Les 7 bénéfices des contrats électroniques
Quels sont les avantages d'un contrat électronique par rapport à un contrat papier? Décryptage en images d'après Acxias, spécialiste e-achats.
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Amélioration de la productivité
Cela reste sans conteste le plus grand bénéfice. Pour un contrat papier, il faut compter 2 exemplaires, signés en interne, puis des renvois entre les parties, l'archivage et la numérisation. Une opération comprise entre 20 et 30 minutes. Il suffit de quelques clics pour un contrat électronique, soit 1 à 3 minutes.
Réduction du délai de contractualisation
Pour un contrat papier la date du début de contrat devient parfois antérieure à la date à laquelle est réceptionné l'exemplaire signé par le partenaire en raison de la durée trop longue du processus, soit entre 1 à 3 semaines. Un délai estimé entre 1 heure et 1 jour pour un contrat électronique.
Fiabilisation des échanges de documents
Un pourcentage estimé de documents égarés malgré les courriers recommandés ou l'envoi par coursier pour un contrat papier contre des pertes nulles pour un contrat électronique. Car dans le cas d'un contrat électronique, la traçabilité et la sécurisation de l'envoi sont assurés. De plus, les accès en lecture sont également tracés (qui, quoi, quand).
Réduction des coûts de gestion et de frais généraux
Exit les frais d'impression, d'affranchissement et d'archivage pour un contrat électronique. Seuls subsistent les coûts des logiciels.
Optimisation du suivi des signatures (et du cycle de vie du contrat)
Pour un contrat électronique la traçabilité de la vie du contrat semble réduite. A contrario, pour un contrat électronique il est par exemple possible de recevoir des alertes et des notifications en cas de retard de signature.
Verrouillage des termes du contrat
Pour un contrat électronique, il est possible de verrouiller le contrat et ainsi d'éviter le rajout d'amendements de la part des fournisseurs sans en être averti. Ce qui a pour effet de réduire les risques d'ajout de clauses, modifications, etc...
Partage sécurisé des données et documents
Mettre en place un contrat électronique permet de garantir la confidentialité des contrats en définissant les règles et les autorisations d'accès aux documents.
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