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Selon les derniers chiffres, le coût de la fraude à la note de frais est estimé à 1,2 milliards en France

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Selon les derniers chiffres, le coût de la fraude à la note de frais est estimé à 1,2 milliards en France

Il est difficile de dire quel chiffre surprend le plus : 1,2 milliards d'euros, montant de la fraude totale en France, ou le fait que ce montant représente jusqu'à 5 % des revenus des sociétés françaises. Un salarié sur cinq déclarerait des dépenses non-conformes à la politique de l'entreprise.

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Quelles sont les fraudes les plus fréquentes et comment une entreprise peut-elle s'en prémunir ?

Déclaration non-conforme des dépenses

Bien qu'une déclaration non-conforme ne représente pas une fraude, au niveau éthique, elle demeure une faute importante pour l'employé face à l'entreprise qui l'embauche. Ce qui étonne le plus dans les chiffres mentionnés en entrée, c'est l'ampleur du phénomène. Pour arriver à des sommes aussi importantes et, surtout, à un pourcentage de revenus aussi élevé, il faut considérer que cette pratique est généralisée.

Heureusement pour les dirigeants d'entreprise, il existe aujourd'hui, grâce à la technologie, des moyens de se prémunir contre les déclarations non-conformes de dépenses. En utilisant un logiciel de gestion des notes de frais en ligne, l'entrepreneur pourra limiter les fraudes puisque les employés devront respecter les paramètres.

Quelles sont les fraudes les plus fréquentes ?

Une des techniques préférées des fraudeurs est de réutiliser une note de frais déjà remboursée lors d'une déclaration précédente. Cette manoeuvre est possible dans le cas de déclaration sur document Excel en utilisant un doublon de la pièce justificative.

Une des fraudes les plus connues survient lors de la déclaration d'indemnités kilométriques. Une étude européenne considère que les kilomètres indûment remboursés atteignent les 20 % du montant total déclaré. C'est aussi la plus facile, car il est difficile de prouver une déclaration abusive. En effet, comment démontrer qu'une distance déclarée est supérieure à celle réellement effectuée ? On se doit ici de faire confiance à l'employé un minimum.

Moins connue, l'invitation croisée procède d'une entente entre un collaborateur, un fournisseur ou un client qui transmettent chacun la même note de frais à leur entreprise respective, prétendant avoir payé pour les deux personnes. Dans ce cas-ci, une des deux parties fait une déclaration frauduleuse puisqu'elle n'a rien déboursé.

Un autre cas qui implique une entente avec un fournisseur, un client, un manager, ou un commerçant est la fausse facture. Il s'agit d'une note de restaurant, de taxi ou d'un achat autre qui a coûté moins que ce qu'indique le montant du justificatif. Cette pratique représenterait un tiers des notes de frais frauduleuses.

L'utilisation d'un logiciel de gestion des notes de frais

Le logiciel de gestion des notes de frais représente des avantages autant pour l'employeur que pour l'employé, sauf si ce dernier est un fraudeur. Grâce au respect renforcé de la politique de remboursement de frais professionnels de l'entreprise qu'offre le logiciel, il existe de moins en moins de possibilités pour l'employé de fausser son compte de dépense. La situation où la demande se fait par tableau Excel, accompagné d'un justificatif, est en phase de disparaître et avec elle une grande partie des problèmes qui crée les requêtes frauduleuses.

Le logiciel apporte de nombreuses autres solutions à l'entreprise ainsi qu'à l'employé. Le processus de la demande de remboursement est simplifié, et la source d'erreur potentielle pratiquement éliminée. Il représente aussi une amélioration organisationnelle puisque la dématérialisation des notes de frais permet une compilation automatique des dépenses et une organisation statistique de leur gestion.

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Julien van der Feer,<br/>rédacteur en chef Julien van der Feer,
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