Tourisme d'affaires : Repérage : voyage incontournable

Futile ? Non, réellement utile ! Tout voyage engage la responsabilité et l’image de l’entreprise auprès de ses invités. Des fausses notes, une succession de “couacs” sur place…et ce sont tous les efforts menés depuis de long mois qui vacillent entraînant dans leur sillage l’harmonie commerciale entre la puissance invitante et ses invités. Il existe pourtant deux manières de minimiser ces risques. Premièrement, faire confiance à une agence conseil en tourisme d’affaires. Et deuxièmement, effectuer, avec elle, un voyage de repérage. Fréquence et durée Partez le plus en amont possible de l’opération. En cas de catastrophe, de déception sur la destination ou les prestations proposées, vous aurez ainsi le loisir d’accorder à votre agence un laps de temps raisonnable pour qu’elle change son fusil d’épaule. Pour la fréquence, tout dépend de la destination envisagée. Certains pays, le plus souvent originaux et peu rompus aux opérations incentives, nécessitent deux ou trois allers-retours. D’autres, ultra-classiques, ne requiert qu’une visite. N’envisagez le cas extrême de ne pas faire de repérage que si vous avez testé personnellement, ou par personnes de confiance interposées, la qualité du ou des réceptifs devant accueillir le voyage et des prestataires en charge des animations. Faisabilité de l’opération Si voyage de repérage il y a, procédez sur place à la vérification de la faisabilité de l’opération. Validez le timing du programme : calcul des distances, temps des transferts en fonction du nombre de participants, etc. Équilibrez les activités sur l’étendue du séjour et pensez à trouver des solutions de remplacement au cas où… Tester, encore tester, toujours tester Le maître mot de tout voyage de repérage réside ensuite dans le concept de “test” décliné à l’envi. Empruntez la même compagnie aérienne, le même plan de vol que les futurs participants. Déplacez-vous avec les mêmes moyens – autobus, bateaux, taxis – en listant à chaque fois leur accessibilité, confort, services et possibilité de personnalisation. Séjournez dans le réceptif programmé pour pouvoir apprécier ses installations, son accueil, ses services, salles de réunion, etc. Goûtez la cuisine locale en vérifiant la propreté et l’hygiène des lieux. Vérifiez l’intérêt des excursions touristiques, puis programmez-les aux meilleurs horaires en prévoyant des guides pour les commenter. Et comme une personne avertie en vaut deux, rencontrez les propriétaires des lieux privés qui accueilleront vos invités pour un dîner de gala ou une visite guidée.

De l’originalité ! Avant le départ Envoyez des cadeaux “teasing” (instruments de musique locaux, objets “made in”, etc.) et, par la suite, un carnet de route. Le jour du départ Personnalisez le comptoir d’embarquement, offrez des sacs de voyage aux couleurs de l’opération, diffusez un film en avant-première ou un documentaire sur le pays à bord de l’avion. Pendant le séjour Utilisez des transports pittoresques (felouques sur le Nil, dolmus en Turquie, etc.), donnez une soirée dans un lieu habituellement interdit au public, jouez la carte des attaques surprises de convois, etc. Bref, soyez créatif ! Invitez des stars, des VIP. Disposez des “goodies”, chaque soir, sur le lit des voyageurs en rapport avec le thème du séjour.