Les coûts administratifs pèsent fortement sur les déplacements professionnels

Les entreprises européennes passent à côté d’économies significatives sur la préparation, la réservation et la gestion de leurs déplacements d’affaires, révèle l’étude effectuée par American Express et A.T. Kearney sur la gestion des frais professionnels en 2008. En moyenne, les entreprises consacrent 4.6 % de leurs frais professionnels aux coûts de gestion indirects. Bien que ces derniers aient sensiblement diminué depuis dix ans, on constate qu’il reste une marge d’amélioration très nette quand on s’aperçoit qu’ils peuvent atteindre jusqu’à 34 % dans certains cas.
Cette étude mesure les performances et les meilleures pratiques de soixante-six entreprises européennes de différents secteurs d’activité. Ensemble, ces entreprises dépensent annuellement plus de 2,6 milliards d’euros de frais professionnels, dont près de 85 millions d’euros sont consacrés à leur gestion administrative.
Depuis la précédente édition de l’étude en 2003, les entreprises ont réduit leurs frais de gestion indirects, passés de 5,6% de l’enveloppe totale des frais professionnels à 4,6% en 2008. C’est-à-dire que pour chaque millier d’euros dépensé en billets d’avions, notes d’hôtels et de restaurants et locations de voitures, 46 euros supplémentaires sont alloués aux coûts de traitement. Or, en adoptant les méthodes de travail les plus efficaces, les entreprises peuvent abaisser leurs coûts de traitement à 21 euros pour 1 000 euros de frais professionnels directs, soit une réduction de 54 % des coûts indirects.

Ainsi, si l’on considère les quatre grands postes de gestion des frais professionnels – Préparation des voyages (organisation et réservation), Avances de trésorerie, Facturation centrale et Notes de frais – le potentiel d’économies réalisé grâce à l’adoption de méthodes optimisées s’échelonne de 47 % à 87 %. A eux seuls, le traitement des notes de frais et l’organisation des voyages représentent 75 % du total des coûts indirects.

"La nature cachée des frais administratifs liés aux déplacements professionnels – les dépenses indirectes supportées par une entreprise chaque fois qu’un de ses salariés réserve un voyage, reçoit une avance en liquide ou présente une note de frais – ne permet pas d’identifier facilement les économies potentielles », observe Karen Penney, directrice du Département Business Solutions d’ American Express. « Même si les entreprises européennes ont, en moyenne, continué à réduire les coûts administratifs de leurs déplacements professionnels en gagnant un point dans les cinq dernières années, il est encore possible de réaliser des économies si l’on s’appuie sur les meilleures pratiques ».

Et de noter : « Dans le climat économique actuel, qui incite les directeurs financiers à toujours rechercher des moyens de réduire le coût des déplacements professionnels, les entreprises devraient examiner à la loupe les processus de ‘back office’ souvent peu efficaces et trop nombreux. En identifiant les postes au sein desquels les entreprises peuvent faire des économies de temps et d’argent, cette étude met en évidence des solutions appropriées à l’aide d’exemples de meilleures pratiques. »

L’application de la politique de voyages

La première étape vers la maîtrise des frais professionnels est la mise en œuvre d’une politique de voyages centralisée ; 88 % des personnes interrogées ont indiqué avoir mis en place une telle politique sous forme écrite. Dans les entreprises concernées, le taux de respect de ces directives atteint en moyenne 85 % pour l’ensemble des catégories de dépenses, les niveaux les plus élevés étant relatifs aux mobiles (99 %) et les plus bas aux hôtels (71 %). Il est encourageant pour les entreprises les plus disciplinées de constater que leur comportement tend à diminuer ces coûts de 41 %.

