8 clés pour booster l'animation de vos séminaires clients

Réunir ses invités dans une salle austère, ­privilégier une destination sans charme ­particulier, centrer son discours uniquement autour de ses produits... Les écueils possibles pour rater son séminaire clients sont multiples avec, comme risque premier, d'en faire un événement "rasoir".

Un scénario catastrophe qui inquiète plus d'un directeur commercial! Mais alors, comment animer un événement clients pour en faire un moment exceptionnel pour vos convives? Tour d'horizon des points-clés à respecter pour atteindre avec succès un tel objectif de dynamisation, et ce, quel que soit le but de votre séminaire: renforcer le lien avec votre marque, informer sur le lancement d'une innovation, etc.

1. Choisissez un site décalé...

Planifier un séminaire clients dans les locaux de votre entreprise ? Ce choix est loin d'être le meilleur pour dynamiser votre événement, à en croire tous les experts, et ce, même si vous disposez d'une salle adéquate. À moins de pouvoir organiser l'opération sur le site classieux d'un de vos clients - un moyen de créer le buzz à moindres frais - vous devrez recourir à la location. Et la recherche d'un lieu hors des sentiers battus reste la condition sine qua non pour faire vivre à vos clients une expérience unique ! Un hôtel de charme ? Un monument historique ? Un bateau fluvial ?

" Quel que soit le lieu choisi, il doit dégager un cachet particulier. On est loin du séminaire interne où la fonctionnalité des espaces est d'abord recherchée. Lors d'un séminaire clients, le lieu doit absolument marquer les esprits en honorant les convives ", explique Mark Watkins, dirigeant du cabinet Coach Omnium, spécialisé dans le tourisme d'affaires, en rappelant la nécessité " de sélectionner une offre de services cohérente en fonction du message que l'événement est censé véhiculer ". Vous l'aurez compris, si votre marque veut communiquer sur des produits authentiques inscrits dans la tradition, choisissez un lieu qui transpire de telles valeurs. A contrario, si votre entreprise véhicule une image de modernité forte, orientez-vous vers un lieu réputé pour son design.

2. Optez pour un cadre stimulant

Soyez réaliste : plus votre manifestation sera importante, moins vous pourrez opter pour un gite-resort intimiste propre à bluffer vos participants. Mais rassurez-vous, " même si un classique hôtel de chaîne 4 étoiles s'impose comme un passage obligé, il est toujours possible d'opter pour un cadre, qui sera, lui, stimulant, par exemple en privilégiant une destination à la montagne ou au bord de la mer ", comme le rappelle Mark Watkins. Ainsi, le retour à la nature à deux heures de Paris fait toujours partie des thématiques en vogue, car il allie le dépaysement sans les kilomètres. Autre thème qui s'impose en force : la visite des grandes villes de province - toujours plus aisément accessibles en TGV - à l'instar de Marseille ou Nantes qui ont fait des efforts notables, durant les dernières années, pour mettre en valeur leur patrimoine culturel.

3. Misez sur un teaser efficace

Monter un séminaire inoubliable, oui, mais encore faut-il que vos clients soient, in fine, présents ! " Donner envie à vos clients de venir à votre opération est un préalable essentiel. Et pour cause : rien ne les oblige à assister à votre événement ! " rappelle Vincent Dumont, directeur général de l'agence événementielle Chaïkana et administrateur de l'association Lévénement (née le 1er janvier 2016 suite à la fusion de l'Anaé, le Rafut et la délégation événementielle de l'AACC).

Certaines agences conçoivent même des applications mobiles dédiées pour permettre un teasing efficace.

Aussi, contrairement à vos commerciaux sommés de participer à un séminaire interne, à votre charge de courtiser vos clientèles - sans doute déjà sollicitée par vos concurrents - pour qu'elle se décide à assister au séminaire. " Un travail sur le "faire venir" qui se prépare bien en amont au travers d'une communication ad hoc ", poursuit ce dernier, en rappelant la nécessité de faire vivre son séminaire bien avant le jour J. Comment ? " En surfant sur une astuce pas toujours prisée par les entreprises, à savoir un teaser, ne serait-ce qu'en envoyant à J-15, à J-10, etc., un e-mail de relance attractif motivant vos convives, sous forme de quiz ou de jeux humoristiques. L'idée étant de vendre le caractère exclusif de l'opération, en dévoilant, par exemple, telle attraction du programme ", précise Mark Watkins. Certaines agences conçoivent même des applications mobiles dédiées pour permettre un teasing efficace.