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Comment assurer une continuité d'activité en cas de crise

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Comment assurer une continuité d'activité en cas de crise
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Pour les professionnels, il est important de se préparer et anticiper les situations délicates car celles-ci n'arrivent jamais lorsque vous vous y attendez. Comment faire face à ce défi de l'inconnu ? Quelles étapes suivre en période d'incertitude pour assurer une continuité de ses activités ?

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Il est essentiel pour toute entreprise de disposer d'un plan de continuité de ses activités en période de crise. Perturbations sociales, épidémies, grèves... Dans ce contexte, il appartient aux équipes de veiller à ce que toute menace soit réduite au minimum avec des actions adaptées à la situation dont l'objectif est de contrôler au maximum les impacts négatifs.

Les entreprises doivent veiller à ce que toutes les parties prenantes soient inclues dans les mesures d'action afin de maintenir les échanges et faciliter l'exécution des tâches - toutes les mesures nécessaires pour garantir une continuité d'activité et la survie de l'entreprise.

1. Constituer une équipe responsable

Puisqu'au coeur de la communication, marketeurs et communicants sont très souvent les premiers à être informés d'une éventuelle crise. Il est donc conseillé de constituer une équipe d'intervention pouvant passer à l'action si besoin - équipe habituellement constituée d'un professionnel de la communication, d'un responsable RH, un informaticien et d'un à deux membres de la direction.

2. Collecter des informations

Recueillez des informations auprès de toutes les équipes lors d'une situation d'urgence et veillez à créer un aperçu complet. Respectez ensuite ces trois règles :

- La sécurité avant tout : veillez à ce que tous les collaborateurs soient au courant du protocole

- Identifiez les risques : collaborez avec l'équipe RH pour ajuster les éventuels protocoles et procédures de l'entreprise si nécessaire. Gardez à l'esprit que cela peut avoir des implications financières et commerciales.

- Restez joignable : utilisez les canaux de communication adéquats pour rester en contact avec les équipes (ex : WhatsApp)

3. Évaluer et ajuster

Une fois les informations récoltées, analysez la situation et ajustez vos actions. Par exemple, si une réunion ou conférence ne peut pas avoir lieu, pourquoi ne pas les remplacer par un webinar ou Facebook Live ? Assurez-vous d'avoir les bons outils/plateformes pour le faire.

4. Éviter les pièges

Une fois les obstacles opérationnels surmontés, il y a d'autres pièges à éviter lorsqu'on fait la promotion d'une marque en période d'incertitude :

- Adaptez votre message de communication - faites attention aux messages générés automatiquement sur les répondeurs automatiques et sur les plateformes en ligne et e-commerce

- Évitez les questions inattendues des médias - prenez la parole que si vous maîtrisez le sujet

- Offrez aux collaborateurs la possibilité de travailler à domicile

- Pensez au format - dans les situations d'urgence, faire une déclaration standard n'est pas toujours le format adéquat à utiliser. Pourquoi ne pas opter pour une courte vidéo du CEO ?

5. Penser au long terme

Une fois la situation de crise terminée, il est temps d'évaluer et ajuster ses plans pour le futur. Obtenir des feedbacks des collaborateurs, clients est un excellent moyen pour les équipes de communication de rester impliquées et ajuster son plan de crise/les outils à utiliser.

Marie-Laure Laville a démarré sa carrière chez Apple avant de rejoindre l'univers des agences. Au cours de 20 années d'une carrière, elle a lancé plus de 500 marques en France et à l'échelle internationale. Passionnée par le digital, Marie-Laure Laville occupe aujourd'hui le poste de directrice générale chez LEWIS France.

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Marie-Laure Laville, directrice de LEWIS France

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