[Tribune] Travail flexible : comment superviser ses équipes ?

Face à la flexibilité croissante des horaires de travail, des syndicats français ont récemment signé un accord pour la "déconnexion des cadres" après le travail, interdisant l'envoi d'email après 18h, provoquant certaines incompréhensions chez nos voisins anglo-saxons comme l'illustre le Guardian. Cela étant, ces craintes sont bien fondées dans la mesure où ces nouveaux modes de travail peuvent mener à certaines dérives, s'ils ne sont pas bien maîtrisés et encadrés. A mon sens, le travail flexible gagnerait à être accueilli avec des mesures appropriées afin de le maîtriser et ainsi éviter les potentiels abus. Tout le monde aurait à y gagner aussi bien les entreprises que les employés. Et pour cela, le rôle des managers est clé !

Hélène Fauché, responsable des ressources humaines, Western Europe, Citrix

Mais comment s'assurer que ce travail distant, qu'il soit pratiqué depuis la maison ou depuis un tiers lieu, soit efficace ? Comment assurer une bonne communication entre les manager et leurs équipes, et faire en sorte que chacun sache clairement ce qu'il a à faire ? Quand on sait que seuls 50% des managers donnent des objectifs clairs à leurs équipes* on comprend toute l'importance de la définition de règles et bonnes pratiques pour encadrer le travail flexible.

Établir clairement missions et responsabilités

Il suffit d'avoir passé quelques minutes dans un openspace pour le savoir : certaines tâches se réalisent plus facilement dans un espace calme et silencieux où les distractions sont moins nombreuses, comme par exemple les travaux de rédaction, de recherches ou encore d'analyses. Dans ces cas précis, travailler ailleurs qu'au bureau prend tout son sens puisque cela permet de travailler plus efficacement. Il reste juste à s'assurer que cela de perturbe pas les activités en cours. Les managers doivent aussi s'assurer que les priorités sont comprises et que les outils de suivi ou de reporting soient utilisés à bon escient. Il en va de la continuité du travail personnel et de la réalisation des missions d'une équipe.

Mesurer les performances

Peu importe la distance qui sépare les différents membres d'une équipe, il est essentiel de partager une même compréhension des enjeux et des résultats attendus. Le travail flexible ou le télétravail ne peuvent être bénéfiques que si la performance professionnelle réalisée en dehors de l'entreprise peut être mesurée par des critères connus et validés à l'avance par toutes les parties concernées. Mais établir ces critères est souvent délicat car ils doivent être si possible mesurables. Cela peut être, par exemple, la mesure de la satisfaction client, le temps passé ou le nombre d'étapes requises pour effectuer telle tâche, les coûts...

Faire des retours... constructifs !

Il est souvent délicat pour un manager de faire un retour constructif qui ne sera perçu ni comme une attaque, ni comme une critique. Travailler ailleurs qu'au bureau n'a que peu d'intérêt s'il n'est pas possible de donner un avis sur le travail qui est effectué ou si l'employé a l'impression que son travail n'est pas pris en compte. Pour cela, il est nécessaire de faire des retours réguliers, quitte à instaurer des rendez-vous dédiés formels chaque semaine ou chaque mois. Par ailleurs, si un retour doit se faire de façon imprévue, il est plus efficace de le faire peu de temps après avoir identifié un point de tension sans nécessairement attendre que l'employé soit physiquement dans l'entreprise.

Définir le planning et le cadre

Idéalement, le collaborateur doit être disponible pendant les heures d'ouverture de bureau au même titre que tous les autres employés de l'entreprise. Cependant, ce modèle ne permet que très peu de flexibilité. Le compromis peut être de définir des plages horaires de 2, 3 ou 4 heures pendant lesquelles l'employé doit être à son poste, qu'il soit dans les murs de l'entreprise ou non. Le reste de la journée peut rester souple, permettant à ceux qui le souhaitent de commencer plus tôt ou plus tard, et d'adapter ensuite leur journée en fonction de leurs obligations pour obtenir un meilleur équilibre vie professionnelle/vie personnelle.

Cependant, les horaires flexibles ne doivent pas signifier une augmentation du nombre d'heures travaillées, ou de travailler à des heures indues. La vigilance du manager est ici nécessaire pour prévenir toutes situations qui risquent de compromettre la santé du salarié ou de mettre ce dernier dans une position de stress.

Renforcer l'esprit d'équipe

La mise en place d'une politique de travail flexible est l'occasion de s'intéresser véritablement au développement de l'esprit d'équipe, plus que de laisser cela au hasard des rencontres à la machine à café. Il est intéressant de mettre en place une réunion pour expliquer les raisons, enjeux et conséquences du choix de faire du travail flexible, lors de laquelle seront abordées les éventuelles réticences et angoisses : est-ce que cela veut dire que mon collaborateur travaillera moins ? Est-ce que je vais voir ma charge de travail doubler les jours où mes collègues ne sont pas dans l'entreprise ? C'est à toutes ces questions qu'il faut répondre, sous peine de voir s'installer un sentiment d'injustice ou de méfiance. Par ailleurs, il est essentiel de favoriser le partage des informations et des savoirs entre collègues, et ce afin que chacun soit à même de suivre un dossier sans que cela nécessite une réunion de visu.

Chaque entreprise accompagnée des moyens adéquats et bonnes méthodes, peut faire du travail flexible un atout majeur en termes de bien-être et de bien vivre. Il est temps pour elle de réfléchir au travers d'un dialogue social ouvert et responsable à ce que serait demain son environnement de travail idéal dans un esprit gagnant-gagnant.

* Etude "My Manager Index 2012" menée auprès de 1000 salariés en France par Comundi, L'Entreprise et le site Être Bien Au Travail, entre septembre et octobre 2012.