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DossierLa commande publique, un débouché commercial à privilégier

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2 - Commande publique : répondez efficacement aux appels d'offres

Bien comprendre le besoin, mettre en avant ses points forts tout en restant synthétique, rassurer l'acheteur sur le fait qu'il sera conforme aux nouvelles lois : tout cela fait partie d'une réponse efficace.

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« Le département de la Seine-et-Marne achète des assises de bureau et de salles de réunion. Fourniture, livraison, montage, installation, évacuation des emballages, garantie et SAV » sont attendus. Ou encore : la Métropole de Lyon prévoit « l'acquisition, la maintenance et l'exploitation d'un système d'information de gestion de la relation avec les abonnés et les usagers du service de l'eau de la Métropole à compter du 01/01/2025 ». Ces intitulés de marché, lus cet été, rejoignent de nombreux autres appels d'offres publiés chaque jour par les administrations.

Dans ce contexte, les entreprises candidates doivent s'organiser pour pouvoir proposer leurs services. « Aborder les marchés publics ne s'improvise pas et relève d'une véritable stratégie, confirme Aurélien Tourret (Caneva). Il faut s'interroger sur ses objectifs et mettre en place des moyens humains, des process notamment pour le go -no go et le respect des délais, et se doter d'outils de proposal, pour que la démarche soit rentable. »

Première étape : la veille des opportunités. Il est possible de l'effectuer en interne, avec du personnel dédié et formé a minima à la commande publique. Car le seul vocabulaire des marchés publics peut en effet se révéler abscons aux oreilles des non-initiés : pouvoir adjudicateur (acheteur), soumissionnaire (candidat), et autres allotissements méritent clarification. « Il est utile que les entreprises s'inscrivent sur les profils acheteurs des régions, qui sont les plateformes internet sur lesquelles ces dernières publient leurs marchés, comme par exemple Maximilien pour l'Ile-de-France », explique Arnaud de Roquefeuil (Atexo). Cela permet aux inscrits de recevoir les offres susceptibles de les intéresser, mais également de s'assurer une visibilité puisqu'il est possible d'y déposer sa plaquette.

Veille ciblée

Une veille peut également s'opérer directement sur les sites des communes, communautés urbaines et autres collectivités-cibles, comme par exemple les universités, car leurs sites web comportent des rubriques « marchés ». Parmi les grandes plateformes, il faut également consulter : PLACE (marchés publics de l'Etat) et BOAMP (Bulletin officiel des annonces de marchés publics).

Par ailleurs, des prestataires « historiques » comme Vecteur Plus ou Double Trade proposent aux fournisseurs d'externaliser leur veille. Une démarche par mots-clés et qui permet de recevoir très régulièrement, les avis de marché intéressants. « Il y a un équilibre à trouver entre l'exhaustivité et le ciblage, explique Mustapha Derouiche, directeur général délégué de Double trade, (groupe Intescia). En recevant quotidiennement des avis de marchés dans sa boîte mail, une entreprise peut vite se trouver noyée sous la masse. C'est pourquoi nous proposons à nos clients de leur transmettre des appels d'offres ciblés, où leurs chances de gagner sont les plus fortes. Cela passe par une identification précise des savoir-faire de l'entreprise et de ses attentes, puis, grâce à l'intelligence artificielle, nous identifions dans les nombreux avis de marché publiés quotidiennement, les plus pertinents, en les hiérarchisant. Le client sait ainsi à quels marchés il doit soumissionner en priorité. »

Par exemple : si un avis de marché mentionne un bien « du type de telle marque » la marque en question a davantage de chances de remporter la consultation. La réponse aux marchés étant dématérialisée*, le fournisseur devra télécharger certains documents à lire attentivement : le DCE (dossier de consultation des entreprises) qui énonce les attentes de l'acheteur et liste les pièces nécessaires et le règlement de consultation, qui précise les modalités (notamment, l'existence ou pas d'une négociation).

« Il faut savoir lire un appel d'offres, y compris entre les lignes, pour bien détecter le besoin de l'acheteur public, prévient Arnaud de Roquefeuil. Une collectivité peut en effet avoir un enjeu d'image, par exemple si la ville souhaite se montrer innovante, ou un impératif d'évolution du bien ou service recherché, si la collectivité acheteuse prévoit de fusionner avec une autre dans les années à venir. »

Montrer des garanties

Les documents indiquent également quels critères seront retenus pour l'attribution du marché. Par exemple : le prix comptera pour 50% de la note finale, la performance technique pour 40%, le côté durable pour 10%. Le critère du prix semble avoir perdu du terrain, depuis quelques années, au profit des critères environnementaux, lesquels sont aussi poussés par la réglementation (voir encadré).

