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Caisse enregistreuse : que faut-il savoir ?
La caisse enregistreuse est le moyen d'encaissement le plus utilisé dans le commerce de détail. Fiable et intuitive, elle promet un gain de temps considérable. Elle offre un système de paiement fiable aux clients et joue un rôle important dans la gestion de l'entreprise. Comment fonctionne-t-elle ? Quelles sont ses particularités ? Quel modèle choisir ? Quelles sont les options possibles ?
Définition, histoire et mode opératoire
La caisse enregistreuse est un appareil spécialement conçu pour saisir les produits vendus et encaisser les paiements. Il se compose d'un clavier, d'une machine à calculer, d'un tiroir et de deux imprimantes. Ses fonctions primaires portent sur :
- les opérations d'addition ;
- l'impression du ticket qui constitue une preuve de la transaction ;
- l'impression du relevé de caisse qui sera ensuite transmis au service comptable ;
- l'ouverture et la fermeture du tiroir.
Le premier prototype a vu le jour en 1878, aux États-Unis. À l'origine, le dispositif a été créé pour limiter les vols d'argent par les employés. L'ouverture du tiroir se faisait uniquement à l'aide d'une clé et s'accompagnait d'un son spécifique.
Ses avantages sont nombreux. Elle simplifie le travail des employés. Le traitement des achats se fait en quelques minutes ; ce qui évite les files d'attente interminables. Les opérations enregistrées de façon automatique minimisent les risques d'erreur, notamment pendant les journées relativement chargées. La sécurité optimale est également un atout non négligeable. En cas de contrôle, l'appareil est en mesure de fournir toutes les preuves liées aux transactions concernées.
Que dit la loi ?
La loi de finances de janvier 2018 instaure les obligations en matière de terminal de point de vente. Les nouvelles dispositions s'appliquent aux commerçants assujettis à la TVA et qui enregistrent les règlements des clients par le biais d'un terminal de point de vente, un système de caisse ou une application de comptabilité. Les professionnels concernés sont ensuite tenus d'utiliser un logiciel de caisse sécurisé et certifié. Le non-respect de ces obligations est passible d'une amende s'élevant à 7 500 € et d'une mise en conformité dans un délai de 60 jours. La mesure s'applique à tous les secteurs d'activité aussi bien pour les commerces physiques que pour le e-commerce.
La loi de finances de 2018 prévoit tout de même quelques exceptions, à savoir :
- les professionnels réalisant uniquement des transactions exonérées de TVA ;
- les activités en B2B qui génèrent une facturation ;
- les commerçants soumis à la franchise en base de TVA ;
- le système de remboursement forfaitaire de TVA agricole ;
- les entreprises dont les paiements se déroulent par l'intermédiaire d'un établissement de crédit.
Les différents modèles proposés sur le marché
Le terminal de point de vente se présente aujourd'hui dans trois catégories distinctes. Si certains restent élémentaires, d'autres sont relativement sophistiqués.
La caisse numérique
Il s'agit modèle le plus rudimentaire. Ses missions restent basiques et se limitent aux opérations de calcul. Certaines versions plus élaborées sont tout de même liées à une imprimante, des tiroirs automatiques et des dispositifs capables d'établir des rapports journaliers, hebdomadaires, mensuels, voire par tranche horaire.
La version alphanumérique
Le terminal de point de vente alphanumérique est beaucoup plus perfectionné que la version numérique. Selon le modèle, les fonctions sont nombreuses et portent sur une variété d'opérations :
- la saisie manuelle des produits qui permet de catégoriser les articles écoulés ;
- l'encaissement des règlements avec la possibilité de paramétrer les tickets imprimés ;
- l'application des codes promotionnels ;
- le choix du mode de paiement par le client ;
- réserver uniquement certaines opérations comme l'annulation d'une vente à des employés préalablement définis comme les responsables de magasin ;
- l'établissement d'un rapport de gestion à transmettre au gérant du commerce.
L'appareil s'associe ensuite à quelques accessoires périphériques. En privilégiant le passage de code-barres, le scanner évite la saisie manuelle des références. Le monnayeur calcule la monnaie à rendre de façon automatique et l'afficheur supplémentaire offre un aperçu du montant à payer au client.
L'appareil tactile
Moderne, le terminal tactile s'apparente à un ordinateur au format compact. Interfacée avec un logiciel d'encaissement, il se transforme même en un véritable outil de gestion. Fixe ou mobile, l'appareil propose :
- la mémorisation des actes de vente ;
- la gestion des commandes, des stocks, du personnel et des opérations comptables ;
- la fidélisation des clients à travers une variété d'opérations comme l'édition des cartes de fidélité, les remises automatiques à partir d'un certain montant ou les offres personnalisées ;
- des outils de gestion adéquats qui répondent aux spécificités du commerce.
Pour des raisons de sécurité, les données sont directement stockées sur un serveur dédié, et non dans les locaux de l'entreprise.
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