Evénements professionnels : quand le numérique renforce le relationnel

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Evénements professionnels : quand le numérique renforce le relationnel

Directeur commercial et président Alumni de l'IAE Metz, Hervé Aulner revient sur l'organisation d'un événement professionnel. Son retour d'expérience peut servir à d'autres managers pour orchestrer un événement clients ou une convention commerciale.

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Que ce soit un événement réunissant des anciens étudiants d'une école, des clients ou des commerciaux pour les entreprises, celui-ci doit répondre à différents critères pour que cela soit une réussite. Et parmi les points à ne pas rater : la capacité non seulement de créer une ambiance détendue, mais surtout de mettre le plus de monde possible en interaction. A l'époque des réseaux sociaux, plus que jamais ces événements doivent être un moment de networking.

Et ce n'est pas parce que l'événement se fait sur un mode de rencontre physique, qu'il faut se passer du digital. En l'occurrence pour aider les invités à se connecter entre eux, nous avons fait le pari d'écrans géants. Et comme pour la soirée, je n'avais pas un budget important, j'ai opté pour un partenariat avec TvTools, société qui a permis la création, la gestion et la diffusion de contenus sur écran.

1) Communiquer sur les temps forts

Pour commencer, les invités, via ces écrans, ont pu découvrir une rétrospective des temps forts de l'école grâce à une animation en image et en vidéo sur l'ensemble des écrans positionnés à des endroits stratégiques du lieu. Y était associé un bandeau défilant en bas d'écran pour faire la promotion des événements à venir... Une présentation en dynamique passée et future à l'image des chaînes d'information continue.

Pour être dans le moment présent, des participants ont été invités, dès leur arrivée, à se faire photographier. Ce moment saisi apparaissait en temps réel sur les écrans avec une mention résumant " qui je suis ".

Cette action ludique a permis aux présents de découvrir " en instantané " les participants pour aller à leur rencontre et commencer à échanger.

2)Faire vivre l'animation en direct pour tous

Le thème de la soirée était le poker. Ainsi, dès son arrivée, chaque invité était inscrit sur sa table de jeu en fonction du niveau déclaré et des affinités possibles avec une mise à jour immédiate des écrans sur la composition des tables. Dès lors, chacun pouvait connaître avant le jeu ses adversaires pour provoquer une seconde fois l'échange autour d'un verre.

Puis, lors du tournoi, l'inscription des scores en temps réel créait une émulation et une vraie dynamique collective " "inter table "

3)Mesurer l'expérience client en toute transparence

Avant de quitter les lieux, chacun pouvait noter son expérience client sur le principe du NPS en direct et en transparence, ce qui a donné davantage de crédibilité aux retours. Le NPS affiché final à 87 pts avec comme meilleure expérience exprimée " la mise en relation rapide et continue grâce aux écrans ".

4)Gardez des souvenirs

Une photobox ou un photographe pourrait faire la même chose, mais les interactions sur les écrans, cette ambiance " humain numérique " a permis à chacun de repartir avec plusieurs images marquant une belle expérience, de bons échanges conviviaux et utiles en terme de business pour certains.

En conclusion :

Oui, chacun de nous a déjà organisé des soirées de rencontre clients et certains d'entre nous ont eu pour thème le poker ; nous avons tous déjà utilisé des écrans de présentation pour des photos ou vidéos...Mais utiliser le numérique et la technologie du temps réel est un véritable levier pour la vraie relation humaine, ce n'est pas en opposition et bien au contraire ! Faire découvrir ce que le numérique apporte en relation humaine était aussi la promesse de la soirée et la promesse a été tenue ! Un point important : être certain de la compétence du partenaire comme l'on doit être certain de la pertinence d'un conférencier.

L'Auteur:

Hervé Aulner est directeur commercial au sein du groupe La Poste. En parallèle, ce manager est aussi chef de Centre sapeurs-pompiers volontaires depuis 2000. Il est nommé officier en 2014.

Il est Président Esm-IAE-Alumni / Intervenant en master management IAE Metz. Il est également formateur/accompagnateur à l'ENSOSP (Ecole Nationale Supérieur des Officiers Sapeurs Pompiers à Aix-en-Provence).

Il a décroché la deuxième place lors des Trophées Action Co 2014 pour son projet sur l'expérience client. En 2014 et 2015, il intègre le classement des 100 managers d'influence orchestré par Action Co (100 Sales Managers 2015).

