Et si vous collaboriez (vraiment) avec les acheteurs ?

La collaboration entre les donneurs d'ordre et leurs prestataires est un sujet à la mode. Et qui revient sur le devant de la scène en cette période mouvementée : une meilleure collaboration avec les fournisseurs permettrait aux donneurs d'ordre de mieux gérer leur risque d'approvisionnement tandis que les sous-traitants, qui ont une relation privilégiée avec leurs clients, pourraient accéder à des paiements anticipés.

Les deux parties ont donc intérêt à mettre en place un véritable partenariat pour que les échanges soient plus fructueux. Mais cela n'est pas sans difficultés.

Non, le métier d'acheteur ne se résume pas à la négociation

Premier écueil : une méconnaissance mutuelle. "Les directions commerciales et les directions achats se connaissent mal. Le vocabulaire est différent, les challenges aussi", pointe Carole Poillerat, présidente-fondatrice de Comsense, et qui propose aux commerciaux une formation sur les acheteurs, forte de son expérience dans les deux métiers. Sa formation comprend d'ailleurs une matinée dédiée au lexique achats, aux missions du département achats et aux étapes du processus d'achat.

Fabrice Ménelot, président de Crop and co, dispense lui aussi des formations sur les acheteurs auprès de commerciaux. Son constat : "Pour un vendeur, le métier d'acheteur se résume à la négociation et bien souvent seulement à la négociation du prix. Ils ne voient pas tout ce qui se passe en amont", note-t-il. "Les commerciaux ignorent souvent que les acheteurs ont un rôle de vendeur en interne, qu'il leur faut convaincre. La plupart des directions commerciales pensent que les achats prennent des décisions alors que, dans la réalité, ils ne sont que des influenceurs auprès de leurs clients internes", ajoute Carole Poillerat.

Elle remarque également que beaucoup des missions de l'acheteur sont méconnues par les directions commerciales : gestion des risques, de la compliance, de la réputation de l'entreprise, etc. Jean-Marc Reynaud, créateur du logiciel Fox Close, une solution dédiée au closing d'opportunités commerciales, a même chiffré cette méconnaissance des commerciaux vis-à-vis de la fonction achats : d'après un sondage qu'il a mené via son application, 93 % des commerciaux ne connaissent pas le fonctionnement du cycle achat client.

"Bien souvent, les commerciaux appliquent juste des techniques de vente standard sans forcément les comprendre et sans avoir au préalable analysé les enjeux stratégiques de l'entreprise cliente", observe-t-il, soulignant que ces techniques ne sont plus adaptées aux moyens d'informations actuels qui permettent aux acheteurs de se renseigner seuls sur les produits et services qu'ils envisagent d'acheter. Et de poursuivre : "Le vendeur doit être en mesure d'identifier dans quelle phase du cycle de vente se situe réellement l'acheteur - découverte, présentation ou déjà achat - pour s'adapter et établir une relation de confiance", juge-t-il.

Pour Sylvie Noël, directrice achats de Covéa, et qui a un passé de directrice commerciale, les équipes de vente n'utilisent pas suffisamment les outils mis à leur disposition par les directions achats. Elle donne l'exemple d'une plateforme achats qu'elle a mis à disposition de ses fournisseurs depuis des années, pour leur permettre de mettre à jour les contacts afin de recevoir les offres, mais aussi de déposer des sujets qui pourraient intéresser le groupe Covéa (notamment des innovations). "Tous les fournisseurs ne mettent pas leurs coordonnées à jour et, surtout, sur 17 000 fournisseurs, il n'y en a qu'une dizaine qui nous font part d'informations qui pourraient nous intéresser", se désole la directrice achats.

Elle explique cet échec par la difficulté des équipes commerciales à se remettre en question, à changer leurs habitudes. "Les commerciaux me font part de leurs projets novateurs par e-mail. Or, je reçois beaucoup trop d'e-mails : ils doivent prendre conscience qu'un nouvel outil, plus efficace, est aujourd'hui à leur disposition", insiste Sylvie Noël.

Il s'agit en effet de comprendre le fonctionnement des directions achats de manière générale mais aussi de se renseigner sur l'organisation des achats chez ses clients, en particulier. Toutes les directions achats ne fonctionnent pas de la même manière. Ni même les acheteurs au sein d'une même entreprise, certains pouvant être chargés d'une famille d'achats en particulier. "La première chose à faire pour le commercial qui souhaite vendre est de comprendre le fonctionnement interne de l'entreprise : est-ce qu'il y a un service achats ou une personne responsable des achats, comment est structuré le service achat (par produits, familles d'achats, etc.), qui sont les décideurs, quel est le circuit de décisions... ", énumère Jean-Marc Reynaud.

Et une fois le fonctionnement bien assimilé, il s'agit de savoir ce que les acheteurs attendent de la relation. "Les commerciaux ont souvent tendance à parler principalement de leurs produits et de leur entreprise sans avoir pris la peine de bien qualifier les besoins de l'acheteur et ses objectifs", résume Carole Poillerat, qui conseille de faire un travail de connaissance de l'acheteur : quel est son périmètre d'achats, qui sont ses clients internes, mais aussi sur quels KPIs est-il rémunéré afin de savoir quels leviers activer.