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Méthodologie

La boîte à outils du Développement personnel en entreprise
Chapitre VI : Gérer son temps

Fiche 02 : La matrice urgent/important

  • Retrouvez 9 fiches outils dans ce chapitre
  • Publié le 28 nov. 2017
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La boîte à outils du Développement personnel en entreprise

7 chapitres / 71 fiches

Un nouveau réflexe de catégorisation des tâches selon deux critères


En résumé

Le sentiment d'urgence, par bien des côtés, ressemble à une drogue : il nous absorbe complètement, nous fait sentir important et même crée des sensations excitantes qui conduisent à l'accoutumance. Comme toute drogue, passés les premiers moments, elle est destructrice sur le long terme.

Il est possible de se libérer de l'apparente tyrannie de l'urgence en apprenant à catégoriser les tâches selon un second critère, l'importance. La matrice dite d'Eisenhower, en catégorisant chaque tâche dans l'un des quatre quadrants, permet de les discriminer les unes par rapport aux autres et de mieux gérer son temps.


Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

La matrice Urgent/Important a été popularisée par Stephen R. Covey, auteur de nombreux best-sellers sur l'efficacité personnelle. Basée sur le constat que le temps est limité, la matrice invite à organiser son temps d'abord par rapport à ce qui est important (pour soi) pour éviter d'agir constamment en " pompier " (case UI).

Contexte

Nous vous invitons à commencer chaque journée de travail par la catégorisation de vos tâches du jour, en gardant ce même réflexe à mesure que de nouvelles tâches arrivent.

Comment l'utiliser ?

Étapes

  • Listez vos tâches de la semaine, de la manière la plus exhaustive possible. Si vous avez une to-do list, le travail est déjà fait !
  • Catégorisez chaque tâche :

    • Commencez par le critère de l'importance (I ou i). Si vous avez du mal à être dichotomique " 0 ou 1 ", vous pouvez évaluer l'importance sur une échelle de 1 (pas grave) à 4 (très grave).
    • Ensuite, identifiez son urgence (U ou u), c'est-à-dire sa date butoir : " aujourd'hui (et seulement aujourd'hui) est-elle à plus ou moins de 48 h ? "
  • Organisez votre travail en traitant dans l'ordre les tâches " UI " puis les " uI ". En parallèle, vous reporterez ou ajournerez les " Ui ". Enfin, vous annulerez les " ui ".
  • Méthodologie et conseils

    • Rappelez-vous le principe suivant : l'urgence est un fait (qui vous est imposé) et l'importance est un choix (que vous devez faire).
    • Il est parfois possible de négocier le critère U d'une tâche : ne vous en privez pas ! Un délai supplémentaire de quelques jours peut donner un bol d'oxygène bienvenu !
    • Le quadrant uI est celui qui doit concentrer toute votre attention. Il révèle votre capacité à être proactif, c'est-à-dire non seulement à anticiper, mais aussi à raisonner en termes d'investissement. Les actions de veille, d'auto-formation, de réflexion stratégique entrent par exemple dans cette case et permettent de moins subir le quotidien. Il faut savoir investir du temps pour en gagner ensuite et s'être fixé des objectifs.

    Avantages

    • Ces deux critères constituent un filtre indispensable pour retrouver une certaine liberté dans l'organisation de votre travail. La matrice permet notamment de vous rendre compte que vous pouvez céder trop facilement à d'apparentes urgences, alors que les conséquences sont mineures et n'exigent pas de révolutionner votre agenda pour cela.
    • La matrice vous fournira une excellente grille d'analyse pour faire des choix et dire non.

    Précautions à prendre

    • Si vous avez du mal à matérialiser la notion d'importance, posez-vous la question : " Que se passera-t-il si cette tâche n'est pas réalisée ? " Bien sûr, toute tâche non effectuée entraîne des conséquences, mais en fonction de votre rôle, ces conséquences sont mesurables sur une échelle de gravité, de " embêtant " à " catastrophique ". D'ailleurs regardez les dossiers qui s'accumulent sur votre bureau ou dans votre boîte e-mail : depuis le temps, ceux qui sont tout en dessous et que vous n'avez pas encore traités, ne sont peut-être pas si importants que ça !

    Comment être plus efficace ?

