Méthodologie

La boîte à outils de la Prise de décision
Chapitre IV : Décider collectivement

Fiche 01 : La réunion de décision

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  • Publié le 11 déc. 2017
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La boîte à outils de la Prise de décision

8 chapitres / 59 fiches

Structurer pour performer

Résumé

Piloter une réunion de décision, c'est avant tout assurer à l'équipe un cadre, une organisation et des expertises utiles à la prise de décision. Cela passe par quatre grands facteurs à définir en amont de la réunion, le TOPP :

  • Le Thème pour cadrer la prise de décision et les espaces de solutions.
  • L'Objectif qui indiquera les attentes en termes de résultats.
  • Le Plan qui donnera les grandes étapes du processus décisionnel.
  • Les Participants qui mettront en commun leurs expertises.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectifs

Le TOPP permet, dans une réunion de décision, de se focaliser sur la gestion des idées :

  • il facilite les préparations individuelles ;
  • il procure des éléments factuels de recadrage ;
  • il assure un message clair et collaboratif ;
  • il valide les participants tout en renforçant leur motivation et leur implication.

Contexte

En entreprise, la prise de décision collective demande souvent des expertises multiples qui peuvent diverger dans leurs objectifs. Dans cette situation, le TOPP est un outil de préparation et de pilotage utile à l'animateur pour assurer le bon déroulement de la réunion. Cadrage des débats, définition des étapes et validation des apports : le TOPP permet de se concentrer sur la gestion des idées et des participants durant la réunion.

Comment l'utiliser ?

Étapes

  • En amont de la réunion de décision, l'animateur devra :

    • définir le thème en spécifiant la problématique à résoudre avec le plus de précision possible ;
    • délimiter les pouvoirs de l'équipe de décision pour poser le cadre décisionnel ;
    • fixer un objectif, des délais et des règles de bon fonctionnement en groupe ;
    • prédéfinir un plan en fonction des méthodes décisionnelles applicables ;
    • présélectionner les participants en adéquation avec les besoins d'expertises dans le processus décisionnel ;
    • soumettre le TOPP à tous les participants et l'enrichir des retours.
  • Pendant la réunion, l'animateur veillera à ce que le TOPP soit suivi et recadrera si nécessaire. De plus, il complétera le TOPP avec les informations produites pendant la réunion.
  • Après la réunion, le TOPP servira de base au compte rendu et au suivi des décisions.
  • Méthodologie et conseils

    • Bien définir le thème, c'est savoir exactement sur quoi la décision porte et permettre à tous les participants de comprendre l'intérêt de leur présence active.
    • Fixer l'objectif, c'est valider ce que l'on demande aux participants. À ce stade, il faut savoir travailler en toute transparence.
    • Prédéfinir un plan, c'est choisir des méthodes appropriées à la décision à prendre dans son écosystème. C'est également identifier les outils utiles à la prise de décision et les organiser dans le temps.
    • Chaque participant doit avoir un rôle majeur dans la prise de décision. Sélectionner les participants, c'est s'assurer que toutes les compétences et expertises nécessaires à la prise de décision seront présentes. Le choix des intervenants se fera sur leurs compétences techniques et humaines en tenant compte de leur capacité à travailler en équipe.
    • Adresser le TOPP aux participants, c'est permettre à chacun de se l'approprier, de soumettre les améliorations qui semblent utiles et de s'impliquer.
    Avantages
    • Faire collaborer les participants à la réalisation du TOPP permet à l'animateur et aux participants de traiter les points discordants avant la réunion.
    Précautions à prendre
    • Avant la soumission du TOPP aux participants, l'animateur doit définir les éléments qui peuvent être modifiés.

    Jean-Marc Santi, Stéphane Mercier, Olivier Arnould