Recherche
Se connecter
Méthodologie

La boîte à outils de l'Intelligence collective
Chapitre VI : Développer des manières de travailler collaboratives

Fiche 05 : Les plateformes collaboratives en entreprise

  • Retrouvez 8 fiches outils dans ce chapitre
  • Publié le 30 nov. 2017
©

La boîte à outils de l'Intelligence collective

7 chapitres / 65 fiches

Les principaux outils de travail collaboratif



En résumé

Les plateformes de travail collaboratives centralisent, sous la forme d'un site interne ou externe, tous les outils nécessaires à la communication, à la coordination des tâches, au partage du travail et des ressources. Elles constituent ainsi un " bureau virtuel ".

En effet, l'organisation des activités collaboratives dans une entreprise est complexe et présente des contraintes dans les temps d'interaction, les absences, la synchronisation des disponibilités, la répartition des tâches. Via cet espace de travail en ligne, les acteurs concernés pourront travailler, collaborer et apprécier l'avancement des travaux dans leur globalité.


Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

  • Offrir des outils dématérialisés de travail collaboratif proposant un panel de services.
  • Améliorer la communication et la productivité entre les réunions physiques et faciliter le processus de validation et de décision.
  • Constituer une base de connaissances de références de l'historique des activités et des actions en cours permettant notamment l'intégration aisée et rapide de nouveaux participants.
  • Développer la responsabilité réciproque des membres du groupe de travail ainsi que la notion de copilotage.

Contexte

Les plateformes collaboratives peuvent être utilisées dans différents contextes : pour piloter un projet, pour soutenir une démarche d'innovation, pour créer des synergies entre entreprises dans un secteur donné, pour accompagner la mise en oeuvre de nouvelles méthodes de travail (télétravail, nomadisme), etc.

Dans les plateformes collaboratives, nous pouvons trouver différents types d'outils : agenda partagé, blog collaboratif, wiki, gestionnaire de tâches, tableau de bord, messagerie instantanée, gestionnaire de documents, outils d'écriture collaborative, outils de sondage, listes de diffusion, forums.

Comment l'utiliser ?

Étapes

  • Modéliser les pratiques existantes de travail collectif, les analyser, puis les faire évoluer afin de les adapter à un travail collaboratif dématérialisé. Cela donne l'opportunité de repenser le travail de groupe dans sa globalité.
  • Choisir une solution ou un outil de travail collaboratif doit se faire sur la base de ces nouvelles modalités de travail collaboratif.
  • Définir une sorte de nouveau contrat collaboratif déterminant les droits et devoirs relationnels et les comportements attendus de chacun des membres.
  • Penser à la formation ou à l'accompagnement individuel réalisé par un membre de l'équipe.

Méthodologie et conseils

L'usage d'une plateforme de travail collaboratif nécessite un minimum de compétences informatiques et, pour certains membres, des compétences d'administration. Ces compétences informatiques sont néanmoins secondaires car ce sont surtout les capacités collaboratives et l'ouverture des membres qui contribueront au succès. Ces plateformes peuvent être des logiciels sous licence libre ou payante.

Avantages

  • Une fonctionnalité intéressante d'une plateforme collaborative est le " tableau de bord " qui permet à toute l'équipe d'avoir en un coup d'oeil la situation générale et synthétique des actions en cours.
  • Grâce à la bonne visibilité offerte par les actions (terminées, en cours, à venir), les membres communiquent en continu et sont plus productifs lors des réunions en présentiel.

Précautions à prendre

  • Ces espaces collaboratifs ne peuvent pas totalement se substituer aux réunions. Celles-ci restent des rendez-vous essentiels dans le cadre d'une démarche collaborative.
  • L'accord de l'ensemble des membres dans la mise en oeuvre d'un espace collaboratif est important pour une meilleure contribution de chacun.

Béatrice Arnaud, Sylvie Caruso Cahn

Julien van der Feer,<br/>rédacteur en chef Julien van der Feer,
rédacteur en chef

La Lettre de la Rédac

Chaque semaine, l'essentiel de l'actu

s