Il est par ailleurs l'auteur du livre Le Manuel du chef (Éd. Maxima, 2013).

En complément:

8 clés pour booster l'animation de vos séminaires clients

9 lieux collaboratifs pour vos séminaires

Offrez-vous une star pour votre convention

Que ce soit un événement réunissant des anciens étudiants d'une école, des clients ou des commerciaux pour les entreprises, celui-ci doit répondre à différents critères pour que cela soit une réussite. Et parmi les points à ne pas rater : la capacité non seulement de créer une ambiance détendue, mais surtout de mettre le plus de monde possible en interaction. A l'époque des réseaux sociaux, plus que jamais ces événements doivent être un moment de networking.

Et ce n'est pas parce que l'événement se fait sur un mode de rencontre physique, qu'il faut se passer du digital. En l'occurrence pour aider les invités à se connecter entre eux, nous avons fait le pari d'écrans géants. Et comme pour la soirée, je n'avais pas un budget important, j'ai opté pour un partenariat avec TvTools, société qui a permis la création, la gestion et la diffusion de contenus sur écran.

1) Communiquer sur les temps forts

Pour commencer, les invités, via ces écrans, ont pu découvrir une rétrospective des temps forts de l'école grâce à une animation en image et en vidéo sur l'ensemble des écrans positionnés à des endroits stratégiques du lieu. Y était associé un bandeau défilant en bas d'écran pour faire la promotion des événements à venir... Une présentation en dynamique passée et future à l'image des chaînes d'information continue.

Pour être dans le moment présent, des participants ont été invités, dès leur arrivée, à se faire photographier. Ce moment saisi apparaissait en temps réel sur les écrans avec une mention résumant " qui je suis ".

Cette action ludique a permis aux présents de découvrir " en instantané " les participants pour aller à leur rencontre et commencer à échanger.

2)Faire vivre l'animation en direct pour tous

Le thème de la soirée était le poker. Ainsi, dès son arrivée, chaque invité était inscrit sur sa table de jeu en fonction du niveau déclaré et des affinités possibles avec une mise à jour immédiate des écrans sur la composition des tables. Dès lors, chacun pouvait connaître avant le jeu ses adversaires pour provoquer une seconde fois l'échange autour d'un verre.

Puis, lors du tournoi, l'inscription des scores en temps réel créait une émulation et une vraie dynamique collective " "inter table "

3)Mesurer l'expérience client en toute transparence

Avant de quitter les lieux, chacun pouvait noter son expérience client sur le principe du NPS en direct et en transparence, ce qui a donné davantage de crédibilité aux retours. Le NPS affiché final à 87 pts avec comme meilleure expérience exprimée " la mise en relation rapide et continue grâce aux écrans ".

4)Gardez des souvenirs

Une photobox ou un photographe pourrait faire la même chose, mais les interactions sur les écrans, cette ambiance " humain numérique " a permis à chacun de repartir avec plusieurs images marquant une belle expérience, de bons échanges conviviaux et utiles en terme de business pour certains.

En conclusion :

Oui, chacun de nous a déjà organisé des soirées de rencontre clients et certains d'entre nous ont eu pour thème le poker ; nous avons tous déjà utilisé des écrans de présentation pour des photos ou vidéos...Mais utiliser le numérique et la technologie du temps réel est un véritable levier pour la vraie relation humaine, ce n'est pas en opposition et bien au contraire ! Faire découvrir ce que le numérique apporte en relation humaine était aussi la promesse de la soirée et la promesse a été tenue ! Un point important : être certain de la compétence du partenaire comme l'on doit être certain de la pertinence d'un conférencier.

L'Auteur:

Hervé Aulner est directeur commercial au sein du groupe La Poste. En parallèle, ce manager est aussi chef de Centre sapeurs-pompiers volontaires depuis 2000. Il est nommé officier en 2014.

Il est Président Esm-IAE-Alumni / Intervenant en master management IAE Metz. Il est également formateur/accompagnateur à l'ENSOSP (Ecole Nationale Supérieur des Officiers Sapeurs Pompiers à Aix-en-Provence).

Il a décroché la deuxième place lors des Trophées Action Co 2014 pour son projet sur l'expérience client. En 2014 et 2015, il intègre le classement des 100 managers d'influence orchestré par Action Co (100 Sales Managers 2015).

Il est par ailleurs l'auteur du livre Le Manuel du chef (Éd. Maxima, 2013).

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Hervé Aulner, directeur commercial (Groupe La Poste)

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