DossierSavez-vous réellement utiliser Outlook ?

2 - Organisez votre planning

Si Outlook permet de recevoir et d'envoyer des e-mails, c'est également un outil de gestion d'agenda. Là encore, quelques astuces sont à noter !

Ainsi, pour créer un rendez-vous dans votre calendrier, vous pouvez partir soit de la plage horaire qui vous intéresse, soit du contact concerné. Vous pouvez, si vous le souhaitez, partager votre calendrier avec vos confrères ou collaborateurs, et même en autoriser certains à l'administrer tout ou partie.

Si vous avez une réunion à caler avec des collaborateurs qui ne partagent pas votre calendrier, vous pouvez leur envoyer par mail vos disponibilités.

Le destinataire prendra connaissance de vos disponibilités dans le corps du mail, ainsi qu'en pièce jointe. S'il ouvre celle-ci, il verra votre agenda s'afficher dans son calendrier, ce qui l'aidera à repérer les créneaux compatibles.

Pour créer un mail : allez dans l'onglet "insertion" et cliquez sur "calendrier". Vous choisissez alors la période et le degré de détails que vous souhaitez partager.

Astuce : vous pouvez créer rapidement un rendez-vous à partir d'un e-mail. Cliquez sur le courrier en question, maintenez le clic et glissez-le vers l'onglet "calendrier", en bas à gauche. Vous avez généré un rendez-vous, dont le contenu est celui du mail.

C'est très pratique, car vous conservez alors l'échange mail, enregistré dans le descriptif du rendez-vous. Vous n'avez alors plus qu'à renseigner la date et l'heure.

Au sein de votre agenda, il est possible de mettre en oeuvre des rappels d'activité : prospection téléphonique, rédaction de devis, relance... Elles se différencient des rendez-vous proprement dits (entretiens, réunions ou événements calés précisément dans le temps).

Pour vous fixer une tâche, faites un clic droit dans la barre des tâches (situées tout à droite de votre écran). Il vous est proposé de créer une nouvelle tâche dont vous pouvez définir la nature, le début, l'échéance, la priorité et le pourcentage réalisé. Mais une tâche peut être aussi de traiter ultérieurement certains mails.

En faisant un clic droit sur le mail à suivre, "assurer un suivi", vous pouvez choisir le délai de traitement souhaité. Vous verrez ensuite que les rappels apparaîtront dans votre barre de tâches en temps voulu.

Mettez de la couleur

A chaque élément (e-mail, contact, tâche, rendez-vous...), vous pouvez attribuer une catégorie, d'un clic droit sur "classer".

Le but ? Voir en clin d'oeil de quoi il s'agit. A chaque catégorie correspond une couleur pour en faciliter la reconnaissance.

Afin que la méthode soit efficace, limitez-vous à quatre ou cinq catégories: commercial, administratif, veille et personnel, par exemple. Bien entendu, toutes vos activités n'entrent pas dans ces quatre catégories. Mais vous aurez déjà fait le filtrage nécessaire pour vous y retrouve facilement, et surtout rapidement.