    Autodiagnostic

    Vous pouvez utiliser la matrice pour mener un mini-diagnostic de votre gestion du temps. En effet, la répartition de vos tâches actuelles dans les différents quadrants reflète votre mode d'organisation. Si vous avez une majorité de tâches dans le quadrant :

    • UI = vous subissez la pression ; la situation n'est soutenable que si elle est limitée dans le temps.
    • uI = vous savez anticiper vos tâches à venir et lisser la charge dans le temps.
    • Ui = vous ne travaillez qu'en mode réactif, vous vous laissez imposer les priorités des autres.
    • ui = vous vous ennuyez dans votre poste.

    Stratégies d'organisation personnelle pour chaque quadrant

    Vous devez décider comment agir pour traiter les tâches que vous avez catégorisées dans la matrice.

    Quadrant UI (urgent et important)

    Il faut distinguer deux types de tâches UI :

    • Celles que vous pouvez anticiper. Dans l'idéal, ces tâches ne devraient pas se trouver dans ce quadrant. Elles reflètent deux écueils :

      • vous faites de la procrastination, c'est-à-dire que vous repoussez sans cesse la réalisation de la tâche jusqu'à être acculé et obligé d'y travailler dans l'urgence ;
      • vous ne planifiez pas (ou mal) votre travail.
    • Celles qui se présentent à la dernière minute. Il s'agit des problèmes ou des difficultés qui se présentent spontanément et qu'il n'est pas possible d'esquiver. Pour éviter d'être pris de court, le meilleur moyen consiste à conserver délibérément des créneaux vides chaque jour dans votre emploi du temps pour avoir la capacité d'y faire face sereinement.

    Quadrant uI (non urgent et important)

    Ce quadrant doit devenir le plus important de votre organisation personnelle.

    Les tâches que vous avez catégorisées comme telles doivent être reportées en premier dans votre outil de planification. Vous devez prévoir des créneaux " inamovibles " pour les traiter et rétablir votre équilibre psychique. Ces créneaux peuvent notamment être utilisés pour prendre du recul sur votre activité et :

    • identifier les causes de ces dernières minutes qui polluent votre temps. En investissant du temps pour supprimer la cause, vous éviterez de continuer à en subir les effets ;
    • travailler sur des sujets de fond, ceux qui font l'essence de votre métier et qui sont trop souvent relégués au second plan ;
    • acquérir et développer des compétences, pour gagner en efficacité.

    Bien sûr, ces tâches n'ayant pas d'échéance immédiate, il semble facile de les décaler dans le temps en fonction de l'actualité. C'est un réflexe contre lequel nous vous invitons à lutter avec vigueur. Ce que vous ne prenez pas le temps de faire aujourd'hui se payera demain.

    Quadrant Ui (urgent et non important)Ce type de tâches constitue ce que l'on pourrait appeler des " pollutions ". Elles s'immiscent dans votre emploi du temps et vous empêchent de consacrer votre énergie aux deux quadrants précédents.

    Il y a plusieurs réflexes à développer pour traiter ces tâches :

    • Négocier le délai avec le demandeur et replanifier la tâche à un autre moment plus favorable pour vous. Vous êtes en position de force pour négocier parce que la tâche est non importante pour vous, donc sans conséquence.
    • Déléguer la réalisation à ses collaborateurs, ou si vous n'êtes pas manager, demander de l'aide à l'un de ses collègues (mais à charge de revanche !).
    • Apprendre à dire non (cf. outil 46). Même si la démarche génère de l'appréhension, elle est incontournable pour gérer son temps efficacement.
    • Organiser des réunions pour traiter par lot ce type de tâches collectivement.
    • Prévoir un créneau quotidien pour traiter ce type de tâches et communiquer à son entourage que l'on n'est disponible qu'à ce moment-là (comme un SAV qui a ses horaires d'ouverture).
    • Enfin, si vous êtes manager, vous pouvez aussi apprendre à vos collaborateurs à ne vous solliciter pour leurs problèmes qu'à condition qu'ils aient au moins deux solutions à vous proposer.

    Quadrant ui (non urgent et non important)

    Une partie de ces tâches peut tout simplement être ignorée ou supprimée. Il s'agit souvent de tâches sans intérêt que les personnes se renvoient jusqu'à ce qu'un bon samaritain prenne sur lui de les faire. D'où à nouveau l'intérêt d'apprendre à dire non...

    Attention, si vous êtes " atteint " de procrastination, vous avez l'art de vous plonger dans ce genre de tâches parce que ça vous distrait, plutôt que vous occuper à traiter vos véritables priorités. En passant moins de temps à ces tâches et en étant plus disponible pour traiter celle de catégorie UI, vous parviendrez à établir un meilleur équilibre de vie.

    Laurent Lagarde