Répondre à un appel d'offres public : quelles différences avec le secteur privé ?

La dénomination d'appel d'offres est si répandue qu'elle appartient autant au langage courant que professionnel. Pourtant, derrière ce terme vulgarisé, plusieurs réalités se dessinent. En effet, le terme n'a pas le même sens dans le secteur public ou en entreprise.

En entreprise, le terme d'appel d'offres est un terme générique, signifiant mise en concurrence. Dans le secteur public, l'appel d'offres est une procédure spécifique qui se classe dans les procédures dites formalisées, ce qui signifie que les textes (ordonnance du 23 juillet 2015 et décret du 25 mars 2016) précisent les règles à appliquer à chacune des étapes de la procédure.

Des règles différentes tout au long du processus achats

Le lancement de l'appel d'offres

Là se situe une différence fondamentale. Alors que l'acheteur envoie le cahier des charges aux entreprises qu'il a préalablement sourcées et de qui il souhaite une offre, l'acheteur public fait savoir au marché fournisseurs qu'il lance une procédure.

L'acheteur public fait en effet ce que l'on appelle une publicité, c'est-à-dire que l'appel d'offres est déposé sur une plateforme de dématérialisation qui déverse les informations au JOUE (Journal officiel de l'Union européenne) et pour les personnes publiques au BOAMP (Bulletin officiel d'avis à marchés publics) en plus. La publicité est l'acte qui déclenche le début de la procédure achats dans la commande publique.

La gestion de l'appel d'offres

Si des questions sont posées par le fournisseur, l'acheteur privé y répondra certainement ; si des questions sont posées par le fournisseur, l'acheteur public y répondra obligatoirement.

Quant à la date de remise des offres, elle est déterminée dans les deux cas par l'acheteur, avec une particularité pour le secteur public : le Règlement de consultation. Ce document mentionne les règles de la procédure, assurant ainsi l'égalité de traitement entre les fournisseurs et la transparence des procédures (soit deux des trois principes généraux de la commande publique). Le document précise la date et l'heure de remise des offres. En aucune façon, on ne peut les dépasser. L'acheteur privé, quant à lui aura une marge de souplesse plus grande... à condition que les processus achats et sa hiérarchie l'y autorise.

La sélection des offres fournisseurs

Les fournisseurs sont choisis selon des critères. Ces derniers sont libres dans l'appel d'offres privé et surtout peuvent faire l'objet d'évolution tout au long de l'acte d'achats. Au contraire dans l'achat public, les critères ne pourront pas évoluer. Ils sont définis dans le Règlement de consultation et sont statiques. En revanche, l'acheteur garde la liberté de les définir et de les pondérer comme il l'entend. La raison de cette pratique renvoie toujours aux principes généraux de la commande publique, dont l'un est la transparence des procédures.

Une différence notable : le degré de souplesse

Le résultat de l'étude de ces procédures pourrait être " et la souplesse dans tout çà ? ".

Aucune souplesse pour l'appel d'offres public

L'appel d'offres public répond à des impératifs de traiter les fournisseurs de manière équitable et transparente. On annonce ce que l'on fait et on fait ce que l'on a annoncé, mais il n'existe pas, ou très peu de possibilités, de modifier les termes du cahier des charges, et encore moins du Règlement de consultation au fil de la procédure.

Seule la mise au point du marché pourra faire évoluer quelques items, mais très à la marge.

Trop de souplesse pour l'appel d'offres privé ?

L'appel d'offres privé offre, quant à lui, une souplesse permanente au fur et à mesure que les offres se construisent et que la négociation se déroule. Des nouvelles formulations de besoins et contractuelles peuvent apparaître, une évolution sur les critères de jugement des offres peut également s'imposer. Rien ne semble impossible à partir du moment où les règles internes autorisent cette flexibilité .... mais le fournisseur n'est pas informé en amont de la manière dont la consultation se passera. Son talent résidera alors à ne pas subir les soubresauts des achats et des clients internes et à être force de proposition.

L'expert

Véronique Chasse, Responsable Dispositif achats de la FEHAP (Fédération des Etablissements Hospitaliers et d''Aide à la Personne) et Directrice du MBA Responsable commercial de l'institut Léonard de Vinci.

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