Assurer le suivi et le respect des politiques de voyages centralisées n’est pas chose facile ; pour y parvenir, les entreprises ont recours à des méthodes et systèmes variés. Les plus répandus sont :
- le recours à des fournisseurs référencés (89 %),
- l’autorisation préalable des dépenses (85 %),
- l’utilisation d’une agence de voyage (85 %),
- l’automatisation du traitement des frais de déplacement qui permet de repérer les usages et les dépenses hors politique, même si seules 21 % des entreprises interrogées surveillent de cette manière le respect des règles fixées,
- des contrôles ponctuels à posteriori sur les notes de frais réalisés par 73 % des entreprises, ce qui n’empêche pas pour autant la dépense. Les contrôles ponctuels peuvent aider à cibler les dépenses hors politique, à conduire une action corrective ainsi qu’à en réduire le poids administratif.

Externaliser pour délivrer un meilleur service

Pour la première fois, l’étude 2008 s’est penchée sur l’incidence des modèles économiques alternatifs tels que l’externalisation et la délocalisation, sur les dépenses indirectes liées aux frais professionnels. Et les résultats semblent indiquer que les entreprises tirent enfin profit de ces formules. Plus de la moitié des entreprises interrogées (59 %) utilisent une forme ou une autre de service centralisé pour au moins l’un de leurs processus de gestion des frais professionnels, et 45 % ont recours à l’externalisation.

Globalement, les entreprises sont désormais plus nombreuses à utiliser la facturation centralisée : 90 % des entreprises interrogées en 2008 ont opté pour cette formule contre 83 % en 2003. C’est même l’un des moyens les plus fréquents de recours à un service centralisé : 44% des entreprises utilisant un système de facturation centralisé le font au travers d’un service centralisé. Pour ces entreprises, l’économie sur les coûts peut être sensible et réduite jusque 44% par opération facturée de façon centralisée.

L’intégration de la facturation centralisée à une solution d’automatisation des frais progresse fortement, puisque 41 % des entreprises interrogées la pratiquent aujourd’hui contre 19 % en 2003. Un chiffre qui s’explique par le fait qu’un tiers des entreprises interrogées font aussi appel à des services centralisés pour le traitement des notes de frais. Elles ont ainsi pu réduire de 68 % le coût de ce traitement (de 7,75 euros à 2,38 euros) grâce aux économies d’échelle et éventuellement à la délocalisation.

Au total, 23 % ont choisi une implantation délocalisée pour leurs services centralisés ou leur fournisseur externalisé, l’Inde, la Pologne et l’Irlande étant les emplacements les plus souvent choisis. Mais l’étude révèle aussi que l’externalisation ne s’applique pas à certaines entreprises, comme en témoignent 17 % des entreprises qui ont dû rapatrier en interne certaines activités faute d’une qualité de service suffisante et ayant dû réviser leur ratio coût/bénéfice initiaux.

L’essor de l’automatisation

Les résultats de l’étude démontrent aussi l’importance croissante de l’automatisation et ses effets sur les pratiques de gestion des frais de déplacement. L’étude 2008 constate une amélioration significative de l’automatisation du traitement des notes de frais par rapport à 2003, avec notamment l’utilisation des systèmes ERP. Ainsi, l’automatisation du traitement des notes de frais peut entraîner une réduction du coût unitaire allant jusqu’à 50 %. Et les entreprises qui obtiennent les meilleurs résultats ont mis en place des systèmes de gestion des frais totalement automatisés en les intégrant à ceux des RH et des finances. Le nombre d’entreprises alimentant directement leur système de notes de frais avec les relevés des cartes de paiement professionnelles est aussi en progression passant de 27 % seulement il y a cinq ans à 47 % aujourd’hui.

…et des outils Hi-Tech

Enfin, l’utilisation croissante des technologies a aussi eu un effet sur le processus de réservation des voyages. Des améliorations des coûts considérables ont été réalisées au cours des cinq dernières années grâce aux progrès des outils de recherche sur internet et de la réservation en ligne. Ainsi, 59% des entreprises utilisent des outils de réservation automatique, qui ont rendu autonomes de nombreux voyageurs. Il est possible de parvenir à de meilleures pratiques dans ce domaine en éliminant les autorisations préalables au profit d’une validation des déplacements par un système de réservation en ligne ou par un agent de voyage.