Méthodologie

La boîte à outils de L'Efficacité professionnelle
Chapitre I : Sortir la tête de l'eau

Fiche 04 : La boucle systémique face à la surcharge chronique

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  • Publié le 28 nov. 2017
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La boîte à outils de L'Efficacité professionnelle

6 chapitres / 71 fiches

Changer soi-même de comportement pour agir sur l'environnement

En résumé

La surcharge chronique est une surcharge de travail qui nous suit partout, quel que soit notre environnement. Nous changeons de job et les mêmes schémas se répètent.

La boucle systémique (ou boucle de rétroaction) explique très bien ce phénomène : ce sont nos comportements qui induisent les réactions de notre entourage et non l'inverse, même si nous n'en avons pas conscience.

Bonne nouvelle, nous pouvons inverser le mouvement en utilisant cette boucle de rétroaction à notre profit : en changeant radicalement de comportement, nous changeons la réaction des personnes qui nous entourent.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Prendre conscience de la manière dont nous entretenons nous-mêmes notre surcharge d'activité nous donne le pouvoir de nous en affranchir.

Contexte

La surcharge chronique nous suit même lorsque nous changeons de job. C'est un signe que nous détenons la solution au problème.

Comment l'utiliser ?

Étapes

  • Repérez ce qui vous met en surcharge chronique quel que soit votre job.

    • Les sollicitations des collègues ?
    • Votre expertise très - trop - recherchée ?
    • Les nouvelles missions qui s'accumulent ?
    • Les contrôles incessants qu'il faut faire pour que le travail soit bien fait ?
    • Le fait que tout repose sur vos épaules ?
    • L'accumulation démesurée des mails ?
    • Les retards des autres qui vous mettent toujours en situation d'urgence ?
    • Les imprévus qui s'accumulent sur vous comme la foudre sur le paratonnerre ?
  • Identifiez ce qui chez vous entretient ou renforce les causes de surcharge.

    • Vous acceptez toujours de rendre service.
    • Vous aidez vos collègues moins compétents mais ne prenez pas le temps de leur expliquer pour les rendre autonomes.
    • Vous acceptez avec passion de nouvelles missions sans renoncer aux anciennes.
    • Vous aimez le travail parfaitement bien fait et contrôlez tellement vos collaborateurs qu'ils " relâchent " leur attention, sachant que vous ferez les corrections nécessaires.
    • Vous avez du mal à déléguer.
    • Vous répondez à vos mails en temps réel, alimentant la surenchère de réponses.
    • Vous faites tout pour dépanner vos collègues en retard, qui anticipent de moins en moins.
    • Vous courez tellement après les urgences que vous n'avez plus le temps d'anticiper ni de traiter en profondeur les causes d'imprévus.
  • Effectuez un virage à 180 degrés

    • Refusez poliment de rendre service (outil 10).
    • Transmettez votre expertise en expliquant que vous souhaitez rendre autonome.
    • Négociez une révision des priorités lorsque les missions s'accumulent. Sachez renoncer.
    • Cessez de contrôler, quitte à dégrader ponctuellement la qualité. Privilégiez l'autocontrôle ou le contrôle entre pairs.
    • Déléguez systématiquement (outil 18).
    • Coupez votre messagerie plusieurs fois par jour (outil 12), ne répondez plus à tout.
    • Demandez à vos collègues d'anticiper sous peine de ne pas pouvoir être servis.
    • Sacrifiez quelques imprévus au profit du traitement pérenne des plus importants.

Méthodologie et conseils

  • Pour prendre du recul face à ce que vos diablotins (outil 2) prennent pour une " fatalité ", comparez vos résultats avec ceux de vos pairs : le travail supplémentaire est-il justifié ?
  • Ne fuyez pas votre surcharge chronique en changeant de job. Changez vos comportements là où vous maîtrisez les enjeux.
  • Acceptez de " sacrifier " quelques situations pour affirmer vos nouvelles pratiques. ¦

" La folie, c'est de faire toujours la même chose et de s'attendre à un résultat différent. " Albert Einstein

Avantages

  • Ces nouveaux comportements acquis, nous les emportons avec nous où que nous allions.

Précautions à prendre

  • Ne prenez pas au dépourvu vos interlocuteurs. Prévenez-les et accordez-leur " une dernière fois ".

Pascale Bélorgey