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Méthodologie

La boîte à outils de l'Organisation
Chapitre III : Les rôles et missions

Fiche 02 : Définir les activités des acteurs

  • Retrouvez 5 fiches outils dans ce chapitre
  • Publié le 11 déc. 2017
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La boîte à outils de l'Organisation

9 chapitres / 63 fiches

Identification des activités des acteurs

En résumé

Après la définition des missions d'une fonction, il faut déterminer les différentes activités qu'elle conduit pour remplir ces missions. Chaque fonction se trouve confrontée à des contraintes qui peuvent baisser sa performance.

Ces activités et missions sont possibles si cette fonction a certaines responsabilités. Il faut les définir.

Une fonction ne travaille pas seule dans son coin. Il faut connaître les liens qu'elle a dans ses activités. On décrit les différentes compétences nécessaires à cette fonction.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Il est indispensable pour chaque acteur de l'entreprise de savoir en quoi consiste sa fonction. Les missions sont un premier niveau de connaissance, mais il faut aller dans le détail des activités à mener. Cela nous permet de voir les niveaux de responsabilité associés. Les compétences requises sont un levier pour la performance dans le cadre des missions.

Contexte

Des patrons d'entreprise définissent les choses par le flou. C'est une façon de faire qui leur laisse des libertés quant à l'appréciation du travail de chacun. C'est une situation très inconfortable pour les salariés car il demeure des zones de doutes et donc d'inquiétude. Utiliser cet outil pour les managers concourt au bon pilotage de leurs activités et celles de leurs équipes.

Comment l'utiliser ?

Étapes

  • Les activités. On prend chaque mission en commençant par la principale. Pour chacune d'entre elles, on liste les différentes activités à mener pour la remplir. Les activités sont énumérées en un verbe et un complément. Cela représente ce que fait concrètement la personne. Par exemple, pour un commercial :

    • contacter les clients ;
    • prendre des rendez-vous ;
    • faire la promotion des articles ;
    • négocier ;
    • faire une offre commerciale ;
    • vendre, clôturer la vente.
  • Les contraintes. On définit les contraintes d'une fonction par ses astreintes, ses risques, ce qui est pénible à réaliser (ex : contraintes de temps, de surcharge de travail pour une période donnée).
  • L'autonomie et les responsabilités. On observe plusieurs niveaux possibles :

    • décide seul et en informe ou non sa hiérarchie ;
    • décide après avoir informé sa hiérarchie de la décision prise ;
    • soumet sa décision à l'aval de sa hiérarchie ;
    • réalise les consignes de sa hiérarchie.
  • Les interactions. On étudie les grands types d'interlocuteurs en interne et en externe avec lesquels la personne est principalement et régulièrement en relation : la transmission d'information, la communication, la coopération, une relation de conseil, etc.

    On peut ainsi préciser les coopérations et coordinations à développer avec d'autres fonctions pour mieux fonctionner.

  • Les compétences.

    • Le savoir : c'est l'ensemble des connaissances théoriques et pratiques (par exemple, l'ingénierie informatique).
    • Le savoir-faire : c'est la mise en oeuvre d'une pratique qui nécessite une certaine habilité (par exemple, la maintenance de certaines applications informatiques).
    • Le savoir être : ce sont des attitudes et comportements attendus dans le cadre des activités (par exemple, l'écoute et l'apport de conseil).

Méthodologie et conseils

Passer des missions aux activités, aux contraintes, à l'autonomie puis aux interactions suivies des compétences, comme décrit dans cet outil.

Avantages

  • Clarifie ce que font les uns et les autres, et les compétences associées.

Précautions à prendre

  • Bon outil de communication, si l'on est précis dans la définition des activités.
  • Les partager, pour une meilleure coordination entre managers et employés.

Benoît Pommeret

Julien van der Feer,<br/>rédacteur en chef Julien van der Feer,
rédacteur en chef

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