Méthodologie

La boîte à outils du commercial
Chapitre VII : Fidéliser pour rentabiliser l'investissement commercial

Fiche 02 : La réunion de lancement

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  • Publié le 27 nov. 2017
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La boîte à outils du commercial

9 chapitres / 66 fiches

Prendre avec le client les dispositions pour assurer le succès de la réalisation


En résumé

La réunion de lancement chez le client vise à cadrer la réalisation du projet en coordonnant les actions de chacune des deux équipes (client et prestataire). Son ordre du jour comporte quatre points essentiels :

  • le rappel du projet, ses objectifs et enjeux ;
  • la présentation de chacun et son rôle dans le cadre du projet, son domaine d'expertise ;
  • le cadrage de la réalisation proprement dite, avec les grandes phases et jalons du projet, les règles de fonctionnement des équipes, les rythmes des réunions d'avancement ;
  • La définition précise des actions de la phase 1, avant le premier jalon.


Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

  • La réunion de lancement permet de démarrer la réalisation en partant sur des bases solides et partagées par tous les intervenants du projet (client et entreprise prestataire), avec des conséquences positives sur la marge, le respect du délai et la satisfaction client.
  • Elle permet aussi de rassurer le client immédiatement après la commande par le professionnalisme de l'animation de la réunion elle-même.

Contexte

  • La réunion de lancement concerne les projets qui ont une durée de réalisation avant que l'objet de la vente soit opérationnel pour le client (BTP, informatique, etc.)
  • Elle réunit pour la première fois les deux équipes de réalisation : celle du client (utilisateurs, experts métier, BE, etc.) et celle de l'entreprise prestataire (chef de projet, experts techniques, commercial).

Comment l'utiliser ?

Étapes

  • Présentez les objectifs et les enjeux du projet pour le client, et faites valider ou compléter par votre interlocuteur en charge du projet chez le client.
  • Invitez chacun à se présenter en donnant un cadre : nom, fonction, rôle dans le projet, domaine d'expertise.
  • Présentez dans les grandes lignes les phases du projet, les jalons, les livrables à chaque étape. Proposez un mode de fonctionnement du groupe projet, qui cadre les responsabilités des uns et des autres, et la façon dont les imprévus seront gérés et les décisions prises, le rythme - et les dates - des réunions d'avancement et les personnes concernées. Obtenez la validation de vos interlocuteurs, principalement ceux qui ont un fort pouvoir de décision.
  • Déterminez avec précision les premières actions du projet, les premières réunions de travail en sous-groupes et les attendus pour chacune.
  • Terminez de façon conviviale en rappelant la date de la prochaine réunion de pilotage.

Méthodologie et conseils

  • Préparez votre réunion avec l'équipe en interne avant cette première rencontre avec le client lorsque les enjeux et la complexité de l'affaire le nécessitent.
  • Envoyez l'ordre du jour de la réunion à votre client avant la réunion pour que lui-même puisse préparer ses équipes et que la rencontre fasse déjà avancer le projet.
  • Présentez le projet de façon très visuelle, en utilisant des schémas et diagrammes (dont le diagramme de Gantt, qui représente les tâches et le timing du projet).
  • Valorisez les expertises et les contributions des équipes - et des interlocuteurs clients.

Avantages

  • Cette première réunion permet aux équipes de faire rapidement connaissance, et facilite le dialogue dès le démarrage du projet. Elle permet au commercial d'étendre son réseau relationnel chez le client.
  • Durant le projet, la résolution des problèmes est plus rapide car les règles de fonctionnement sont connues de tous.

Précautions à prendre

  • Soyez prêt à adapter avec souplesse le fonctionnement prévu et le cadrage du projet, tout en alertant votre client sur les conséquences d'un dérapage du timing global.

Pascale Bélorgey, Stéphane Mercier