DossierSavez-vous réellement utiliser Outlook ?

1 - Traitez efficacement vos e-mails sortants et entrants

Face à l'afflux d'e-mails, il est impératif de s'organiser. Premier conseil : ne tombez pas dans l'excès!

Bien se servir d'Outlook ne veut pas dire occuper 100 % de son temps à gérer sa boîte mail.

En fait, trois consultations par jour suffisent, pas plus.

Et pour éviter d'être dérangé tout le temps, décochez l'alerte des messages reçus

Pour désactiver l'alerte des messages reçus : cliquez sur outils ou fichiers puis options, options de la messagerie, options avancées de la messagerie.

Afin de traiter efficacement vos mails, vous allez les qualifier et les classer en les rassemblant dans des dossiers.

Là encore, sachez vous limiter: une dizaine de dossiers suffit amplement. Créez, par exemple, six dossiers: "business", dans lequel vous classez les échanges avec vos clients et prospects (si l'un de vos clients est vraiment majoritaire, vous pouvez éventuellement lui attribuer un dossier en propre) ; "veille" ; "réseau", dans lequel vous rangez la correspondance avec vos confrères, connaissances professionnelles... ; "vie associative" ; "newsletters", pour suivre l'actualité qui vous intéresse ; et, enfin, "vie personnelle".

Pour créer un nouveau dossier : clic droit sur "boîte de réception" et choisissez "nouveau dossier".

Vous pouvez créer des règles automatiques : certains mails se classeront dès réception dans le dossier adéquat.

Désormais, dès que vous recevrez le mail de tel expéditeur, ou contenant tel mot-clé, il se rangera automatiquement dans le dossier sélectionné. Si certains mails ne font pas l'objet d'une règle spécifique, glissez-les tout simplement vers le dossier adéquat.

Pour créer des règles automatiques : clic droit sur le mail en question. Cliquez sur "créer une règle". Choisissez un ou plusieurs critères: expéditeur, destinataire, objet du mail... ainsi qu'un dossier d'attribution, "newsletters" par exemple.

A chacun de vos envois, il est important de soigner votre signature. Ou plutôt vos signatures, car elles doivent s'adapter au contexte. Vous écrivez à un contact pour la première fois? Adressez-lui une signature carte de visite.

Créez une signature et vous verrez qu'une icône vous permet d'insérer votre fiche contact (que vous devez donc avoir saisie au préalable). L'intérêt ? Le destinataire de votre mail pourra enregistrer directement votre carte dans ses contacts Outlook. Ainsi, vous lui faites gagner du temps, ce qu'il appréciera assurément si lui aussi maîtrise l'outil.

Les signatures peuvent ensuite être plus classiques, mais surtout correspondre à une actualité particulière: présence sur un salon, changement d'adresse, lancement d'une nouvelle offre... Vous avez la possibilité d'ajouter des informations ("Rejoignez-nous sur notre stand au salon XX"), des images (produit, logo...) , des liens hypertextes... Les aménagements sont infinis! En nommant ces différentes signatures par des mots-clés, vous pourrez choisir facilement et rapidement la plus adéquate.

Pour créer une signature : outils, options, onglet format du courrier, signature.