Eviter la réunionite pour avoir des réunions commerciales efficaces

Les réunions font partie intégrante de la vie de bureau. Mais depuis plusieurs années, elles sont de plus en plus pointées comme une perte de temps : pas utile, avec trop de participants, trop longues... Or pour Louis Vareille, qui a travaillé pour plusieurs grands groupes et se présente comme « réuniologue », un grand nombre de réunions n'est pas une mauvaise chose en soi.

L'idéal explique-t-il lors d'un atelier organisé sur ce thème lors du Salon du Management, est une réunion de l'ensemble de l'entreprise une fois par mois (éventuellement par trimestre), une réunion de l'équipe de direction hebdomadaire, tout comme si possible les réunions d'équipe et les entretiens individuels avec son supérieur (au moins deux par mois).

Un impératif : un objectif clair

Mais cela se prépare. En amont, il faut s'interroger précisément sur l'objectif de chaque réunion et sur le résultat attendu. Il explique ainsi : "Sur un précédent poste, où j'organisais beaucoup de réunions, tant que nous n'avions pas déterminé ce que nous voulions que les participants disent et fassent à l'issue de notre point, ce n'était pas la peine de faire un ordre du jour ».

Pour lui, chaque réunion doit donner comme résultat « de la clarté sur les actions à mener et l'envie de les mener ». La réunion de l'ensemble de l'entreprise doit informer sur les changements dans l'organisation. « Le but ? Mettre tout le monde au courant et éviter le temps perdu dans d'autres réunions à parler des changements survenus ailleurs. A faire de préférence au début, pour que les gens soient à l'heure », insiste-t-il. C'est aussi le moment d'aborder les grands résultats, les grands projets, la vision et de répondre aux questions. Les résultats : « de la visibilité, du sens, de la confiance sur la direction choisie et l'envie d'agir », souligne-t-il.

L'objectif des réunions d'équipe

En ce qui concerne les réunions au sein d'une équipe, il en existe plusieurs types. « Dans une réunion de projet, c'est très simple, on part du lancement jusqu'au résultat. Chaque réunion est un pas vers le succès », décrypte-t-il.

La réunion d'équipe suit un chemin un peu similaire, mais appliqué aux membres de l'équipe. « C'est un pas sur la trajectoire de l'équipe, de sa constitution à son excellence. Donc on ne parle jamais de projets durant la réunion d'équipe, sauf si cela concerne vraiment toute l'équipe. Sinon, deux ou trois personnes parlent et les autres lisent leurs mails », prévient Louis Vareille.

Il se souvient ainsi du ComEx d'une grande entreprise comme 12 réunions individuelles, "où on demandait à tour de rôle aux membres où ils en étaient de leurs projets ». Au contraire, l'objectif de la réunion d'équipe est de se synchroniser et développer la solidarité avec, comme résultat, de donner le niveau de compréhension et de motivation nécessaire pour agir.

Pour le conférencier, il est très important de « sanctuariser » ces échanges, avec un créneau récurrent dans l'agenda et en les rendant obligatoires. Il existe les réunions de début de matinée, de quelques minutes, pour donner de l'énergie et faire un point rapide sur les actions et les moyens nécessaires ; la réunion hebdomadaire plus opérationnelle ; la réunion mensuelle stratégique. Enfin, la réunion trimestrielle permet de « se poser, se projeter, renforcer la solidarité et la connexion », dévoile-t-il.

Quant aux « one to one », entretiens avec son supérieur, ils doivent durer suffisamment longtemps, jusqu'à une heure. « Dans un lieu calme, jamais dans le bureau du collaborateur, idéalement dans un lieu neutre », prévient-il. Et surtout donner 80% du temps de parole au collaborateur.

L'expert conseille de tenir à jour un document partagé collaboratif sur lequel figurent tous les sujets abordés et à aborder. C'est le moment de parler projets, comportement et développement en donnant des conseils pratiques au collaborateur en partant de ses actes. « L'objectif, c'est la réassurance et développement », affirme l'expert.

Louis Vareille cite trois critères nécessaires pour réussir une réunion : l'exigence, l'excellence et l'exemplarité. "Si un chef consulte son smartphone pendant la réunion, il donne l'idée qu'il faut être capable de faire plusieurs choses en même temps pour être chef, donc les gens vont le faire aussi », déplore-t-il.

Les réunions doivent assurer la sécurité psychologique des participants, la fiabilité (les actes correspondent aux paroles), une structure, de la clarté et du sens. « A la fois le sens de ce qu'on fait dans l'organisation - à quoi sert l'organisation -, et du sens pour moi de façon égoïste - ce que cela m'apporte - » précise-t-il.

Quid du remote ?

Le télétravail a bien sûr modifié l'organisation des réunions, notamment en compactant le temps des actions menées en synchrone. "Une réunion qui durait avant plus d'une heure doit maintenant tenir en 20 minutes », synthétise Louis Vareille.

Mais cela a également développé les activités asynchrones, avec des documents partageables, que chacun peut remplir avant, ce qui permet d'aller à l'essentiel pendant la réunion. "Cela sert aussi les introvertis, qui représentent la moitié des gens, car ils ont besoin de penser en amont à une question pour pouvoir y répondre », assure-t-il. Et ce temps de préparation leur permet d'être actifs durant la réunion.

Néanmoins, les réunions étant chronophages, il faut s'assurer, quand on y est invité, que cela a une utilité. « La question magique, lors de l'invitation, c'est "qu'attends-tu de moi ? Quel est ton besoin ?" prévient Louis Vareille. Et poser également la question au début de la réunion : qu'attends-tu de nous ? Quel résultat concret est attendu ? Sinon on se retrouve débordé par des réunions organisées par des gens qui ont besoin de se rassurer ».

Enfin, toute réunion doit se terminer par un tour de table et une évaluation pour éviter le meeting recovery syndrome, qui consiste à se plaindre de la réunion à la machine à café.