Focus Déplacements professionnels 2/2

Les déplacements professionnels représentent, généralement, le troisième poste dans le budget global d’une entreprise. Et dans ce budget “voyage”, le transport se taille la part du lion puisqu’il engage la moitié des dépenses. “ Cependant, c’est un poste qu’il est aisé de rationaliser et d’optimiser, explique Christophe Derumez, directeur commercial de Havas Voyages American Express. La problématique de réduction des coûts liés aux déplacements professionnels n’a d’ailleurs jamais été aussi présente dans les préoccupations des entreprises que depuis les attentats aux États-Unis. ” En effet, les dramatiques événements de l’année dernière, la conjoncture économique difficile et la psychose de l’insécurité qui ont suivi, ont poussé les entreprises à être plus attentives à la maîtrise de leurs budgets. Les changements se sont fait sentir à plusieurs niveaux. Tout d’abord, sur l’élaboration des politiques voyages. “ Dans cette optique de maîtrise des coûts, les entreprises ont commencé par revoir les procédures de validation, remarque Christophe Renard, directeur commercial de Carlson Wagonlit Travel. Pour organiser un déplacement professionnel, il est aujourd’hui nécessaire de le “justifier”. ” Des solutions de remplacement sont souvent envisagées : ainsi, les systèmes de vidéoconférence aident les entreprises à réduire leurs budgets voyages. Reste que, dans certains secteurs ou pour certaines fonctions, le déplacement, qu’il s’effectue en train ou en avion, demeure indispensable. Toute entreprise confrontée à des problématiques de déplacements professionnels se doit donc de monter une politique voyages, au risque de voir l’anarchie s’installer et les budgets s’envoler. Une politique qui détermine les choix des compagnies aériennes, des classes autorisées, du type de tarifs, etc.

Des politiques voyages plus strictes

De leur côté, les compagnies aériennes ont également dû revoir leurs arguments commerciaux pour tenter de sortir du marasme économique auquel elles sont confrontées. Seule Air France a, semble-t-il, relativement bien tiré son épingle du jeu. Cette compagnie demeure le leader des voyages franco-français. “ Nous avons réussi à maintenir une offre égale à celle de l’année dernière, témoigne Bruno Georgelin, responsable des grands comptes chez Air France. Ce qui signifie, pour nos clients, qu’ils peuvent bénéficier des mêmes avantages qu’il y a un an. ” Seule ombre au tableau : une hausse des tarifs de 2 à 3 %. Principal avantage pour la clientèle affaires : les fameuses Navettes. Sur quatre destinations (Marseille, Toulouse, Nice et Bordeaux), Air France propose, en effet, entre quinze et vingt-trois vols quotidiens au départ d’Orly, et ce à des tarifs attrayants : entre 99 et 158 euros (entre 650 et 1 030 francs) l’aller/retour. De plus, la Navette propose toute une série de services qui séduisent les clients professionnels : billet électronique (plus besoin de passer par le comptoir de vente), délai d’enregistrement raccourci (25 minutes avant le vol), bornes interactives d’achat de billets, etc. D’autres compagnies, telles British Airways, chouchoutent leurs clients affaires afin de doper leurs ventes. Ainsi, le transporteur aérien a, en 2000, lancé un vaste programme d’amélioration de ses produits en repensant l’ensemble de ses classes et budgets. Les clients de British Airways ont ainsi désormais accès à une quatrième classe : World traveller plus. Elle est destinée aux voyageurs des lignes long courrier qui désirent un peu plus de confort qu’en classe tourisme, mais à des tarifs avantageux. Enfin, le phénomène des alliances commerciales entre compagnies aériennes joue en faveurs des voyageurs : offres plus complètes, mise en commun des programmes de fidélisation, etc.

Et pourquoi pas le rail ?

L’avion n’est cependant pas la panacée pour les voyages d’affaires. Dans certaines circonstances et surtout sur certaines destinations, le train se pose en réel challenger. “ L’ouverture de la ligne de TGV Paris-Marseille, l’année dernière, a été un événement hautement symbolique, note Christophe Renard. De plus en plus d’entreprises incitent leurs collaborateurs à privilégier le train lors de leurs déplacements en France mais également en Europe. ” D’autant que la SNCF propose une nouvelle offre entièrement dédiée aux entreprises. Pour les PME/PMI, un abonnement permet de bénéficier d’une réduction sur les prix de leurs voyages. De leur côté, les grands comptes ont accès à des réductions mais également à des services similaires à ceux du programme Grand Voyageur : salons particuliers avec mise à disposition de fax, photocopieurs, boissons, etc. Sur certaines destinations (comme le grand Est, avec l’ouverture en 2006 de la ligne Paris-Strasbourg), le train reste donc une solution plus économique et plus pratique que l’avion.

L’aide précieuse des agences

Le choix entre l’aérien et le ferroviaire, la construction de la politique voyages, la négociation avec les compagnies aériennes, tout cela peut se faire avec l’aide d’une agence spécialisée dans les voyages d’affaires. “ Aujourd’hui, nous ne sommes plus de simples émetteurs de billets, affirme Christophe Derumez, de Havas Voyages American Express. Nous avons un rôle important de conseil auprès des entreprises afin de les aider à optimiser leur budget déplacements et le rendre cohérent par rapport à leur politique voyages. ” Les agences négocient auprès des compagnies aériennes des tarifs avantageux, de deux types : les remises à l’émission du billet, qui représentent un pourcentage de réduction fixe sur le plein tarif, et les remises dites “arrières”, qui viennent s’ajouter aux précédentes. “ Il est bien évident que plus le volume d’achat est important, plus les remises accordées sont nombreuses ”, note Christophe Renard. Enfin, le vrai “plus” de ces agences est qu’elles offrent un reporting précis qui permet de suivre la politique voyages à travers des statistiques et de rectifier le tir si besoin est.

Petits budgets

Les low-cost, une alternative intéressante Apparues d’abord sur le marché britannique, les low-cost companies, compagnies aériennes à bas prix (RyanAir, EasyJet, Buzz, etc.), commencent à émerger en France. Depuis le 11 septembre, ces dernières ont redoublé d’efforts afin de rivaliser avec les plus grandes compagnies, en offrant des prix défiant toute concurrence : par exemple, environ 54 euros (350 francs) pour un aller simple Orly-Nice avec EasyJet. En moyenne, ces compagnies affichent des tarifs de 50 à 75 % moins élevés que leurs aînées. Mais, pour bénéficier de ces prix extrêmement bas, les voyageurs doivent accepter quelques contraintes : confort approximatif (pas de classes), service minimum à bord, aéroports excentrés (Beauvais, à 160 kilomètres de Paris, par exemple). Le fait que ces compagnies utilisent des aéroports secondaires peut donc représenter un frein majeur, notamment pour une clientèle affaires amenée à réaliser des déplacements dans la journée. Reste que face à la morosité ambiante, ces compagnies captent de plus en plus de clients professionnels : 40 % des passagers chez RyanAir et 50 % chez EasyJet.

À retenir

_ Toute entreprise qui a une problématique de déplacements professionnels doit élaborer une politique voyages (choix des compagnies, de classes, des tarifs, etc.) afin de mieux maîtriser son budget déplacements. _ Certaines compagnies aériennes, telle Air France avec ses fameuses Navettes, proposent des offres qui conviennent bien aux problématiques de la clientèle professionnelle. _ Sur certaines destinations (Paris/ Marseille par exemple), le choix du train est plus judicieux et surtout plus économique.