Lors de la réponse à un appel d'offres, un soin tout particulier doit être apporté au mémoire technique : « Celui-ci doit être clair et facile à lire car les acheteurs en reçoivent de nombreux, rappelle Aurélien Tourret. Le mémoire doit répondre aux questions posées et rassurer en mettant en avant toutes les garanties apportées par l'entreprise : ses labels, certifications de qualité, son rapport RSE, etc ».

Le gestionnaire de crèches Maison Bleue, qui répond annuellement à une cinquantaine de consultations, a fait appel à Caneva pour optimiser son process et ses mémoires : « Nous avons amélioré la présentation de nos documents, en retravaillant leur structure, en faisant ressortir les idées fortes pour chaque partie », explique Sylvain Noé, directeur général adjoint commercial et développement. Double Trade propose également un accompagnement des entreprises dans la réponse. « La personnalisation est clé, indique Mustapha Derouiche. Le mémoire va insister sur les critères d'attribution auxquels l'acheteur accorde de l'importance, afin de maximiser les chances ».

Démontrer son savoir-faire en soutenance

Une fois le marché lancé, il est utile de poser des questions à l'acheteur pour éclaircir certains points. Pour des raisons d'éthique et d'équité, cette procédure se fait alors par écrit, et les questions/réponses sont rendues publiques et accessibles à tous les candidats, en totale transparence.

Enfin, les acheteurs publics peuvent, pour opérer leur choix final, convier une short-list d'entreprises présélectionnées à une soutenance, afin qu'elles défendent leur offre. « La soutenance n'a pas pour but de reprendre le mémoire technique envoyé lors de la réponse, avertit Arnaud de Roquefeuil. A l'oral, il faut démontrer, illustrer et enrichir la proposition écrite. »

C'est la démarche adoptée par Proxiservce, groupe d'installation et de maintenance du chauffage et des équipements, qui travaille notamment pour les bailleurs sociaux. José Barbé, chef de projet certification, témoigne : « Lors de la soutenance, il faut défendre ses compétences : la crédibilité technique est primordiale. Pour nos clients, la sécurité est une priorité. Nous les rassurons sur ce point et grâce à des démonstrations de nos outils informatiques, nous leur faisons voir les possibilités de nos applications, notamment le reporting.»

Enfin, succès ou pas, il est nécessaire de piloter sa gestion des appels d'offres, par un suivi et un historique. « Combien de temps avez-vous mis à répondre, à attendre l'attribution, qui a travaillé sur le dossier, quels étaient les motifs du rejet, ou de l'acceptation ? Tout cela doit être suivi pour une amélioration continue de la démarche et donc de la marge », résume Aurélien Tourret. Car en matière de marchés publics, la persévérance paye : les acheteurs étant tenus de diversifier leurs sources, une entreprise rejetée garde toutes ses chances de gagner à la prochaine consultation.

*Tout marché ayant une valeur d'au moins 40 000 €HT et pour lequel un avis de publicité a été publié doit être passé par voie électronique sur la plateforme de l'acheteur.

Plusieurs nouveaux textes on un effet sur la commande publique

- Loi Asap (Accélération et simplification de la vie publique) : publiée le 8 décembre 2020, elle relève temporairement le seuil de dispense de procédure pour certains marchés (100 000 € pour les travaux), facilite l'accès des PME aux marchés globaux, permet aux entreprises en redressement de candidater aux marchés, entre autres dispositions.

- Loi Agec (Anti-gaspillage et économie circulaire) : datée du 10 février 2020, son article 58 précise que les acheteurs publics doivent désormais acquérir des biens issus du réemploi ou de la réutilisation ou comportant des matières recyclées, dans des proportions de 20 % à 100 % selon le type de produit.

- Loi Climat et résilience : publiée le 24 août 2021, elle introduit l'obligation de prise en compte du critère environnemental pour toute attribution de marché public.La loi REEN (visant à réduire l'empreinte environnementale du numérique) du 15 novembre 2021. Dans son article 15, elle précise que les acheteurs publics devront prendre en compte les indices de réparabilité du matériel dès 2023 et de durabilité dès 2026.

Olga Stancevic

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