Méthodologie

La boîte à outils de L'Efficacité professionnelle
Chapitre IV : Développer sa valeur ajoutée

Fiche 07 : La démarche lean

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  • Publié le 28 nov. 2017
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La boîte à outils de L'Efficacité professionnelle

6 chapitres / 71 fiches

Faire la chasse au gaspillage sous toutes ses formes

En résumé

Née dans le milieu de la production automobile, la démarche lean (du terme anglais " maigre " ou " sans gras "), a pour but d'éliminer le gaspillage sous toutes ses formes. Celles-ci sont regroupées en 7 catégories : surproduction, attentes, transports, étapes inutiles, stocks, mouvements inutiles, corrections ou retouches.

La productivité peut ensuite être améliorée à l'aide d'actions de suppression, de rationalisation ou de mise en commun, en agissant directement sur la source du gaspillage ou en adaptant les modes de travail.

Le succès de la démarche lean tient dans la régularité de son application.

https://goo.gl/TQvpRh

Découvrez le témoignage vidéo

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

La démarche lean est une forme d'amélioration continue (outil 45) centrée sur l'élimination de toute forme de gaspillage, pour améliorer la performance et optimiser la valeur ajoutée.

Contexte

Elle s'adapte à toute activité, aussi bien à l'échelle d'une entité que d'un individu.

Comment l'utiliser ?

Étapes

  • Identifiez les sources de gaspillage.

    • Surproduction : perfectionnisme, sur-qualité, information pléthorique, etc.
    • Attentes : demandes non anticipées, processus non optimisés, temps morts, goulets d'étranglement.
    • Transports : trajets inutiles, déplacements non optimisés, temps stérile dans les transports.
    • Étapes inutiles : tâches sans valeur ajoutée, contrôles superflus, dérangements répétitifs pour le même type d'information.
    • Stocks : piles de dossiers, mails archivés en surnombre, anciens fichiers, matériel ou fournitures inutilisés, cartons du dernier déménagement non déballés, etc.
    • Mouvements inutiles : poste de travail non ergonomique et fatiguant, petits déplacements multiples, trop de clics pour des informations souvent consultées.
    • Corrections ou retouches : tout ce qui n'est pas " bien fait du premier coup ", erreurs, procédures ou informations erronées, etc.
  • Supprimez l'inutile et l'obsolète.

    • Jetez les vieux stocks, recyclez les vieux papiers, supprimez les vieux fichiers et versions de travail de votre ordinateur.
    • Chassez les anomalies qui créent des erreurs, éliminez les informations ou procédures obsolètes, les modèles de l'ancienne charte.
    • Éliminez les tâches inutiles, revoyez les procédures, simplifiez le travail.
    • Évitez les déplacements si le sujet peut être traité en téléconférence, réduisez vos trajets grâce au télétravail occasionnel (outil 25).
    • Dites halte au perfectionnisme ! Accordez votre temps selon la valeur produite.
    • Renoncez à répondre à tous les mails ou toutes les sollicitations.
  • Rationnalisez votre espace de travail

    • Rangez vos dossiers physiques selon leur fréquence d'utilisation : les plus utiles près de vous.
    • Ne laissez sur votre bureau que les dossiers du moment.
    • Créez des raccourcis pour rendre vos dossiers en cours accessibles en un clic.
  • Partagez ce qui est utile à d'autres

    • Rendez accessibles les informations qu'on vous demande fréquemment (procédures, tarifs, indicateurs, dossiers, contacts, etc.).
    • Créez des espaces partagés pour les dossiers communs : vous éviterez des échanges de mails pléthoriques : le fichier à jour est sur le Sharepoint/la Dropbox ou autre !

Méthodologie et conseils

  • Agissez avec régularité pour désencombrer. Instaurez des rituels par jour ou par semaine. Faites le ménage systématiquement à la fin de chaque projet ou à chaque nouvelle mise à jour.
  • Réfléchissez lean avant d'agir : l'action vaut-elle la peine ? Sous quelle forme épurée ? ¦

" La simplicité est la sophistication suprême. " Léonard de Vinci

Avantages

  • Les processus sont plus fluides, l'esprit plus clair. Que de temps gagné au quotidien !

Précautions à prendre

  • Avant de supprimer, vérifiez si ce que vous jetez ne sert pas à un autre que vous.

Pascale Bélorgey