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Méthodologie

La boîte à outils de l'Organisation
Chapitre II : Le diagnostic d'une organisation

Fiche 09 : La matrice mission/activités

  • Retrouvez 11 fiches outils dans ce chapitre
  • Publié le 11 déc. 2017
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La boîte à outils de l'Organisation

9 chapitres / 63 fiches

Décrire les activités contribuant à une mission

En résumé

La matrice mission / activités comprend fiche par mission d'un service ou d'une direction. Chaque fiche détaille les différentes activités qui participent à la mission. On peut, dans certains cas, descendre au niveau des tâches. Ainsi, on peut être amené à clarifier certaines activités ou ensemble de tâches. C'est aussi un outil de partage pour que chacun ait une bonne connaissance de ce que font les autres dans la direction ou le service.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Cet outil donne une vision complète du détail des activités contribuant à la réalisation des missions des entités de l'entreprise. Il s'appuie sur l'organisation existante et les missions attribuées aux Directions ou services de l'entreprise. Quand on parle de mission, il s'agit de finalité de la direction ou du service ce qui finalement est sa raison d'être. Le but est d'avoir la vision globale des activités ou tâches de chaque entité de l'entreprise en rapport avec ses missions et de vérifier s'il y a une cohérence entre elles.

Contexte

Pour définir une stratégie d'entreprise, il faut s'assurer que l'organisation en place est faite pour y répondre : c'est un tout. L'organisation de l'entreprise étant au service de sa stratégie, elle doit être en cohérence avec elle. Cet outil vient aider les managers à s'en assurer.

Comment l'utiliser ?

Étapes

Il faut avoir utilisé l'outil 16 du dossier 2 (matrice service/missions) avant de mettre en oeuvre celui-ci.

Il y a une suite logique des actions à mener dans cette analyse.

Ensuite, on travaille mission par mission et on se pose la question des activités réalisées qui contribuent à la réalisation d'une mission. Quelles sont les activités de cette direction ou de ce service en rapport avec cette mission ? On liste ainsi les différentes activités par mission. Ces activités ou tâches sont énumérées verbalement sous la forme d'une phrase avec verbe et compléments.

Par exemple, pour la mission d'une direction des ressources humaines : recruter de nouveaux employés avec le profil adapté par rapport au poste concerné, on trouvera les activités suivantes :

  • collecter le besoin auprès du responsable concerné ;
  • qualifier la fiche de fonction pour ce recrutement ;
  • faire une annonce interne ;
  • faire une annonce externe via un cabinet de recrutement ;
  • recueillir les candidatures ;
  • analyser les candidatures et faire un premier tri avec le responsable ;
  • convoquer les candidats retenus ;
  • recevoir les candidats et les faire recevoir par le responsable ;
  • faire la sélection définitive ;
  • proposer un contrat au candidat retenu.

Ensuite, en fonction des différentes activités ou tâches qui sont données aux services ou directions, une analyse des compétences requises pour les mener par les différentes fonctions peut être réalisée. Cela peut conduire avec l'aide de la matrice de polyvalence (cf.outil 14dossier 2) à un nouveau plan de formation.

Méthodologie et conseils

On travaille sur l'ensemble des activités d'une direction ou service. On fait un lien avec les missions qui ont été listées. Si on se retrouve avec des activités ou tâches qui ne sont pas en lien avec une mission. Il faut se poser la question de l'exhaustivité des missions ou de savoir si ces activités ou tâches sont bien du ressort de ce service ou de cette direction.

Avantages

  • Une déclinaison claire des activités d'un service (ou d'une direction) pour réaliser ses missions.
  • Outil de communication permettant de clarifier les activités des services ou directions vis-à-vis de leurs collaborateurs.

Précautions à prendre

  • Travail à faire avec le responsable du service ou de la direction pour une validation de sa part de l'existant.

Benoît Pommeret

Julien van der Feer,<br/>rédacteur en chef Julien van der Feer,
rédacteur en chef

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