Fiche 04 : La prise de notes

Une aide pour mener l'entretien et préparer l'offre

En résumé

Une prise de notes intelligente prépare efficacement la présentation de l'offre.

La partie la plus large de la page sert à noter de façon synthétique mais fidèle les propos du client, sans les déformer ni les interpréter.

Une marge importante permet de noter, sous forme de mots clés et de symboles pour les repérer très facilement :

• les données à creuser pendant l'étape de découverte ;
• les enjeux et besoins à reprendre pour construire l'offre et convaincre le client.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

• La prise de notes permet de retenir les points essentiels qui devront figurer dans l'offre.
• Elle évite l'interprétation et donne plus de pertinence à l'argumentation.
• Elle accroit la concentration et permet une écoute plus active du client qui se sent valorisé.
• Elle permet de mener l'entretien en toute sérénité sans interrompre le client, mais en revenant ultérieurement sur les points importants.

Contexte

• La prise de notes est utile pendant l'étape de découverte, lorsque le client délivre beaucoup d'informations.
• Elle sert à noter les points importants lors des autres phases de la vente : les réactions du client à la présentation des solutions, les chiffres clés de la négociation, les engagements mutuels à la fin de l'entretien, etc.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Notez au cours de l'entretien les propos du client, de façon elliptique mais sans interprétation.
• Notez au fur et à mesure, de façon codée, dans la marge vos propres commentaires.
• Référez-vous à vos notes pour mener l'entretien : approfondir un sujet, compléter une information, valider un point important, faire réagir le client sur une idée de solution (cf.outil 35).
• Relisez vos notes juste après l'entretien pendant que votre mémoire est fraîche, apportez quelques compléments si nécessaires, et notez les premières idées de solutions à inclure dans votre proposition.
• Utilisez vos notes lors de la rédaction de la proposition pour utiliser les mots du client et présenter les arguments en vous référant à ses besoins précis, ses centres d'intérêt, ses enjeux, ses motivations d'achat.

Méthodologie et conseils

• Notez les mots du client dans la partie large, il comprendra mieux votre offre s'il reconnaît son vocabulaire.
• Notez en premier les chiffres et les dates avant de compléter les mots clés d'une phrase, car la mémoire a du mal à les retenir même à court terme.
• Constituez-vous votre propre alphabet de codes, abréviations, pour pouvoir noter vite et recueillir plus d'informations.
• Lors de la relecture à chaud après l'entretien, vous pouvez utiliser des codes de couleurs pour faciliter votre travail de rédaction de la proposition.