Remercier un client après un rendez-vous d'affaires

Que les choses soient claires : rien ne vous oblige à envoyer un mail pour remercier un client ou prospect après un rendez-vous. Cela dépend de la teneur de la rencontre et des rapports que vous entretenez avec votre interlocuteur. Remercier pour remercier ? Inutile... Si vous écrivez à quelqu'un, c'est bien que vous avez autre chose à lui dire. En plus d'être remercié, votre client, lui, attend du contenu, des informations pratiques, en un mot : une véritable valeur ajoutée. L'idée est de ne pas le décevoir, de tenir les promesses échangées lors de l'entretien, de montrer votre professionnalisme tout en facilitant l'installation de la relation dans le temps.

1. Trouver la bonne accroche

Les premiers mots dépendent de la nature des relations que vous avez avec votre interlocuteur. " Monsieur " voire " Cher Monsieur " est un minimum : pour un prospect, du moins, il est difficile d'envisager autre chose. En revanche, vous pouvez commencer par " Bonjour " voire " Bonjour Philippe " avec des personnes que vous connaissez davantage. L'idée est de personnaliser au maximum le message tout en restant dans un niveau de proximité cohérent avec celui que vous adoptez lors d'un face-à-face avec la personne.

2. Construire son message

Le mail de remerciement se construit en trois étapes :

- les remerciements à proprement parler. Mais... savez-vous pourquoi remercier votre client ? Du temps qu'il vous a consacré ? Inutile, vous étiez dans une démarche donnant-donnant ; au fond, il avait lui aussi un intérêt à ce que cet entretien ait lieu. Remerciez-le plutôt pour la qualité des échanges que vous avez eus, pour les informations qu'il vous a transmises lors de l'entretien, ou pour tout autre élément qualitatif et créateur de valeur.

- le bilan de la réunion. Ce mail n'est en aucun cas un compte rendu exhaustif du rendez-vous. Pour cela, misez plutôt -le cas échéant- sur un document word (incluant ordre du jour, compte rendu, participants...) en pièce jointe. L'idée est plutôt de rappeler deux à trois informations importantes que vous avez échangées, idéalement sous la forme d'une liste, plus digeste qu'un ensemble de phrases apposées. C'est aussi le moment de joindre un lien d'accès vers les informations complémentaires que vous avez promises lors de l'entretien, ou de nouveaux éléments. Pensez toujours " contenu ", " valeur ajoutée ".

- la troisième phase du message permet de se projeter dans l'avenir en récapitulant la nature des documents que vous vous êtes promis d'échanger ou encore en rappelant la date prévue pour le prochain rendez-vous. Pour établir un contact durable, n'hésitez pas à adopter des formules de type " je reste à votre disposition " ou à rappeler dans le corps du mail votre numéro de portable pour montrer votre disponibilité.

3. Insérer des liens

Votre message doit comporter des liens. Il serait dommage en effet de ne pas profiter de l'interactivité offerte par ce canal de contact. En la matière, vous avez le choix : liens vers une documentation complémentaire, mais aussi une démonstration produit, un article de presse qui en fait la promotion... Toutefois, attention : trop de liens tue le lien. Inutile en effet de les multiplier au risque d'être contre-productif. Deux (bien choisis) suffisent.

4. Savoir conclure

Préférez des formules de type " à très bientôt ", " dans l'attente de votre retour ", plus impliquantes qu'un simple " cordialement ". Si c'est une personne que vous connaissez très bien, vous pouvez par ailleurs lui souhaiter une bonne soirée, un bon week-end pour replacer le message dans un contexte.

5. Optimiser sa signature

Rien de plus agaçant que les personnes qui signent avec un nom et un prénom, sans donner leurs coordonnées : cela oblige à faire des recherches complémentaires lorsque l'on souhaite les contacter. Pour plus d'efficacité, n'oubliez pas, au niveau de votre signature, de proposer, outre vos coordonnées complètes, des liens vers vos profils sur les réseaux sociaux. Cela multiplie les possibilités de contact tout en donnant des informations complémentaires au destinataire de votre message. Pensez aussi à la vCard qui a le mérite de s'incrémenter facilement avec le carnet d'adresses de votre interlocuteur. Cette astuce facilitera la suite des échanges entre vous.

6. Bien choisir le moment de l'envoi

L'idéal est d'envoyer ce message dans les 24 heures, l'après-midi ou même le lendemain matin de l'entretien. Aucune urgence : au contraire, évitez les envois depuis vos terminaux mobiles alors que vous êtes à peine rentré ! Après un jour ouvré, cela risque de surprendre votre interlocuteur et de vous faire perdre du crédit à ses yeux. Si le proverbe dit " mieux vaut tard que jamais ", ici ce n'est pas tout à fait le cas...

L'Expert

Ludovic Nodier est président fondateur de Viséo Conseil,
cabinet de conseil en stratégie de relation client.

Il est également le créateur de l'Election du Service client de l'année.

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