Méthodologie

La boîte à outils de L'Efficacité professionnelle
Chapitre III : Travailler efficacement ensemble

Fiche 01 : Les niveaux de synergie

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  • Publié le 28 nov. 2017
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La boîte à outils de L'Efficacité professionnelle

6 chapitres / 71 fiches

Adapter ses propositions au niveau de synergie

En résumé

Le processus de développement de la synergie d'équipe a d'abord été formalisé dans le cadre de coaching d'équipes conduites par des leaders. Cependant, à l'occasion de nos multiples relations de travail, il appartient à chacun d'entre nous de proposer des règles, de clarifier les objectifs, de suggérer des modes de fonctionnement ou des méthodes pour être plus efficaces ensemble.

Les niveaux de synergie sont des points de repère pour faire des propositions adéquates dans le but d'améliorer l'efficacité collective.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Cet outil diagnostic nous permet d'adapter nos propositions pour améliorer l'efficacité collective.

Contexte

Il s'applique aussi bien à une équipe constituée (service, projet) qu'aux relations transversales.

Comment l'utiliser ?

Étapes

  • Observez les dysfonctionnements pour mesurer le niveau de synergie

    • Niveau -1 : chacun pour soi ! L'information ne circule pas, il faut relancer pour obtenir le travail, personne n'est tenu informé de la suite donnée à ce qu'il a livré. Les critiques sont larvées, les personnes en charge court-circuitées au gré des affinités personnelles.
    • Niveau 0 : les incidents sont fréquents : travail en doublon, non conforme, manques. En cas de problème, chacun rejette la faute sur les autres et personne n'agit. Des mails sont envoyés tous azimuts par sécurité ou pour se décharger, mais personne ne vérifie s'ils sont lus ou traités.
    • Niveau 1 : des tensions surgissent en cas de divergence d'intérêts. Chacun est seul devant ses difficultés, la solidarité n'est pas installée. Il n'y a pas de méthode commune pour travailler ensemble efficacement.
    • Niveau 2 : tout ce qui peut remettre en question les processus qui fonctionnent est mal vu. Il s'ensuit une rigidité face au changement et parfois de la méfiance vis-à-vis des autres entités.
    • Niveau 3 : pas de dysfonctionnement notable à ce stade tant que l'environnement n'est pas profondément bouleversé.
  • Donnez-vous un objectif adapté pour passer au niveau de synergie supérieur

    • De -1 à 0 : le respect mutuel par le respect des engagements, la communication et la reconnaissance du travail de chacun.
    • De 0 à 1 : la cohésion autour d'un but commun assorti d'une répartition claire des tâches pour chacun.
    • De 1 à 2 : l'efficacité collective grâce à des méthodes de travail qui permettent de gagner du temps et de résoudre ensemble les difficultés.
    • De 2 à 3 : la flexibilité pour aborder ensemble avec agilité les changements.
  • Utilisez les outils adaptés à chaque objectif.

    • Pour obtenir le respect mutuel : les engagements mutuels (outil 30), le feedback constructif (outil 31).
    • Pour cimenter la cohésion : le but commun (outil 32), la proposition d'arbitrage (outil 33), les mails efficaces (outil 34).
    • Pour doper l'efficacité collective : la proposition de nouveau fonctionnement (outil 35), la négociation gagnant/gagnant (outil 36), les méthodes de résolution de problème (outil 38), la réunion productive (outil 37).
    • Pour développer la flexibilité : l'esprit pionnier face aux changements (outil 43).

Méthodologie et conseils

  • Attendez que les comportements d'un niveau de synergie soient ancrés dans les habitudes avant de passer au suivant.
  • La démarche est identique si vous voulez améliorer vos relations de travail avec une personne en particulier. ¦

Avantages

  • Nos actions sont ciblées sur un objectif atteignable.

Précautions à prendre

  • Ne cherchez pas à sauter d'étape. Par exemple, si vous proposez des méthodes de travail lorsque le respect n'est pas installé, vous risquez le rejet.

Comment être plus efficace ?

Les réunions sont le lieu idéal pour développer la synergie d'équipe. Sans parler de coopération, il s'agit d'en expérimenter un ou deux aspects particuliers en fonction du niveau de synergie à atteindre. Ceci sans modifier le contenu opérationnel de la réunion, mais en changeant le processus de travail. Car en changeant la nature des relations en réunion, peu à peu, les comportements changent sur le terrain.

La gestion du processus en tant que tel ne prend pas plus de 20 minutes sur le temps de chaque réunion. Un temps largement récompensé par l'efficacité collective qui se met en place.

Impulser une nouvelle dynamique

Quel que soit le niveau de synergie à atteindre, il y a toujours une première réunion qui permet d'exprimenter pour la première fois ensemble les fonctionnements de ce niveau.

Au début de cette réunion, après avoir énoncé les objectifs opérationnels, l'animateur propose au groupe de nouvelles modalités de fonctionnement pour le travail à réaliser pendant la réunion (voir les exemples ci-contre). Il ne fait pas référence aux dysfonctionnements constatés sur le terrain. Il propose simplement de tester de nouvelles manières de faire.

Au cours de la réunion, l'animateur est le garant du respect de la règle énoncée et de la méthode de travail proposée. Il n'intervient pas, ou peu, sur le fond. Ses interventions sont plus directives pour les deux premiers niveaux de synergie que pour les deux suivants.

En fin de réunion, il débriefe cette expérience avec le groupe, en le laissant s'exprimer pour favoriser sa prise de conscience : " Si on regarde la façon dont nous avons fonctionné lors de cette réunion, que s'est-il passé ? Quel est le bénéfice ?  " Il valorise les échanges constructifs de la réunion, les résultats obtenus. Puis il propose de transposer sur le terrain ces nouvelles façons de travailler ensemble : " Comment intégrer ces fonctionnements dans l'activité quotidienne ? Dans quelles situations ? "

Ancrer les nouveaux comportements

Au début de chacune des réunions suivantes, l'animateur orchestre un retour d'expérience sur les nouveaux comportements mis en place : bénéfices, difficultés rencontrées, ce qui pourrait être fait différemment pour que cela fonctionne mieux.

Puis il anime la réunion en intégrant les idées issues du débriefe.

Plusieurs réunions sont nécessaires pour consolider ces nouvelles pratiques.

Lorsque les réflexes sont acquis, une réunion bilan permet de constater les progrès de façon formelle et de valoriser l'efficacité du fonctionnement de l'équipe.

L'animateur peut alors proposer, lors de la réunion suivante, les règles et méthodes du niveau de synergie supérieur.

Agir en tant que participant

Si vous êtes manager ou chef de projet, vous avez toute latitude pour animer vos réunions. Si vous êtes participant, vous pouvez néanmoins appliquer vous-même les règles liées à chaque niveau et proposer à l'animateur ou au groupe de tester les méthodes suggérées ici.

" Il n'y a qu'une façon d'apprendre, c'est par l'action. " Paulo Coelho

4 modèles de réunions pour développer la synergie

Pascale Bélorgey