Méthodologie

La boîte à outils de L'Efficacité professionnelle
Chapitre III : Travailler efficacement ensemble

Fiche 08 : Les e-mails efficaces

  • Retrouvez 13 fiches outils dans ce chapitre
  • Publié le 28 nov. 2017
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La boîte à outils de L'Efficacité professionnelle

6 chapitres / 71 fiches

Faciliter le travail du lecteur saturé de mails

En résumé

Comme nous, nos destinataires reçoivent chaque jour des dizaines d'e-mails.

Qu'ils utilisent la méthode CAP (outil 12) ou non, ils ont besoin de données précises pour gérer leurs priorités et traiter leurs mails sans perdre de temps.

Les e-mails efficaces facilitent la gestion des priorités du destinataire, grâce à un objet précis. Ils contribuent à diminuer le nombre de mails en circulation parce que les destinataires ou personnes en copie sont ciblés. Ils augmentent les chances que nos mails soient traités parce qu'ils vont à l'essentiel.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

L'objectif est double : augmenter les chances que nos mails soient traités ; réduire le nombre de mails qui saturent nos boîtes aux lettres.

Contexte

Ces recommandations s'appliquent à tous les e-mails professionnels.

Comment l'utiliser ?

Étapes

  • Destinataires : soyez sélectif.

    • Destinataires principaux : les personnes directement concernées pour action.
    • En copie : celles qui ont besoin d'être tenues informées (dites pourquoi dans le mail).
    • Avant de " répondre à tous ", vérifiez que la liste des destinataires est pertinente.
  • Objet : soyez précis et concis.

    • Utilisez un " titre plein " qui révèle le contenu du mail. Remplacez " Réunion " par " Réunion pour résoudre tel problème ".
    • Sur un smartphone, seuls les 5 ou 6 premiers mots sont lisibles : faites court et commencez par l'information importante.
  • Début du mail : donnez envie de lire.

    • Un bonjour personnalisé : a minima le prénom ou le nom pour un interlocuteur unique. Un ton adapté à la personne ou au groupe : professionnel ou familier ; ludique, chaleureux ou neutre.
    • Expliquez dès la 1re ligne en quoi vos destinataires sont concernés par votre mail : " vous m'avez fait par de... " ; " vous connaissez bien.... "
    • Exception : les fils de discussion échangés dans un laps de temps court.
  • Corps du mail : allez à l'essentiel.

    • Présentez les faits de manière synthétique en 4 ou 5 lignes maximum.
    • Soyez clair sur ce que vous attendez de vos lecteurs : quelles actions et pour quand précisément.
    • Donnez les informations utiles pour faciliter leur travail : liens Inter- ou Intranet, documents attachés, précisions. Mettez en gras/couleur celles qu'ils auront besoin de retrouver en un coup d'oeil quand ils traiteront le mail (date, adresse, lien, etc.).
    • Faites des phrases courtes : sujet, verbe complément.
  • Fin du mail : soyez conclusif et convivial.

    • Résumez en une ligne ce que vous attendez de vos destinataires. Exemple : " J'attends ces éléments avant de rappeler le client ".
    • Personnalisez la prise de congé. Mettez-y du coeur et non des formules toutes faites : " bon week-end ", " à lundi prochain ", etc.

Méthodologie et conseils

  • Abordez un seul sujet par mail. Une demande supplémentaire sans rapport avec l'objet risquerait de ne pas être traitée.
  • Révisez les destinataires ou l'objet lorsque vous poursuivez un fil de discussion.
  • N'abusez pas du signal " important ". Vous ne seriez plus crédible.
  • Évitez les fichiers attachés lourds qui peuvent bloquer la messagerie de vos destinataires. Utilisez des espaces partagés d'entreprise ou accessibles via Internet.
  • Aérez votre texte. Sautez une ligne à chaque étape de votre mail.
  • Indiquez votre numéro de téléphone dans votre signature automatique. ¦

" L'air, dès le point du jour, est rempli d'innombrables images auxquelles l'oeil sert d'aimant. " Léonard de Vinci

Avantages

  • Les destinataires gagnent du temps et les expéditeurs sont mieux servis.

Précautions à prendre

  • Ne traitez pas les conflits par mail. Si la tension monte, proposez (par mail) un rendez-vous ou un entretien téléphonique.

Pascale Bélorgey