Mettre en place un système de recrutement par cooptation

Parfois assimilé, parle passé, à du «piston», la cooptation, technique de recrutement par parrainage, est désormais considérée comme un outil à part entière. Pour les entreprises, transformer ses salariés en chasseurs de têtes présente de nombreux avantages. Le processus est économique, rapide et efficace. Mais attention, la méthode ne s'improvise pas pour autant.

La réussite d'un programme de cooptation dépend du soin porté à l'opération, mais également de votre culture d'entreprise et, surtout, de la situation de votre société. Il est clair que cette technique de recrutement ne trouvera aucun répondant dans une structure où le climat social est tendu. Autre prérequis: votre entreprise doit également jouir d'un minimum de capital de sympathie auprès de vos collaborateurs pour qu'ils aient envie de la promouvoir auprès de leurs connaissances. Ensuite, pour que la cooptation obtienne l'adhésion d'un maximum de commerciaux, il faut que les règles du jeu soient claires dès le départ. Exposez votre projet à l'ensemble des salariés. Et donnez-leur les raisons pour lesquelles il vous apparaît nécessaire de mettre en place un système de cooptation. Ces dernières peuvent différer d'une entreprise à une autre: économiser les frais inhérents à une campagne de recrutement classique, trouver plus aisément des collaborateurs répondant à la culture de la société, faire participer les salariés à son développement, gagner du temps, etc. Quoi qu'il en soit, il ne faut en aucun cas que vos vendeurs confondent cooptation et piston, ou assimilent ce système à du népotisme.

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Mettez en place des outils d'accompagnement

Une charte de cooptation ou un Livre Blanc définissant clairement les principes de la démarche, les postes à pourvoir et les qualités attendues des candidats, permettent d'éviter des désillusions et frustrations tant du côté du parrain que du filleul. S'appuyer sur un tel document permet d'éviter les effets pervers de la cooptation, comme le clonage. En effet, le risque de ce mode de recrutement est de voir vos collaborateurs recommander des profils identiques au leur. Par ailleurs, un tel outil permet de s'assurer que tous les commerciaux, même les plus éloignés géographiquement, ont bien saisi les règles du jeu de ce programme. Pour aider vos équipes à mieux cerner l'opération et à la mettre en oeuvre, vous pouvez leur fournir un CD-rom ou créer une rubrique sur l'intranet de l'entreprise comportant une présentation de la société, de ses produits et des équipes, ainsi que des témoignages et des argumentaires pour les aider à «vendre» leur société et les postes à pourvoir à leur entourage. Plus largement, un système de cooptation doit être soutenu par tous les supports de communication interne. N'hésitez pas à mettre en scène l'opération avec un nom, un slogan, un logotype qui vous serviront à créer des affiches que vous placarderez dans vos locaux.

Gare à un discours trop formaté

Attention, toutefois, un discours trop formaté et balisé peut freiner des commerciaux habitués à vendre des produits ou des services avec leur propre style. Résultat, ils ne seront pas à l'aise pour promouvoir leur entreprise auprès de leurs proches. A vous de trouver la juste mesure en créant des documents d'accompagnement qui amèneront vos équipes à parler de l'opération sans les enfermer dans un argumentaire préétabli trop fermé. En effet, le parrain ne sera jamais plus convaincant qu'avec ses propres mots et arguments. Ce qui explique le succès d'applications telles que «Work With Me», qui invitent les collaborateurs d'une entreprise à partager avec leurs amis sur le réseau social du Web, comme Facebook, les offres à pourvoir dans leur société.

Même si tous les moyens sont bons pour que l'événement de cooptation soit visible de l'extérieur et suscite l'adhésion des équipes en interne, les moyens utilisés dépendront, bien évidemment, de l'envergure de votre programme.

Ainsi, rien ne sert de dépenser des fortunes pour un recrutement de cinq personnes via cooptation s'il s'agit d'une simple action conjoncturelle. Vous devrez y consacrer moins de temps et d'argent que s'il s'agit de bâtir un système pérenne qui a pour but de fournir «x» commerciaux cooptés chaque année.

Enfin, vous devrez trancher sur la délicate question des primes qui peuvent être accordées aux coopteurs.

Faites vivre votre programme de cooptation

Dans certaines entreprises où existe un fort taux d'attachement à la société, la cooptation primée peut même choquer. Alors, si vous choisissez de récompenser le parrain pour encourager les volontaires à coopter leurs proches, soyez clair quant au montant et au mode de versement de la prime. Cette dernière varie en général de 500 à 2000 euros, voire plus si le profil recherché est une perle rare. Il est conseillé de découper et de répartir la prime en plusieurs paliers. Par exemple: une partie sera octroyée au parrain pour le premier entretien, une autre au moment de l'embauche et la dernière partie au terme de la période d'essai du candidat coopté. Reste qu'un tel système peut parfois créer chez vos commerciaux un esprit de mercenaire ou de chasseur de primes. Voilà pourquoi certaines entreprises préfèrent opter pour des cadeaux de récompense ou des voyages à gagner. Vous pouvez même imaginer que le cooptant et le coopté gagnent tous les deux un voyage à la fin de la période d'essai. L'important est de marquer les esprits.

La cooptation peut ainsi prendre des allures de jeu avec des points à gagner à chaque étape du processus de recrutement pour avancer dans un jeu de l'oie, ou bien des jetons de poker remis à chaque CV présenté pour participer à un grand tournoi. Ce genre d'initiative permet d'installer le programme sur la durée et de marquer des temps forts dans l'année, en fonction des besoins de recrutement.

L'expert

Daniel Prin, président de TMPNEO, agence conseil en communication pour les ressources humaines.