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DossierSavez-vous réellement utiliser Outlook ?

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3 - Qualifiez vos contacts

Saisissez systématiquement dans Outlook vos cartes de visite.

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Pour la saisie de vos cartes de visite, renseignez les champs au maximum, y compris les "notes". Mettez-y toutes les informations annexes dont vous disposez sur le contact : occasion de votre rencontre, hobbies, parcours professionnel, date d'anniversaire...

Au moment de contacter cette personne, ces éléments seront utiles, en particulier s'il s'agit d'un prospect ou d'un client. Par ailleurs, cela vous aidera dans vos recherches de contacts. Par exemple, si vous souhaitez vous entretenir avec un ancien de l'Essec, quel qu'il soit, vous allez lancer une recherche à partir du mot-clé "Essec". Si vous aviez bien rempli les notes de vos contacts, tous les anciens de l'Essec apparaîtront.

Il est également important de ranger vos contacts dans des dossiers (clic sur "nouveau", "dossier") : clients, prospects, concurrents, confrères... Cela vous permettra de vous y retrouvez plus facilement, mais aussi d'avoir la possibilité de ne partager que certains de vos contacts, vos confrères par exemple.

Pour vos envois de mails groupés, ne perdez pas de temps à chercher un par un vos contacts. Tous les lundis matins, vous avez rendez-vous avec vos commerciaux, votre assistante commerciale et le service avant-vente? Rassemblez tout ce petit monde dans une liste de distribution.

Pour créez une liste de distribution : cliquez sur "nouveau" et choisissez "liste de distribution". On vous demande alors de nommer la liste ("réunion du lundi", par exemple). Sélectionnez ensuite des membres en piochant dans vos contacts existants. Lors de l'envoi de mails, vous n'avez plus qu'à sélectionner le nom de la liste comme destinataire.

Attention lors de l'envoi de vos fiches contacts ! Plusieurs options existent pour envoyer une carte de visite par mail, et il est important de ne pas se tromper.

Lorsque vous êtes sur la fiche contact, en cliquant sur "envoyer" (ou "transférer" pour la version Outlook 2010), plusieurs formats s'offrent à vous: carte de visite, Internet ou Outlook. Si vous l'envoyez au format Internet ou Outlook, les notes personnelles que vous avez remplies seront visibles par le destinataire. Par précaution, mieux vaut donc vous contenter de l'envoi au format carte de visite. Ainsi, vous êtes sûr de ne pas commettre d'impair.

A l'heure des réseaux sociaux professionnels, une synchronisation de vos contacts Outlook avec ceux de Viadeo ou encore de LinkedIn est recommandée. La plupart des sites de réseaux proposent des plugins à télécharger gratuitement. Une fois installés, ils rendent visibles depuis Outlook tous les changements affectant vos contacts. Lorsque vous êtes sur la fiche d'une personne, cliquez sur le bouton "activités" pour voir les informations apparaître. Non seulement l'historique des changements sur les réseaux sociaux est notifié, mais également vos échanges de mails avec ce contact, vos rendez-vous... Des informations très utiles avant un entretien commercial, par exemple.

Plugins pour Outlook à télécharger : viadeo - Linkedin...

Petite astuce pratique: avant de vous rendre chez un client localisez-le rapidement en cliquant sur le logo jaune avec la flèche (ou sur le bouton "mapper" pour la version Outlook 2010). Vous êtes directement renvoyé sur le site de localisation de Bing, à l'adresse dudit contact.

Remarque: il existe, sur la version 2010 d'Outlook, une extension CRM Gestionnaire de contacts professionnels (Business contacts manager) qui génère des tableaux de bord de suivi de vos activités.

Laure Tréhorel, réactualisé par Aurélie Baffert

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