mobilier fourni, le “nappage” et les couverts, les heures de travail du personnel et le coût du transport (le mobilier et les aliments n’étant pas régis par les mêmes règles). Il ne vous reste plus qu’à passer commande ! La décoration en option Le traiteur peut, si vous le souhaitez, s’occuper de votre décoration en fonction du “style” de la manifestation dont vous lui aurez au préalable fait part. Cette décoration peut aller au-delà de la simple disposition de fleurs dans la salle de réception. La prise en charge de la décoration peut, pour certains traiteurs, aller de l’habillage particulier des serveurs à la création totale d’un décor thématique. Les erreurs à éviter Il faut impérativement veiller à s’y prendre longtemps à l’avance. Préparer un repas assis pour 800 ou 1 000 personnes demande du temps à votre traiteur. Si vous tardez trop à commander, c’est la qualité qui risque d’en souffrir. Autre erreur trop souvent commise : le décalage entre les ambitions et le budget consacré à la manifestation. Soyez réaliste dans ce que vous demanderez au traiteur. Enfin, veillez à ce que le devis initial qui vous est présenté détaille tous les postes de la réception, sinon vous pouvez facilement prévoir 10 à 20 % en plus sur la note finale.

Les tendances de la décoration Le XXIe siècle a la cote : tout ce qui est futuriste ou qui a un rapport avec l’espace est très souvent demandé. Les voyages sont très prisés : l’esprit “latina” fait fureur auprès des organisateurs d’événements d’entreprises. L’Asie marche également très fort. Le sport est à la mode : J.O. obligent, tout ce qui tourne autour des kangourous et des sportifs attire énormément. La nature est “in” : les espaces verts, la campagne, la jungle et les arbres fruitiers se portent bien. Le nec plus ultra : les animaux qui se baladent autour des tables.