5 conseils pour réussir vos réunions
En moyenne, chaque salarié consacre environ 31 heures par mois en réunions ou séminaires, parfois inutiles ou sans effet. Julian Jost, fondateur de Spacebase, start-up berlinoise, donne cinq conseils pour des réunions d'affaires efficaces et créatives.
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5 conseils pour réussir vos réunions
En moyenne, chaque salarié consacre environ 31 heures par mois en réunions ou séminaires, parfois inutiles ou sans effet. Julian Jost, fondateur de Spacebase, start-up berlinoise, donne cinq conseils pour des réunions d'affaires efficaces et créatives.
Faites de chaque réunion un événement
Vous pouvez proposer aux participants, une mise en scène visuelle comme une animation vidéo, une illustration ou encore un dessin exécuté en direct. Ce type d'initiatives apporte de la créativité et de la crédibilité aux propos, de manière claire et en temps réel. Tous ces outils permettent de donner à vos présentations un aspect à la fois ludique et professionnel plus efficient parce qu'original. L'animateur aide ainsi les participants, même avec un contenu complexe, à rester attentifs. L'équipe sera amusée et donc réceptive. Les oeuvres ainsi obtenues peuvent d'ailleurs ensuite servir de décoration de bureau ou apporter à la salle de conférence un peu de brillance.
Changez de décor pour plus de créativité
La plupart des environnements de travail sont conventionnels et ennuyeux. Rien de pire pour les participants que d'aller de leur bureau à la salle de conférence en longeant des couloirs sans âme. "Nous passons beaucoup trop de temps déjà à nos bureaux. Surtout pour les ateliers ou réunions, mais ce n'est pas toujours nécessaire. Une discussion à l'air frais éveille les esprits et apporte au cerveau une salutaire dose d'oxygène", explique Julian Jost de Spacebase. Cependant, le contenu devant être discuté peut parfois ne pas se prêter à une promenade mais seulement à un changement de décor. Dans tous les cas, la créativité des participants jaillira plus spontanément et plus efficacement.
Proposez des aliments qui boostent le cerveau
Difficile de se concentrer lors d'une réunion quand vous avez faim. Proposez des aliments qui boostent votre cerveau. En hiver, cela peut être, par exemple, une boisson chaude ou un smoothie. Ces derniers renferment tous les nutriments et les vitamines nécessaires pour affronter l'hiver sans craindre le rhume et la grippe. Pour les amateurs de plats copieux proposez des collations avec des noix ou des graines mais aussi des légumes énergétiques comme les avocats. Les salades fraîches provoquent également un regain d'énergie et donneront du peps à votre prochaine séance de réflexion.
Offrez des gadgets pratiques
Les surprises pratiques sont tout aussi efficaces que le bien-être et l'énergie apportés par les aliments. Le bloc et un stylo de marque, cependant, ne sont plus très inspirants depuis longtemps. "Pour faire plaisir aux participants, offrez des gadgets qu'ils ne connaissent peut-être pas encore", déclare Julian Jost. L'objet parfait est celui qui enrichit le milieu de travail, comme une chauffe-tasse USB, un crayon qui deviendra une plante de bureau ou, en été, une main-ventilateur. Ces petits présents sont peu onéreux et peuvent rendre la vie de bureau plus agréable.
Un seul ordre du jour afin d'améliorer l'efficacité
La durée d'attention moyenne d'un adulte est estimée à environ 18 minutes. Un ordre du jour préalable peut donc être utile pour gagner du temps d'attention. En effet, l'introduction et l'explication détaillée de l'objet de la réunion occupant de précieuses minutes, informer les participants à l'avance du contenu et du déroulement de la réunion est beaucoup plus efficient. Avec ce document préparatoire, les participants ont un aperçu optimal de la réunion qui les attend et peuvent entrer directement dans le coeur du sujet. Terminer toujours la réunion en reformulant les éléments importants, cela permet à tous de partir avec un agenda clair en tête !
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