S'organiser en war room pour remporter les gros deals

Publié par Aude David le 4 déc. 2017 | Mis à jour le 6 déc. 2017 à 16:57

Lors d'une vente complexe, l'union fait la force. C'est pour cela que la société Perfluence suggère aux gestionnaires de comptes stratégiques d'organiser régulièrement des war rooms pour agir plus rapidement et plus efficacement.

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La gestion de comptes stratégiques implique une relation de long terme, avec de nombreux interlocuteurs et une coordination entre plusieurs personnes du côté de la vente. Comment faire face efficacement à ces situations complexes ? Lors d'une conférence, l'entreprise Perfluence a suggéré de mettre en place une war room. Le principe ? Une équipe chargée du suivi d'un compte ou d'un contrat se réunit régulièrement pour mettre en commun les informations obtenues par chacun et les avancées de l'affaire, selon un procédé semblable à une revue d'affaires. Ils peuvent s'appuyer sur un organigramme de l'entreprise cible, qui permet de visualiser l'éco-système du client : les décisionnaires, les liens entre ceux-ci, la façon dont les membres de la war room sont en contact avec eux. Selon Thibaud Debaecker, vice-président de la société Perfluence, cela permet d'amplifier des signaux faibles : "Deux signaux faibles, cela fait un signal fort. Si deux personnes détectent chacune un signal faible, cela peut signifier qu'il y a une opportunité à saisir". Cela permet aussi de confronter plusieurs points de vue sur une affaire, de les argumenter et de passer d'une impression subjective à un fait objectif.

Rassembler les responsables grands comptes, les équipes techniques, les ingénieurs produits...

Comment s'y prendre ? Le succès repose sur notamment sur la composition de l'équipe. "Il ne faut pas hésiter à impliquer des personnes de niveau très différent dans la hiérarchie et issus de plusieurs départements, assure Thibaud Debaecker, car il est probable que chacun a une information pertinente à son échelle". Ainsi, une war room ne doit pas rassembler que les responsables grands comptes, mais aussi les équipes techniques, les ingénieurs produits... Tous ceux qui peuvent avoir un rôle à jouer et des contacts. Pour que cela soit efficace, il faut cependant limiter le nombre de personnes, idéalement à six ou huit.

Mieux vaut dix minutes de réunion toutes les semaines qu'une heure par mois

"Ne pas trop préparer les réunions". Cela peut paraitre surprenant, mais pour le directeur marketing de Perfluence, le mode war-room permet d'interagir réellement durant la séance. Chaque membre doit simplement venir en sachant quelles informations il a obtenues et quelles actions il a menées. La réunion permet de suivre les actions, visualiser les évolutions et adapter la stratégie. En revanche, un suivi régulier est indispensable. "Ce qui est important, c'est le rythme. Mieux vaut dix minutes de réunion toutes les semaines qu'une heure par mois".

Une affaire réglée en un coup de fil

Afin de bien visualiser les relations et les jeux de pouvoir, une cartographie d'influence peut être faite en interne, de façon artisanale ou en recourant à des outils de mind mapping. La plupart des agences d'intelligence économique proposent également d'en établir. Perfluence, quant à elle, commercialise Powerscope, un logiciel qui permet de réaliser des cartographies dynamiques et que l'on peut mettre à jour en temps réel. Thibaud Debaecker insiste les autres points à prendre en compte pour un tel logiciel : être collaboratif ; stocker les informations en mode Saas et non sur les fichiers, car sinon il y a risque de divergence de l'information (tout le monde n'aura pas la même version) ; être responsive, pour travailler sur n'importe quel terminal ; pouvoir afficher l'historique de tous les changements.

Interface de Powerscope : on peut voir les différents collaborateurs impliqués dans l'achat chez le client, leur poste, les liens hiérarchiques entre ces postes (flèches grises), les liens de confiance (flèches de couleur), le niveau d'adhésion à la solution que l'on cherche à vendre (cercles de couleur).

Enfin, pour que les outils soient efficaces, il faut s'assurer que tous les collaborateurs partagent une même méthodologie et un même langage : l'information doit être partagée de la même façon, et les codes de représentation sur le logiciel doivent être compris de la même façon par tous.