Sécurisez vos documents avec la signature électronique

À la maison comme au travail, la dématérialisation améliore le quotidien. C'est le cas de la signature électronique, qui facilite la gestion administrative. Si certains doutent encore de sa fiabilité, beaucoup d'entreprises l'ont adoptée. Zoom sur un outil en passe de détrôner la signature manuscrit

De quoi s'agit-il ?

Aussi appelée signature numérique ou digitale, la signature électronique est un dispositif qui combine sécurité et praticité. Elle offre en effet l'opportunité de signer un document numérique, de garantir son intégrité et d'en authentifier l'auteur exactement comme sa version manuscrite.Elle est ainsi devenue le standard européen depuis l'entrée en vigueur du règlement eIDAS le 1er juillet 2016, qui fournit un cadre légal à son utilisation.

Une solution sécurisée pour tout type de documents

La signature électronique garantit la traçabilité des documents, puisqu'elle est protégée par un certificat numérique et permet d'éviter toute tentative de falsification de documents. De plus, la signature numérique est assortie d'un procédé de cryptographie asymétrique, afin de renforcer la sécurité des transactions. Les risques d'erreur sont également réduits car le logiciel tel que Yousign contrôle systématiquement l'identité des signataires. Pratique, elle permet de signer des documents officiels comme les devis, les factures, les contrats de travail, les bons de commande, les compromis de vente, les baux commerciaux, les documents juridiques ou comptables.

Un gain de temps considérable

Avant l'arrivée de la signature électronique, les documents administratifs se signaient à la main et la procédure était particulièrement chronophage. Désormais, quelques minutes suffisent pour approuver numériquement un contrat. Nul besoin en effet de télécharger le document, d'imprimer toutes les pages avant de le signer et le transmettre par mail. Il n'est pas non plus nécessaire de se déplacer, ce qui accélère la conclusion des accords. Contrairement aux documents papier qui peuvent se perdre et se détériorer, les contrats signés par voie numérique sont faciles à conserver et n'exigent pas de stockage physique.

Des coûts réduits

L'impression n'étant pas utile, les coûts de traitement sont limités. La signature électronique permet effectivement de réaliser des économies sur les dépenses budgétaires annuelles : il n'est plus indispensable d'investir dans l'achat de papier, crayons, cartouches d'encre, d'affranchir des enveloppes et de prévoir des frais liés à l'archivage. Pour l'entreprise, cela constitue un avantage financier et environnemental indéniable ! D'autant plus que la signature se fait directement devant l'ordinateur, ce qui permet de diminuer les coûts liés au transport et aux repas.

Pour conclure...

La signature électronique représente un précieux atout pour optimiser la rentabilité d'une entreprise. Elle permet de créer un lien de confiance avec les clients et de véhiculer une image innovante, à la fois éco-friendly et moderne. Alors, vous vous lancez quand ?