Réunissez-vous par téléphone

Il faut que je puisse réunir mes douze commerciaux tous ensemble plusieurs fois par mois pour qu’ils communiquent entre eux sur leurs affaires, et fassent circuler les informations entre la direction et les secteurs.” En quelques mots, Pierre Durand, le directeur commercial de Halphen SA, résume toute la problématique d’une entreprise dont la force de vente est nomade et dispersée géographiquement. Impossible de demander à ses employés de Brest ou de Marseille de parcourir des centaines de kilomètres pour tenir des réunions sur les affaires courantes : ce serait une immense perte de temps et d’argent. La solution ? “Souscrire un abonnement permettant de se réunir par téléphone, chacun restant à son bureau mais avec la possibilité d’entendre et de parler à tous les participants”, explique Pierre Durand, qui a adopté ce système depuis quatre ans. Deux opérateurs, Genesys et France Télécom, se partagent aujourd’hui le marché français de la réunion par téléphone. Une offre encore extrêmement limitée à cause du retard que la France accuse par rapport à ses voisins anglo-saxons, où l’usage de la réunion par téléphone est de cinq à dix fois plus répandu. Toutefois, l’écart se comble peu à peu et ce marché a affiché un taux de progression de près de 70 % en 1999. Réduire les frais généraux “Il y a encore quelques années, les gens se disaient qu’il était impossible de se réunir à dix par téléphone”, explique Michel Lécina, le directeur commercial de Genesys. Ce préjugé est désormais tombé, essentiellement sous la pression de nouvelles contraintes économiques : “À l’époque, se souvient Michel Lécina, personne ne concevait la réunion sans une bonne bouffe. Mais cela faisait perdre une journée entière. Et ça, aujourd’hui, ce n’est plus possible, car les entreprises exercent un plus grand contrôle des frais généraux et elles demandent à leurs employés de travailler plus vite et plus efficacement.” Dans ce contexte, il n’est pas étonnant que la réunion par téléphone commence à avoir du succès. Les arguments qui plaident en sa faveur sont nombreux : estimée à 200 F par participant, la réunion à distance coûte entre quinze et vingt fois moins cher qu’une réunion physique ; elle représente un gain de temps impressionnant puisque l’on passe en moyenne moitié moins de temps au téléphone qu’en réel ; enfin, elle accroît et favorise la communication verticale (de la direction vers les commerciaux) et horizontale (entre les commerciaux eux-mêmes). Pour les responsables de l’offre chez France Télécom, “cela permet de gérer les affaires courantes et de fédérer des équipes commerciales éclatées sur différents sites”. Souple et performante Ce qui caractérise la réunion par téléphone, c’est sa souplesse d’utilisation. Tous les participants ont un numéro unique à appeler pour entrer en réunion. Ensuite, un animateur (généralement le directeur commercial) répartit la parole et interpelle ; il peut également gérer par le clavier du téléphone des fonctions de secret, de vote, etc. D’autres services plus poussés comme la transcription de la réunion, son enregistrement ou même sa traduction en temps réel peuvent se greffer à ce système de base. Les deux opérateurs proposent aussi la gestion de la réunion par le biais d’un ordinateur, la salle virtuelle avec les participants étant matérialisée sur l’écran du PC. Enfin, il peut être possible (à condition que chacun des participants soit équipé des bons logiciels et d’une connexion inter ou intranet) de faire du “travail coopératif” : chacun visualise sur l’écran de son PC un document modifiable en temps réel. Mais, malgré tous ses avantages, la réunion à distance ne remplace pas une réunion physique. “Elle n’en est que le complément”, explique-t-on chez France Télécom. D’ailleurs, le directeur commercial de Halphen SA, pourtant fervent adepte de la réunion par téléphone, l’affirme : “Il faut continuer de réunir "en vrai" les commerciaux six fois par an pendant une journée ou deux autour d’un bon repas ou en allant faire du ski. C’est le seul moyen de motiver ses troupes avec une convivialité essentielle et qui fera toujours défaut au téléphone.”

“J’organise des réunions au pied levé : cela me permet d’avoir un retour sur les affaires et d’impliquer les équipes de vente dans les décisions.” Aymé Tourrel, directeur des ventes Nestlé France, division boisson et nutrition Aymé Tourrel pilote dix directeurs commerciaux installés en région. Sa contrainte : pouvoir réunir son équipe au pied levé dès que les affaires le nécessitent. Il a trouvé dans la réunion à distance l’outil idéal : “Cela remplace les entretiens téléphoniques individuels où l’on répète dix fois le même message et, au bout du compte, il y a forcément une déperdition. Quand on est tous ensemble au bout du fil, c’est plus riche.” Ce directeur des ventes rêve du jour où des caméras seront greffées sur les appareils pour “rendre les réunions encore plus vivantes”.

“La réunion par téléphone ne remplace pas les réunions physiques indispensables pour motiver les commerciaux. Mais c’est un outil pratique pour gérer les affaires courantes.” Pierre Durand, directeur commercial de Halphen SA Une fois tous les quinze jours en moyenne, Pierre Durand réunit ses commerciaux par téléphone. “Nous pouvons ainsi faire circuler l’information et les commerciaux parlent de leurs affaires. Avant, c’était plus compliqué : les commerciaux se téléphonaient entre eux, et moi, je passais à côté d’informations intéressantes.” Conseil d’un utilisateur : “Le directeur commercial doit animer la réunion, répartir la parole, interpeller, sinon certains ne disent rien ou au contraire, c’est l’anarchie.”

Combien ça coûte ? France Télécom propose un abonnement avec un seul numéro (100 F par mois) ou avec deux numéros (150 F par mois). Le service est ensuite facturé à la minute et au nombre de participants : de 1,52 F par minute et par participant entre 25 et 49 heures de réunion téléphonique par mois, à 1,60 F par minute et par participant pour moins de 25 heures. Genesys propose son service de téléréunion sans abonnement (1,80 F par minute et par participant) ou avec abonnement (1 500 F par an et 1,55 F par minute et par participant). Peuvent ensuite se greffer d’autres services à valeur ajoutée comme l’enregistrement de la réunion (150 F) ou la transcription papier de la réunion (1 000 F les 30 premières minutes puis 25 F par minute). Autre exemple : le logiciel de gestion de la réunion sur PC coûte 1 000 F pour la licence.