Formation : comment favoriser les apprentissages durant une convention ?

" On observe aujourd'hui une volonté d'amortir davantage les conventions et d'apporter des contenus de formation plus que jamais pratico-pratiques pour favoriser la performance commerciale ". Voilà ce que note d'emblée Hubert Dupuy, directeur de l'Institut de l'événement Anaé, organisme de formation dédié aux problématiques événementielles. Car même si les temps sont durs, pas question pour les entreprises de renoncer à se rassembler pour faire des économies. D'où l'intérêt, d'autant plus vif aujourd'hui, pour les événements " deux en un ", c'est-à-dire incluant des temps de formation au sein de la convention. Qui s'avèrent efficaces à condition de respecter certaines règles.

Prévoir un temps pour tout

L'entreprise organisatrice doit d'abord trouver la meilleure façon de bien articuler les deux temps (formation/convention) pour faire passer les messages les plus clairs possible et pour apporter une véritable valeur ajoutée aux participants. Tout se joue pour cela dans la répartition du temps et dans la construction de l'agenda de l'événement. " La formation doit se tenir sur une durée courte, de 2 à 4 heures si la convention dure une journée et plus si elle s'étend sur plusieurs jours ", estime Patrick Cauvin, administrateur et vice-président de la délégation événementielle de l'Association des agences-conseil en communication (AACC) et président du groupe de communication Human Live. L'idéal ? Que la formation dure " au minimum 30 % du programme total. " Le moment de la journée a aussi son importance. Pas trop tôt le matin pour que les participants aient eu le temps de se concentrer, pas trop tard, avant qu'ils ne soient trop fatigués. " Une seconde partie de matinée est préférable aux deux dernières heures de la journée, juste avant le départ ", illustre l'expert. Partant de ce principe, à chaque entreprise de construire sa convention en fonction de ses objectifs. " Soit la plénière en ouverture pour donner l'impulsion, soit les ateliers de formation en premier, pour mettre les participants dans le bain dès leur arrivée ", propose de son côté Hubert Dupuy.

Bien construire sa formation

Pour une convention-formation réussie, l'idée est que les participants repartent en ayant véritablement appris quelque chose. Et pour cela, rien de tel que la mise en pratique ! " La formation doit être ludique dans son contenu et dans son animation pour favoriser l'interaction, la participation et le plaisir d'apprendre ", souligne Patrick Cauvin. " L'idée est de rendre les gens acteurs pour être le plus efficace possible ", confirme Hubert Dupuy.

Ce résultat est le fruit d'un dosage simple. " Le scénario d'animation de la formation comporte 1/3 d'apport de connaissances, 1/3 de réflexion en petits groupes et 1/3 de mise en pratique ", détaille Patrick Cauvin. Groupes de travail, ateliers, jeux de rôle... Chaque entreprise privilégiera le ou les formats les plus adaptés pour atteindre ses propres objectifs, tout en répartissant les effectifs en groupe (une dizaine de personnes à peu près) pour plus d'efficacité. Elles n'omettront pas de tester immédiatement les participants pour voir s'ils se sont bien approprié les contenus, par exemple à travers des quizz. Pourquoi ne pas aussi pas encourager certains groupes à venir restituer le fruit de leurs travaux lors de la plénière, à travers des démonstrations. " Ou même utiliser une caméra lors de la journée pour projeter quelques exemples parlants issus des ateliers durant la plénière ", suggère Hubert Dupuy.

Au-delà de la forme, il faut bien évidemment et en premier lieu penser aux contenus et avoir correctement déterminé en amont les connaissances ou compétences que les participants devront avoir assimilés à l'issue de l'événement. Ces contenus, qui doivent être en adéquation avec les messages de la plénière, porteront soit sur des techniques de vente, soit sur des formations produit... Quoi qu'il en soit, " plus on s'approche du comportemental (savoir-être) et plus le besoin de mise en pratique est important ", remarque Patrick Cauvin.

Attention toutefois à ne pas... faire semblant, et à laisser vraiment aux participants la possibilité de s'exprimer. " Quand la formation n'est en fait que de l'information présentée comme de la formation, il y a un problème. Si la part descendante du message " pédagogique ", est trop importante, l'appropriation du message est au final faible ", pointe l'expert...

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